일상의 생산성을 높이는 도구들
2022.02.18
일상에서의 생산성 향상,
반복적인 일의 시간과 노동을 줄이자
생산성 향상, 고부가 가치로의 뛰어넘기를 고심하지만 막상 일상의 생산성은 놓치고 있다는 생각이 들었다. 가장 많이 보고 손에 쥐고 있는 도구들을 최적화하는 것이 우선이었다. 폰과 아이패드, 노트북의 화면과 폴더를 체계적으로 정리했다.
가장 많이 쓰는 도구의 최적화
-화면 정리, 아이디 연동, 클라우드 활용
폰- 화면 정리에서 시작되는 일상의 생산성 향상
폰의 첫 화면에 일과 관련된 어플과 자주 사용하는 앱을 정리해 배치했다. 시계, 캘린터, 일정관리 앱과 각종 메모앱(굿노트, 노션, 기본 메모 기능), 이메일, 연락처와 계산기, 크롬과 네이버 앱, 클라우드와 모바일팩스, 줌 어플도 이곳에 넣었다. 카메라 사용이 바로 가능하도록 관련 앱도 모아두었다.
하지만 자주 사용하는 것이 도움되지 않는 인스타 앱 같은 경우, 일부러 첫 화면에 배치하지 않았다. 유튜브 앱도 불필요한 영상 시청시간이 늘어나면 다음 화면으로 이동시킬 것이다. 실내 입장 시 사용해야 하는 쿠브 앱은 맨 아래 왼쪽, 티맵은 차량 핸드폰 거치대에 폰을 두었을 때 바로 사용하려고 맨하단 오늘 쪽 끝에 배치했다. 하단에는 전화, 문자, 카톡, 폰 설정 앱을 두었다. 사용할 때 손의 위치, 사용 당시 상황 등을 고려해 배치했다.
ⓒ 오름차차 자주 사용하지 않지만 일과 관련된 어플은 두 번째 화면에 배치했다. 한글파일을 폰에서 읽고 간단한 편집을 가능하게 해주는 폴라리스 오피스, 어도비 스캔, 아이폰의 pages(전자책, 브로셔, 발표 파일 작성 가능), numbers(엑셀과 유사), keynote 앱, 영상편집 어플, 사진 편집 어플과 유틸리티 폴더, 앱스토어는 이곳에 배치했다. 브런치와 크몽, 사업장과 연결해둔 네이버톡톡 파트너 어플도 넣어두었다.
세 번째 화면에는 금융과 쇼핑 관련 어플을 모아두었다. 은행-카드-페이-통신사 어플, 스마트공동인증, 자주 사용하는 쇼핑몰이나 쇼핑 플랫폼의 앱을 배치했다. 인스타, 트위터, 페이스북 등 sns 어플과 어느 카테고리에도 속하지 않는 기타 어플도 모아두었다.
마지막 네 번째 화면에는 취미생활을 위한 쉼 공간으로 구성했다. 일부러 그 어플을 찾아가는데 귀찮게 하기 위해 맨 마지막에 배치했다. 각종 OTT, 웹툰과 웹소설 앱, 각종 도서관 어플을 배치하고 자주 사용하지 않는 주차앱, 택시앱도 마지막 화면에 넣었다.
아이패드
-폰과 연동, 아이디 연동은 구글 아이디로, 도구 활용에 따른 화면정리
폰과 아이패드의 업무 활용도가 달라 구성에 차이는 있지만 아이패드 화면도 비슷한 원칙으로 배치해두었다. 첫 화면은 무조건 업무와 관련된 어플을 배치하되 비슷한 성격끼리 가까운 곳에 두고, 일과 관련되지 않은 어플일수록 여러 번 화면을 넘겨 찾아갈 수 있도록 해두었다. 아이패드로 사진 편집, 영상편집을 많이 하기 때문에 첫 화면에 이와 관련된 어플은 모두 모아두었다.
일을 할 때, 폰을 다른 곳에 두거나 서랍에 넣어 집중모드로 나 자신을 돌려놓기 때문에 급한 연락 등은 아이패드로 받을 수 있게 만들었다. 아이패드에서 인스타는 철처히 업무용으로만 사용하기 때문에 첫 화면에 배치했다.
