집중할 수 있는 업무 환경 만들기

땡큐 드러커 18

토요일 오후라 그런지 서점은 이미 많은 사람으로 붐볐다. 원하는 책을 찾기 위해 분주히 돌아다니는 사람, 느린 걸음으로 여기저기에 놓인 책을 살펴보는 사람. 아예 바닥에 앉아 책을 읽고 있는 사람, 누군가를 기다리면서 책을 보고 있는 사람 등 다양한 모습이 눈에 들어왔다. 조용한 분위기였지만, 저마다 마음속에 열정이 끓고 있는 듯한 모습에 용광로 같다고 생각하며, 홍대리는 책을 살피기 시작했다. 그때 ‘청소력’이라는 책을 발견하고, 직감적으로 뭔가 있을 것 같아 꺼내 들었다. 분량이 적고 내용이 단순했지만, 지금껏 알지 못했던 새로운 힘에 대한 이야기처럼 보였다. 홍대리는 그 책과 정보관리에 관련한 책 몇 권을 더 샀다. 그리고 집으로 돌아오는 지하철에서 ‘청소력’을 다 읽었다.

『청소력』의 저자 마스다 미쓰히로는 한 때 잘 나가는 사업가였다. 그는 한 번의 판단 착오로 사업에 실패했고, 모든 것을 잃게 됐다. 수억 원의 빚이 생겼고, 사랑하는 아내도 그를 떠나버렸다. 연이은 충격과 실망으로 무기력해진 그는 1년 동안 집에만 틀어박혀 폐인 생활을 했다. 그러던 어느 날 청소 회사에 다니는 고교 동창생 친구가 그를 찾아왔다. 엉망이 된 방과 지저분한 그의 모습을 보고 친구는 방 청소를 시작했다. 마지못해 친구를 따라 청소를 하게 된 마스다 미쓰히로는 예상치 못한 상쾌한 기분을 맛보게 되고, 그 일을 계기로 새로운 도전을 시작하였다. 그는 현재 베스트셀러 작가로, 또한 청소의 힘을 전파하는 강사로, 기업 환경 정비 컨설턴트로, 청소업 사업가로 크게 성공한 사람이 됐다.

그는 “삶을 변화시키기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 깨끗한 방을 만드는 것입니다. 당신에게 꼭 필요한 20%만 남기고 모두 버리세요.”라고 말했다. 방이 깨끗해지고, 단순해지면 그 방에 긍정적 기운이 넘치게 돼 마음이 새로워져 의욕이 생기고 중요한 일에 집중하는 발전적 행동을 하게 된다는 의미이다.

「청소력」을 다시 읽으며 책의 내용을 정리한 홍대리는 우선 불필요한 물건들을 과감하게 버리기로 마음먹었다. 하지만 막상 버리려고 하니, 무엇부터 버려야 할지 선뜻 행동에 옮겨지지 않았다. 일단 버려야 할 것 목록을 작성했다. 버려야 할 것 목록은 ‘회사 책상과 나의 업무 공간에서 버릴 것’,‘컴퓨터에서 버릴 것’,‘집에서 버릴 것’으로 나누어 적었다.

홍대리의 버릴 것 목록

홍대리는 당장 버리고 싶은 마음이 있었지만, 현장을 살피면서 추가 목록을 기록했다. '야~, 버릴 게 이렇게 많았구나.’ 감탄이 절로 나왔다. 목록에 추가할 것이 없는지를 한 번 더 살펴본 후, 목록을 가지고 다니면서 버리기 시작했다. 때때로 ‘나중에 필요하면 어쩌지?'라는 생각이 들었지만, 목록에 있는 것은 눈 딱 감고 모두 버렸다. 목록을 지워가며 버리고 나니, 마치 군살이 빠져 몸이 가벼워지는 느낌이었다. 그리고 새 학년이 되었을 때 생겼던 새로운 마음도 생기는 듯했다. 문득 「프로페셔널의 조건」에 관련 내용이 있었다는 생각이 들어서 그 부분을 찾아보았다.

피터 드러커는 효과적인 사람은 새로운 활동을 시작하기 전에 반드시 낡은 것을 먼저 정리한다고 말한다. 여기서 홍대리는 몸이 비만하면 움직임이 둔해지고, 질병을 얻을 가능성이 커지는 것처럼 자신을 둘러싸고 있는 환경 역시 비만한 상태가 되면 자신이 목표하는 방향으로 나아가는 속도가 느려지고 오히려 길을 잃게 될 가능성도 있다는 것을 깨달았다.

사실 이 책을 처음 읽었을 때 홍대리는 특별한 느낌을 갖지 못했는데, 다시 읽으면서 ‘아, 이런 의미가 있었구나.’라는 감탄사가 절로 나왔다. 피터 드러커의 책은 읽을 때마다 새로운 깨달음을 주는 지혜의 책이라는 생각이 들었다.

이후 며칠간 버리기 목록을 만들고, 버리기 작업을 한 결과 책상이 깨끗해졌고, 업무 공간에 불필요한 물건들이 없어졌다. 하지만 정보관리에 관련한 책을 읽으면서 깨끗한 환경은 업무에 집중할 수 있는 필요조건이지만 충분조건은 아니라는 것을 알게 됐다. 일할 때 필요한 정보를 찾느라 시간을 보내고, 정작 일에 필요한 시간이 부족하게 되면 집중력을 발휘할 수 없을뿐더러, 결국 높은 수준의 업무 성과를 기대할 수 없게 된다.

홍대리는 필요한 정보 영역을 정하고, 그 기준으로 컴퓨터 내 폴더를 정해 자료를 정돈했다. 또한, 낱장으로 관리가 가능한 삼공바인더를 준비해 여기저기 흩어져 있는 정보를 정한 제목별로 자료를 정리했다. 새로운 정보를 접했을 때, 갈 곳이 있다고 생각하니 마음이 안정됐다. 이제 전열을 정비한 정보들이 마치 때를 기다리는 장수처럼 보였다. 이 과정을 통해 홍대리는 자신이 어떤 자료를 소유하고 있는지를 알게 됐고, 일상을 통해 접하는 정보를 체계적으로 관리할 수 있게 됐다. (계속)

홍대리의 업무 정보 범주