비즈니스 문서표현의 세 가지 원칙
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Mar 16. 2020
보고서나 발표 자료의 표현에서 가장 중요한 것이 무엇일까? 저마다 생각이 다르겠지만, 비즈니스 목적의 문서라면 뭐니 뭐니 해도 '간결함'이 생명이다. 빠른 의사결정이 필요한 현대사회에서 끝도 없이 이어지는 내용을 참을성 있게 받아줄 상대방(청중)은 아무도 없다.
나의 주장을 상대가 보다 빠르고 정확하게 이해할 수 있게 하려면 '구체적으로, 논리적으로, 간결하게'라는 3원칙을 기억하자.
원칙 1. 구체적으로
무엇을 표현할 때 추상적이거나 애매모호하게 하는 것은 예술작품에서는 가능할지 몰라도 비즈니스 문서에서는 아무짝에도 쓸모없다. 신속한 의미 전달을 방해하기 때문이다. 작성자의 의도가 왜곡되지 않게 구체적이고 확실하게 표현해야 한다. 예를 들어 보자.
'신제품 X의 상반기 프로모션 결과는 매우 부진했다'
여기서 '부진했다'라는 말은 참 애매하다. 어떤 기준에서 얼마나 못했다는 건지 구체적으로 표현해야 한다.
<개선> '신제품 X의 상반기 프로모션에 따른 매출 증가는 목표 대비 2%에 불과했다'
원칙 2. 논리적으로
말의 앞뒤가 안 맞고 도무지 문맥 파악이 어려운 보고서나 발표 자료를 접할 때가 있다. 드라마에서 하듯이 문서를 확 집어던지고 싶은 상황과 마주하게 된다.(물론 그러면 안 된다. 성질 죽이자.) 상대를 유쾌, 상쾌하게 하려면 중복이나 누락 없이 선후 관계를 매끈하게 논리적으로 표현해야 한다. 예를 들어 보자.
50~60대를 타깃으로 한 레저 의류 사업의 문제점
①타깃 고객의 니즈 파악 미흡 ②연령대에 맞는 마케팅 부족 ③생산 문제
이 사례는 비즈니스 문서에서 흔하게 발견되는 오류다. 3개의 소제목은 병렬관계에 있는데 성격이 다른 것이 섞여 있다. ①과 ②는 문제점이지만 ③은 문제가 있는 사업 영역을 제시하고 있는 것이다. 이러면 내용 관계를 파악하기 어렵다. 소제목을 사업영역이나 문제점으로 통일하여 논리적으로 쉽게 이해되도록 해야 한다.
<개선> 50~60대를 타깃으로 한 레저 의류 사업의 문제점
①제품 기획 측면 ②영업 측면 ③생산 측면, 또는
①타깃 고객의 니즈 파악 미흡 ②연령대에 맞는 마케팅 부족 ③ 높은 생산 원가
원칙 3. 간결하게
논리적 선후관계가 분명한 문서라도 내용이 복잡하고 군더더기가 많다면 뜻을 파악하기 어렵다. 바쁜 상대방이 쉽고 빠르게 내용을 이해할 수 있도록 간결하게 표현하는 노력이 필요하다. 군더더기가 넘쳐나는 다음의 표현을 살펴보자.
'전사적으로 매출 증대 목표 설정을 실행하며, 조기 목표 달성을 위해 필요한 제도 검토를 실시한다'
의미 전달과 무관한 쓸데없는 말이 많으면 장황해진다. 불필요한 것은 제거하여 단순 명쾌하게 뜻을 전달하는 데 초점을 맞추자.
<개선> '전사적으로 매출 증대 목표를 설정하고, 조기 목표 달성을 위해 필요한 제도를 검토한다'
아무리 머릿속에 좋은 내용이 가득 차 있더라도 문서에서 제대로 표현하지 못한다면 50점에 불과하다. 다시 한번 강조하지만 비즈니스 문서 표현을 위한 세 가지 원칙을 명심하자.
'구체적으로, 논리적으로, 간결하게'
