회사 행정업무 초짜라면 꼭 챙겨둘 '기업지원플러스'
글을 쓰기 전, 내가 겪으며 고민했던 경험이 다른 사람에게 도움이 될 것이라는 생각이 문득 들었다. 그래서 입사 직후 마주쳤던 일들을 곰곰이 되짚어 보기로 했다.
음... 생각 중......경영지원팀*이라는 새로운 업무를 맡아 막연한 두려움과 무력함을 느끼고 있을 때 가장 인상 깊던 일은 바로 기업 주소 이전이었다. 일반 집처럼 이사를 마치고 간단히 신고만 하면 될 줄 알았던 이 일은 등기소를 비롯한 여러 관공서들을 돌아다니며 꽤 많은 시간과 노력을 들이게 했다.
회사 일이 쉽지 않다는 사실을 새삼 깨달은 나는 ‘이런 것들을 온라인으로 대신할 수는 없을까?’라고 고민하곤 했다. 그때 내 생각을 쏙 빼다 만든 것 같은 사이트가 있다. 바로 '기업지원플러스 G4B'이다.
*경영지원팀이란?
- 회사의 경영활동이 원활히 이뤄질 수 있도록 도움을 주는 부서라고 생각하면 된다. 인사, 노무, 회계, 일반 사무 등 사무실 내 다양한 행정업무를 처리하여 다른 팀원들이 더 좋은 환경에서 일할 수 있도록 노력한다. (눈에 잘 띄지 않겠지만 아무튼 노력하고 있다.)
서비스 소개
기업지원플러스 G4B 둘러보기
기업지원플러스 G4B 첫 화면에 접속하게 되면 다양한 서비스를 확인할 수 있도록 정리된 페이지가 준비되어 있다. 열고닫기의 다른 에디터 분이 소개하신 사이트 화면과는 무언가 다른 딱딱함이 느껴진다. (아무렴 어떠랴, 내용이 중요하다.) 어떤 서비스를 제공하고 있는지 하나씩 살펴보도록 하자.
서비스 안내 1
사업 내용 일괄 변경
경영지원팀으로 회사에 몸을 담고 있다면 비정기적인 이벤트가 발생하곤 한다. 바로 사업내용의 변경이다. 비유하면 쉽게 이해할 수 있는데, 회사를 사람이라 생각한다면 회사가 이사를 하거나(주소 변경), 개명하거나(상호 변경), 직업을 바꿀(업종 변경) 수 있다. 다만 회사는 이 과정에서 행정적으로 조금 더 많은 서류와 과정이 필요하다. 내가 입사 초기 여기저기 서류를 제출하러 다니던 것도 그 때문이었다.
기업지원플러스 G4B에서는 이 과정을 편하게 해결해 준다. 기업에 하나씩 있는 사업자등록증을 수정하거나, 매달 내는 4대 보험, 특허와 자동차의 등록정보가 한 번에 변경되는 것이다. 곳곳의 정보를 모으고 서류를 준비해 드나들던 시간은 이제 안녕이다.
나 같은 초보 사원을 위한 장치도 있다. 페이지 아래쪽의 ‘서비스 체험하기’를 이용하면 해당 신청 과정을 연습해 볼 수 있다. 나는 당연히 테스트를 사용하고 신청을 진행했다.
※ 이 서비스를 이용하기 전에 참고할 점이 하나 있다. 법인 기업이라면 가장 기본이 되는 법인등기사항(사람으로 치면 주민등록초본)은 회사에서 직접 변경해야 한다. 다른 내용 변경에 기초가 되는 서류이기 때문이다.
※ 사실 참고할 점이 하나 더 있다. 개인사업자인 기업이라면 위 내용 중 앞부분 2개(사업자등록정보 변경, 4대 보험 사업장 내역 정보)만 변경이 가능하다.
서비스 안내 2
시험, 검사, 교정 의뢰 및 성적서 발급
사람이 자신의 능력을 검증받듯이 회사도 기업의 제품, 서비스, 공정 등을 검증받고 그 성적이 필요할 때가 있다. 바로 외부에 회사의 기술을 알리거나 공공기관과 계약을 맺기 전 기술의 능력을 증명해야 할 때이다.
기업지원플러스 G4B에서는 기업의 시험, 검사, 교정을 신청하고 그 결과를 받아볼 수 있도록 지원하고 있다. 하단의 수많은 기관 중 회사에 맞는 기관을 선택해 신청하면 된다. 이 외에도 기업의 인증, 실적, 인정 등을 요청할 수 있으며, 조달청과의 연계를 통해 계약을 맺는 공공기관에도 자료를 전달할 수 있도록 도움을 준다.
서비스 안내 3
기타 지원
그 밖에도 기업지원플러스 G4B는 다양한 서비스를 지원하고 있다. 4대 보험과 관련한 서류 발급도 가능하고, 기업의 어려운 점들을 상담할 수 있도록 창구를 열어두고 있다. G4B 통합 콜센터(1661-7555)를 통해 전화 상담이 가능하다. 홈페이지에서는 간단한 질의응답이 가능하도록 게시판도 운영하고 있다.
아직 이 부분은 직접 이용해보지는 않았지만 공개된 다른 사람들의 상담 글을 확인할 수 있어 비슷한 문제를 겪고 있을 때 읽어볼 만한 내용이 많았다. 다만 응답 내용은 문제를 해결할 수 있도록 관계 기관을 안내해 주거나 간단한 설명을 해주고 있었다. 마치 서울에서 운영하는 다산 콜센터처럼 말이다.
사이트를 둘러보고 이용하면서 가장 많이 느낀 점은 이 사이트가 기업의 업무처리 속도 향상을 위해 많은 관심을 기울이고 있다는 점이다. 자주 일어나지는 않지만, 기업에서 해결할 일이 발생했을 때 많은 시간과 노력이 필요한 업무들을 한 번에 모아 해결해 주려는 정성이 보였기 때문이다.
다만, 몇 가지 아쉬운 점들이 눈에 띈다. 다른 공공기관 사이트와 달리 아직도 특정 브라우저 사용을 요구한다거나, 화면 비율이 깨지는 경우가 종종 발생했다. 그리고 기업 민원을 한곳에서 처리한다는 안내에도 불구하고 설명한 내용 이외에 다른 민원업무 처리 내용이 없다는 사실이 아쉽다. 앞으로 더 다양하고 도움이 되는 서비스가 추가되었으면 한다. 마지막으로 기업 지원을 위한 사이트로 제작되었음에도 기업 담당자들에게 홍보가 부족하다는 생각이 들었다. 좋은 목적으로 만든 사이트이니만큼 많은 사람이 알면 더욱 좋아질 것으로 생각한다.
처음 간 회사에서 갑자기 맡은 행정업무를 받고 당황하던 나를 돌아보며 이 글을 적어 보았다. 나와 같은 상황에 처한 사회 초년생 청년들에게 조금이라도 도움이 되길 바란다.
다음 주에는 더 나은 자료로 돌아오도록 하겠다. 기대해 주면 좋겠다.
아이 윌 비 백.
티미의 3줄 요약
1. 기업 업무를 쉽게 해결하기 위해 만들어진 ‘기업지원플러스 G4B’가 있다.
2. 사업내용 변경, 검사 의뢰 및 성적서 발급, 애로사항 상담 등 다양한 업무를 지원한다.
3. 몇 가지 아쉬움이 있지만 좋은 의도의 사이트라는 생각이 들어 응원해 주고 싶다.