그동안 안드로이드 기반 폰을 사용하다 아이폰으로 넘어왔는데, 그때 가장 크게 절감한 것이 아이디 연동의 중요성이었다. 어플이든 폰이든 잠김 효과가 크기 때문에 변경을 고려해 아이디 연동을 관리해야 한다. 다행히 나는 크롬을 사용하며 구글 아이디로 각종 어플과 연락처 등을 연동해두었기 때문에 안드로이드에서 ios로 이동할 때 데이터 손실 없이, 데이터 이동으로 인한 시간 소모 없이 쉽게 변경할 수 있었다. 나중에 안드로이드로 다시 변경할 수 있기 때문에 구글 아이디 연동을 유지할 예정이다.
무엇보다 나는 아직 애플 생태계에 완전히 들어가지 않았기 때문에 구글 아이디 연동을 더 선호한다. 맥북대신 윈도우 기반 노트북을 이용하고 있다. 구글 아이디로 연동하여 아이폰-아이패드-노트북을 모두 연결하였다. 애플 아이디로 통일시킨다면 노트북에서는 사용하기 어려웠을 것이다.
생태계를 하나로 통일시키지 않았다면, 한 생태계에게 잠기는 것이 싫다면 구글 아이디 연동을 추천한다. 국내 어플의 경우, 카톡이나 네이버 아이디로 연동 가능하지만 구글 아이디도 선택 가능하다면 구글 아이디로 통일하는 것을 추천한다. 연동의 효과가 크고 외국 어플의 경우, 카톡이나 네이버 연동을 지원하지 않기 때문이다.
노트북- 화면정리, 스티커 메모장 활용, 자주 가는 사이트 목록 정리
노트북 역시 화면 정리와 폴더 체계화가 중요하다. 폴더 정리는 미루면 더 하기 싫어지기 때문에 폴더를 개설할 때부터 체계를 고려해 카테고리를 묶고 세분화해둔다.
이에 더해 노트북 최적화를 위한 두가지 방법을 시도하였다.
브런치나 티스토리에 포스팅할 때, 자주 사용하는 기호를 모아둔 메모장을 노트북 화면에 추가했다. 카피라잇 기호나 화살표 등을 바로 불러올 수 없기 때문에 구글링으로 굳이 창을 띄우고 찾아 복사해 붙이는 일을 아주 오랫동안 반복했다. 메모장에 모아두는 게 귀찮아 참 꾸준하게도 멀리 돌아 돌아왔다.
일정관리 앱을 사용하며 업무를 처리하지만 노트북으로 처리해야 하는 반복적인 일들, 이 과정에 필요한 정보 등은 화면에 스티커 메모로 띄워놓고 활용하는 것이 좋다. 스티커 메모는 변경과 삭제가 가능하니 상황에 따라 유연하게 처리할 수 있다.
그리고 미루었던 자주 가는 사이트 목록을 정리했다. 6년 동안 삭제 없이 추가만 해온 상황이라 북마크가 과장 없이 수백 개가 된다. 이미 북마크 기능을 잃어버린 지 오래다. 소논문을 쓰기 위해 출처를 모아 둔 것들을 논문 작성 이후에도 정리하지 않아 쌓여있다. 이것을 다시 분류하고 현재 나에게 필요한 북마크만 남겨두었다.
클라우드- 드롭박스와 구글 클라우드
나는 구글, 애플, 드롭박스, 네이버 클라우드를 모두 가지고 있지만 유료결제는 드롭박스만 하고 있다.
다른 클라우드보다 용량 대비 비용이 많이 들지만 잠김 효과로 인해 어쩔 수 없이 계속 사용 중이다. 프로젝트를 진행하며 협업 툴로 여러 번 사용한 상황이라 이제 와서 변경하기 어렵다. 클라우드 정기구독을 고민한다면 구글 클라우드를 추천한다. 나 역시 드롭박스 백업용으로 구글 클라우드에 정리해서 보관 중이다.
에버노트처럼 서류 파일 관리 앱을 통해 정리하는 사람들도 많다. 사람마다 취향과 일하는 스타일, 잠김 효과 등을 고려해 자신에게 맞는 것을 선택하면 된다.
시간-일정관리 앱, TickTick
여러 가지 일정관리 앱을 써보았지만 개인적으로 가장 잘 맞는 어플은 틱틱이었다. 이제는 아침 기상 루틴의 하나로, 해야 할 일을 틱틱에 정리해 리스트를 만든다. 직관적이고 디자인이 거슬리지 않아 사용하기 편리했다. 습관과 해야 할 일을 구분해 둘 수 있고 포모도로 타이머 기능이 있어 25분 집중 작업을 진행할 때 사용하기 좋다. 시간 조정도 가능해 50분으로 맞추고 일을 하기도 한다.
