한번에 결재받는 공문서 작성법

사회복지 글쓰기 23회

[사회복지사의 읽기와 쓰기 23번째 이야기]      

2022년 1월 한사협 소셜워커 수록글입니다.

한번에 결재받는 공문서 작성법     

공문서는 원래 정부 행정기관에서 사용하던 문서를 뜻하는데요, 지금은 일반 회사에서도 회사 밖으로 공식적으로 정보를 전달하는 문서를 통칭하는 문서를 의미하게 되었습니다.

사회복지 현장에서는 업무와 관련해서 타 사회복지 기관이나 정부 행정기관에 협조 요청하거나 내용을 전파하는 목적으로 사용되고 있습니다.

공문서의 경우 비공식적으로 협조 합의가 되었더라도 문서로 공식적으로 요청하는 기관 간 의사소통으로 비즈니스 예의를 지키는 것이 필요합니다.      

일반적으로 모든 업무용 문서는 A4 용지를 기준으로 하고 종이 색은 흰색, 글씨 색은 검은색이나 청색을 기본으로 합니다.

상단3cm, 하단 1.5cm, 좌 2cm, 우 1.5cm 여백을 두는 것을 원칙으로 합니다. 그리고 6하 원칙에 따라 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜 하는지 5W 1H에 맞게 작성합니다.       

사회복지 업무용 글쓰기에서는 정확한 표기가 중요합니다. 공식 문서는 3년, 5년, 10년, 20년 등 오랜 시간 보관되고 추후 문제 발생 시 다시 열람하여 증거 자료로 제시됨으로 양식에 따라 정확하게 기술하는 것이 중요합니다. 모든 문서의 마지막에는 ‘끝’자를 써서 마무리를 알립니다. 만약 ‘끝’ 자를 사용하지 않으면 문서가 계속 이어지는 것인지 어디서 끝나는 것인지 파악이 어렵습니다.      

공문서 작성 시는 정부 기관의 공식 문서 형식과 격식을 참조하는 것이 필요합니다. 아래 형식은 2017년 11월 1일부터 시행되고 있는  ‘개정된 공문서 작성법’에 따른 형식입니다. 공문서는 서두, 본문, 결어 3개 부분으로 나눕니다. 서두와 결어는 형식적인 요소가 강하고 본문이 실제 전달하려고 하는 핵심 내용입니다. 전체적으로 공문은 제일 윗부분이 글씨가 제일 크고 가운데에서 아래로 갈수록 작은 글쓰기 크기를 사용합니다.     

1. 공문 서두 부문

서두 부분에서는 발신 기관명, 수신, 경유, 문서 제목 순으로 적습니다. 발신 기관명은 글씨 크기는 20~22포인트로 작성, 서두 부분은 14포인트로 작성합니다.      

발신 기관명은 일반적으로 문서의 맨 위쪽 중앙 가운데 위치합니다. CI가 있는 경우 병행 표기 또는 단독 표기 가능합니다. 수신자란에는 문서를 받을 기관의 기관장으로 표기합니다.

실제로 담당자에게 보내는 문서라도 공문서는 기관장과 기관장이 주고받는 문서이기 때문에 해당 기관장으로 표기 합니다.      

단, 수신기관이 2곳 이상 일때는 ‘수신자 참조’ 라고 적고, 결여 부분의 수신자란에 수신기관명을 쉼표로 구분 표기 합니다.

2. 공문 본문 부분

본문 부분은 문서 제목과 문서를 작성하는 핵심 내용인 본문, 첨부 내용을 작성합니다.

본문  글씨 크기는 본문 10~12포인트가 평균입니다.      

제목은 서두의 수신, 경유 바로 아래에 표기합니다. 본문 첫 항목에서는 인사말을 언급하는 경우가 많고, 이후 각 문장은 하나의 서술 문장으로 표현합니다.

두 번째 항목부터 요청 사항이나 핵심 내용을 서술합니다. 중요한 내용부터 먼저 작성하는 것이 좋습니다.

내용의 항목이 길어지면 각 항목별로 줄 바꿈을 하고, 띄어쓰기 규칙을 준수합니다.

단, 발송하는 공문이 외부에서 온 공문의 회신으로 보내는 문서라면 본문 첫항목이나 두번째항목에서는 원공문의 기관명-공문일련번호-시행일자를 표기합니다.      

일련번호 사용 시는 숫자, 가, 반괄호 순으로 사용합니다.

즉 첫째 항목은 1,2,3 으로 표기하고 둘째 항목은 가,나,다 로 표기하고 셋째 항목은 1), 2), 3) 순으로 표기합니다.

한 항목 안에서는 주어 서술어가 일치하고 논리가 명확하게 작성합니다. 은어나 유행어를 사용하거나 인터넷 용어 등을 사용하지 않습니다.

추가 자료가 있을 때는 첨부  또는 붙임이라고 표기하고  문서 명과 부수를 표기하고, 두 개 이상일 때는 항목을 1, 2등 숫자를 붙여서 표시합니다.

본문이 끝나면 두칸을 비우고 ‘끝’이라고 적은 후에 .(마침표)로 문서가 끝났음을 표시합니다.      

3. 공문 결여 부분

결어 부분에서는 발신 기관명, 수신처, 결재자, 협조자, 시행일자,

문서번호, 접수 번호, 연락처, 공개 여부를 표기합니다.

발신 기관명은 글씨 크기 18~20포인트로 작성하고, 그 외 부분은 9~10포인트로 작성합니다.     

발신 기관장명 옆에는 발신 기관 직인을 날인하거나, ‘직인 생략’ 이라고 표기 합니다.

공문서는 담당 권한 있는 자에 의해 작성되고, 최종 결재자의 결재가 되어야 공문서로 요건이 성립되기에 담당부터 최종 결재자까지 결재 여부가 중요합니다.      

발신 기관장명 아래에는 수신처가 2곳 이상인 경우 수신처 기관명을 기술합니다.

수신 기관명 사이는 쉼표로 구분합니다.

수신처가 1곳인 경우에는 따로 표기하지 않습니다.      

문서번호는 기관 기호와 문서 분류번호, 시행일자 순으로 약자로 명시합니다. 기관기호로 기관명이나 부서명을 작성할 때는 전체를 쓰지 않고  약자로 사용합니다. 시행일자는 문서가 효력이 갖게 되는 날짜입니다.      

발신 기관 연락처는 우편번호와 주소, 전화번호, 팩스 번호, 이메일, 홈페이지 주소 등을 기술합니다.

마지막으로 공개 여부를 공개, 비공개, 부분 공개로 구분하여 표기합니다.   

더많은 업무용 글쓰기가 알고 싶다면

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