Q.050 일정 관리를 잘하는 본인만의 팁이 있나요?
[Chapter 2. 일하는 방식] 어떻게 생각하고 행동하나요?
PM 커리어 150문 150답 내용 발췌PM은 동시에 여러 프로젝트를 진행하고, 각 프로젝트마다 다른 일정과 우선순위를 가지고 있다. 회의, 기획, 검토, QA... 하루 종일 해야 할 일이 쏟아진다. 처음엔 머릿속으로 다 기억하려고 했는데, 금방 한계가 왔다. 그래서 모든 일을 시각화하는 습관을 들였다. 일정은 머릿속에만 두면 계속 놓치게 된다. 그래서 업무를 최대한 외부로 '드러내는 것'에 집중했다.
1. 일정은 머릿속에만 두면 계속 놓친다
나의 경우는 업무를 최대한 외부로 '드러내는 것'에 집중한다. 개인 업무는 Notion 보드나 캘린더로, 팀 단위 일은 Jira나 FigJam 등으로 시각화하는 것이다.
예를 들어 "이번 주에 기획서 쓰기, 개발자와 회의, QA 검토" 같은 할 일이 있으면, 머릿속으로만 생각하지 않고 Notion의 칸반보드에 카드로 만든다. "To Do - In Progress - Done" 형식으로 정리하면, 지금 어떤 일을 하고 있는지, 뭘 끝냈는지가 한눈에 보인다.
처음엔 할 일을 머릿속으로만 관리했는데, 하루에 10개 이상 생기면 뭘 놓쳤는지도 모른다. 칸반보드를 쓰면서 놓치는 일이 확 줄었다고 느낀다. 조직 내에서 일정을 시각화해서 공유하는 절차나 프로세스, 툴이 있다면 그 규칙 내에서 움직이는 것도 방법이다.
2. 무엇을 하고 있고, 무엇이 막혀 있는지를 한눈에 볼 수 있어야 일정 관리가 가능하다
무엇을 하고 있고, 무엇이 막혀 있는지를 한눈에 볼 수 있어야 일정 관리가 가능하다. 결국 일정은 시간을 관리하는 게 아니라, 일의 흐름을 관리하는 일이라고 생각한다.
우선 팀 단위 일정은 Jira나 엑셀로 시각화한다. 각 작업이 어느 단계에 있는지, 누가 담당하는지, 언제까지 끝내야 하는지를 보드에 정리하면, 팀 전체가 같은 그림을 본다. "이 작업이 막혀서 다음 단계로 못 가고 있네"라는 걸 한눈에 파악할 수 있다.
다른 회사의 PM의 경우 FigJam을 사용하는데, "FigJam으로 스프린트 보드를 만들어서 팀과 공유한다. 각 작업 카드에 담당자, 상태, 예상 완료일을 적어두면, 회의 없이도 진행 상황을 알 수 있다"라고 했다.
3. 시각화를 통해 일의 우선순위와 병목을 빠르게 파악할 수 있다
시각화의 가장 큰 장점은 우선순위와 병목을 빠르게 파악할 수 있다는 것이다. 칸반보드를 보면 "In Progress에 일이 너무 많네, 뭔가 막혀 있는 게 있구나"라는 걸 바로 알 수 있다. 그러면 병목을 해소하는 데 집중할 수 있다.
또한 캘린더에 일정을 시각화하면 "이번 주는 회의가 너무 많아서 기획서 쓸 시간이 없네"라는 걸 미리 파악할 수 있다. 그러면 회의를 조정하거나, 기획서 작성을 다음 주로 미루는 식으로 대응할 수 있다.
실제로 나의 경우에도 Google Calendar에 모든 일정을 넣고, 일주일 단위로 보면서 균형을 맞춘다. 회의가 너무 몰려 있으면 일부를 다음 주로 옮기고, 집중 작업 시간을 블록으로 확보한다.
일정 관리를 잘하는 비결은 업무를 시각화하는 것이다. 머릿속에만 두지 말고, Notion, Jira, FigJam, Calendar 등으로 외부에 드러내면 놓치는 일이 줄어든다. 무엇을 하고 있고, 무엇이 막혀 있는지를 한눈에 보면, 우선순위와 병목을 빠르게 파악할 수 있다. 일정 관리는 시간을 관리하는 게 아니라, 일의 흐름을 관리하는 거다. 시각화하면 그 흐름이 보인다.
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