일정관리 앱을 사용하니 지난 일정과 과제를 확인할 수 있고, 밀린 일들을 모아 볼 수 있어 좋았다. 매주 일요일 밀린 계단을 오르는데 도움된다. 폰과 연동해두었기 때문에 언제든 해야 할 일의 진행상황을 체크하기 좋다. 무료 어플이라 더 좋다.
기록 앱의 진화- 굿노트와 노션
굿노트- 내 비전와 아이디어는 굿노트에 담고 있다
아이패드를 사자마자 처음 설치한 어플이 굿노트였다. 당시 출판 프로젝트를 진행 중이었는데, 그림책 원고를 리뷰하고 피드백하는데 큰 도움 되었다. 논문을 읽고 정리할 때, 발표를 할 때에도 도움되었다. 강의 자료 등을 정리하고 메모하기에도 좋았다.
요즘 마인드맵을 그리며 활용하고 있다. 마인드맵 전용 어플이 많지만, 직접 그리고 손으로 쓰는 것이 좋아 굿노트가 내게는 좀 더 적합했다. 그동안 떠오른 아이디어와 영감을 종이에 메모하고 한 곳에 모아두지 않다 보니 소실되는 경우가 많았다. 굿노트 안에 폴더로 정리하며 언제든 접근과 정리, 보관이 가능해졌다.
노션- 포트폴리오 링크를 노션으로 주고받는 요즘
작업하며 노션 웹 링크를 자주 발견한다. 노션으로 포트폴리오를 정리해 링크를 보내온다. 각종 정보 정리와 공유, 공모전 등도 노션 링크를 활용하는 경우가 많다.
노션 작업에 익숙해지면 문서 작업을 협업하고 공유하기 좋아 노션 강의를 수강하는 사람들이 있을 정도다. 관련 정보를 문서화, 페이지화 하기 유용한 툴이라 사업 아이템 정리, 관련 정보 수납 등을 노션을 통해 하고 있다.
일상의 생산성 향상이 주는 효과
일상의 생산성 향상은 별 거 아닌 것 같았지만 그 효과는 매우 컸다. 순간의 귀찮음으로 미뤄왔던 일을 한 번 정리해두면 반복적으로 깎여나가는 나의 시간과 에너지를 아낄 수 있다. 뇌는 업무 전환에 많은 에너지를 쓴다. 익숙한 일이라 해도 굳이 반복하지 않아도 될 일을 해야 할 때, 자주 사용하지만 그것을 화면에 메모해두지 않아 항상 몇 차례 작업을 거쳐 찾아야 할 때, 고부가 가치를 생산하는데 쓰여야 할 나의 뇌와 시간이 허비된다.
일상의 생산성 향상을 위해서는 정기적으로 정리와 비움이 필요하다. 예전에는 자주 사용했지만 지금은 아닌 것들, 더 이상 필요하지 않은 것들은 내 도구에서 정리해야 한다.
익숙한 도구의 기본적인 기능만 활용하지 말고 고급 기능을 배우고, 필요하다면 생산성 어플을 설치해 사용하는 것도 필요하다. 여기에도 그때는 맞지만 지금은 아니다의 원칙이 적용된다. 좋은 어플들이 계속 나오고 있으니 최신 어플 동향도 살피고 새로운 어플도 내 삶에 잘 적용해보자. 할 수 있는 일이 늘어나고, 효율적으로 일을 처리하며 내 시간도 여유로워진다.
생산성 향상의 학습효과
아이패드를 사고 반년 동안 굿노트만 사용했다. 아이패드를 구입한 것이 아까워 그 후로 '생산성 앱', '최적화', '협업 툴' 등을 키워드로 구글링 하고 유튜브 영상을 찾아보며 필요한 어플을 설치하고 시도해 보았다. 그중 나와 맞는 것을 찾아 삶에 적용 중이다. 덕분에 이전보다 생산적인 시간을 보내며 업무를 적절히 아웃소싱하고 있다.
반대로 그동안 외주를 주었던 일을 스스로 처리하게 되었다. 생산성 어플뿐 아니라 유용한 앱을 발견한 덕분이다. canva와 pages로 브로셔를 직접 제작하고 vllo로 손쉽게 영상을 편집한다. 프로크리에이트로 켈리그라피와 일러스트레이션을 공부하고 있다. 생산성 향상을 위해 노력한 덕분에 나의 기능도 늘어나고 있다.
