회의를 잘하는 사람들의 3가지 비밀
How to make the business meetings useful
# 회의 전 이미 답은 정해져 있다
회의 잘하는 사람은 이미 회의가 어떻게 전개될 지 알고 있다. 회의가 일어나기 전 무엇을 주제로 펼쳐지는지 알기에, 어떤 대화가 오갈 지 미리 머릿 속으로 상상을 해 본다. 웬만한 질문과 대답, 예상치도 못한 상황은 미리 상상한 그 어떤 것들에서 나오는 것이기에, 전혀 당황하거나 놀라지 않는다. 심지어 Q&A 시간도 이미 예상 질문에 포함된 질문들이 오가기 때문에, 남들은 답도 모르고 '토론'을 빙자해 서로 시간낭비를 하고 있을 때, 나는 이미 그 질문에 대한 많은 정보와 지식들을 갖고 사람들이 나누는 대화를 엿듣는다. 남들은 '토론했다'고 자부하며 시간낭비한 것을 뿌듯해 하며 집으로 돌아갈 때, 나는 그들의 대화 속에서 Q&A에 대한 나만의 확신, 정답을 그려 놓고 다음 스텝을 대비한다.
# 회의에 누가 올 지 미리 파악한다
같은 주제, 같은 회의라 하더라도, 누가 참여하는지 그리고 몇 명이 참여하는지에 따라 '아주 많이' 다른 결과를 낳는다. 총 회의 참석인원 8명 중 실제 프레젠터로 많은 대화의 비중을 차지할 사람은 1~2명이니, 그 사람이 누군지에 대해 먼저 파악하고 그 사람이 누군지에 관한 뒷조사부터 진행한다. 인터넷에 나와있으면 찾아보고, 없다면 그 사람의 커리어 또는 업무 포트폴리오를 찾아본다. 그것도 없다면 주변 지인들에게 그 사람에 관한 정보에 대해 물어본다. 그것도 없다면 그 회사 다른 직원들에게 물어본다. 단 하나의 별 것 아닌 것 같은 정보들이라도 알아놓으면, 아주 유용하게 쓰일 때가 많다. 어느 학교, 무슨 전공인지, 하물며 취미가 뭔지 정도라도 알아놓으면 그 사람과 안면을 트기도 좋고, 업무 스타일과 관심사에 대해서도 보다 쉽게 파악할 수 있다. 무엇보다 그 사람의 업무 성과물도 예측할 수 있다.
# 말하기보단 경청하고, 제일 앞보단 뒤로 물러나 있는다
회의란 적게는 4명, 많게는 수십 수백명이 참석하는 미팅이다. 제한된 시간 내에 말하고 대화하는 사람은 극히 제한적이며, 모두가 말을 하다가는 그 회의는 회의가 아니라 연설장에 그치고 만다. 결국 반복되는 회의 속에 누군가는 나서기를 주저하고 입을 다물고, 반대로 조용한 침묵이 싫은 누군가는 시도때도 없이 말을 해댄다. 그러나 바로 그곳에 '제3자'가 있다. 침묵과 만담의 양극단을 조용히 바라보는 그 누군가. 그/그녀는 집중한다. 상대의 목소리, 말, 행동 하나하나에 집중한다. 내가 말하고자 하는 바보다, 상대가 말하고자 하는 바를 간파하느라 말을 아낀다. 듣고 또 듣고 또 경청한다. 그리고 그 끝에, 모두가 서로 주고받는 말을 치고박다 어느 순간 침묵이 찾아올 때즈음, 그가 드디어 입을 뗀다. "조심스럽게 말씀드리자면, 00건 어떻게 생각하실까요?" 분명한 상대의 의도가 파악이 안 되었거나, 아니면 이미 파악이 끝나서 확인차로 물어보거나 둘 중 하나다. 중요한 것은 '상대의 의도 파악'이다. 그걸 알아야 논쟁이 아닌 토론을 할 수 있다. 물러나 바라본다. 그리고 현상을 정확히 꿰뚫는다. 그때부터 진짜 회의가 시작된다.
회의는 시간보다 질이다.
1분의 회의가 1시간보다 더 유용할 때가 있다.
무엇을 얻고자 했는가, 그리고 그것을 얻었는가.
그것이 바로 회의의 성패를 결정짓는 가장 중요한 요소다.
