1.1 프로젝트 어떻게 만들어지는가
발주사와 수행사가 만나 진행하는 온라인서비스 프로젝트는 어떻게 시작되는가
<갑과을>10년이 넘도록 에이전시에서 기획자로 PM으로 몸담아 오면서 클라이언트로 부터 받는 프로젝트 문의는 내부에서 어떻게 시작되는지 이해가 필요했다. 역시 WHY에서 시작된 의문이였다. 이 프로젝트를 왜 하려고 하고 왜 우리회사에 문의를 했을까?
다양한 내/외부 배경에 의해 사업계획이 세워지고, 그에 따른 착수/완료일정을 수립하고 예산을 확보하게 된다. 확보된 예산으로 본 사업을 성공적으로 수행할 수 있는 수행사를 찾기 시작할텐데 모든 클라이언트가 마찬가지겠지만, 예산범위 내에서 최고의 수행사와 프로젝트를 진행하길 바란다.
클라이언트는 수행사를 어디서 찾을까? 다년간의 경험을 가지고 있는 클라이언트가 아니라면 국내에서 가장 공신력이 있는 곳에서 수행사를 찾을 것이다. 그것이 매년 제작되어 국내 런칭한 온라인서비스의 웹/앱을 전문가들이 평가하고 수상식을 진행하는 웹어워드코리아(http://www.i-award.or.kr/)이다.
물론 유사 프로젝트 레퍼런스를 보유하고 있는 수행사를 찾는 것도 중요한 일이지만, 클라이언트 내부에서 수행사 선정에 의사결정권이 있는 분에게 설득력있는 보고를 위해서도 찾을 수밖에 없는 곳이기도 하다.
그러므로, 국내 시장에서 사업영역을 두고 있는 에이전시들은 어워드코리아 평가가 시작되는 시점이 되면 매우 바빠지기 시작한다. 한해 수행한 프로젝트를 정리하고 좋은 평가를 받기 위해 안팍으로 많은 노력들을 기울이게 된다. 어찌보면 다음해 에이전시 한해 영업에 커다란 영향력을 주는 곳임을 인정해야만 한다.
물론, 내/외부의 지인들을 통해 추천받아 검증된 에이전시를 컨텍하는 경우도 많다.
이렇게 1차 리스트에 오른 에이전시들을 대상으로 영업부서와 컨텍하여 프로젝트에 참여가 가능한 컨디션인지를 체크하고, 참여가 가능한 에이전시 담당자들을 대상으로 오리엔테이션(OT)을 진행한다.
공개적으로 하는 경우도 있지만, 에이전시별로 개별OT를 진행하는 경우도 있다. 공개OT에 참석한 에이전시들은 본 프로젝트의 개요를 포함하여 대략적인 요구사항과 일정 및 사업범위에 대해서 듣고, 추가적인 질의응답시간을 갖게 된다. 이때 RFP(Request For Proposal-제안요청서)를 전달 받게 되고 수행사는 RFP의 세부내용을 분석하고 사업에 대한 평가를 하게 된다.
가용한 예산에서 수행이 가능한가?
수행에 적합한 인력이 확보되어 있는가?
제안 수주에 경쟁력은 갖추고 있는가?
향후 경쟁력있는 레퍼런스가 될 수 있는가?
사업평가 후 참여로 결정되는 순간부터 제안을 준비하는 조직이 구성되고 RFP를 기반으로 제안준비를 위한 추가 질의사항들을 정리하여 RFA(Request For Answer-답변요청서)를 배포하거나 사전인터뷰를 진행하게 된다. 질의의 목적은 명확한 요구사항 즉, 업무범위를 파악하는데 있다. 정의된 업무범위에 따라서 투입할 인력계획을 세우고, 본 프로젝트 견적 산출이 가능해진다.
요구사항에 맞는 결과물을 만들기 위한 프로젝트의 전략/컨셉을 포함하여 세부 수행안을 기획하고 디자인하여 제안서를 준비하고, 제안 내용을 포함하여 수행이 필요한 인력공수, 공수산정의 기준, 투입인력의 타당성을 기반으로 경쟁력있는 견적을 준비하게 된다.
그렇게 준비된 제안서를 가지고 클라이언트의 이해관계자를 대상으로 프리젠테이션(PT)을 진행한다.
혹자들은 PT를 소홀히 생각하는 사람들이 있다. 하지만, 우리가 준비하는 제안의 내용이 전문적인 지식 없이는 문서만 봐서는 수행사의 의도를 100%이해가 쉽지 않다. 아니 전문적인 지식이 있어도 어렵다.
온라인의 다양한 글을 보고 다양한 해석이 나오는 것과 같이...
그래서 나는 PT시에 전략이든 실행안이든 준비한 의도를 충분히 전달하는데 집중하는 편이다. 그리고 그 의도와 방향에 대한 평가를 해주십사 의도적인 PT를 진행한다. 제안이라는 것이 1~2주의 짧은 시간에 준비하므로 클라이언트 이해관계자들의 학습시간과 온도차가 발생할 수밖에 없다.
그래서 제안 방향과 본 프로젝트 목적에 대한 이해 정도를 충분히 전달해서 성공적인 수행이 가능한 본인의 역량 평가를 받고자 한다. 내가 클라이언트라면 그 점을 평가하겠다. 그게 현실적인것 아닌가?
#nonem briefing
아주 매력적인 제안서만으로는 프로젝트 수주를 담보할 수 없다. 우리나라 IT업계가 아직은 그렇다.
기술력을 평가하고 그에 맞는 비용을 지불하는 의식이 아직은 부족한게 사실이다. 그러기에는 갑과 을의 의식변화 뿐만 아니라 정부정책도 수반되어야 하지 않을까 생각한다.
그리고 가끔 더 슬픈건 매력적인 제안서와 착한 견적만으로도 안되는 경우가 있다. 수주는 하늘이 내려주는 거라는 말도 있다. 제안 준비하는 기획자님들은 절대로 일희일비해서는 안된다. 치열한 경쟁속 수주를 위해 준비하면서 가장 집중하고 관리해야 할 사람은 본인이다. 한번 슬럼프에 빠지면 답이 없다.
