법령기반 업무용 글쓰기 기본 규칙 12가지

사회복지 글쓰기 26회

[사회복지사의 읽기와 쓰기 26번째 이야기]                

2022년 4월 한사협 소셜워커 수록글입니다.          

법령기반 업무용 글쓰기 기본 규칙 12가지          

사회복지 글쓰기는 개인적인 목적의 사문서가 아니라, 공공기관이나 단체에 소속되어 직무상 권한을 가지고 작성하는 업무용 공문서입니다. 공문서는 정해진 규칙과 형식, 표기 양식들이 있습니다. 따라서 사회복지 업무용 글쓰기를 위해서는 공문서의 기본 규칙을 알면 잘 쓸 수 있습니다. 아래 공식 표기법은 법정 기반 및 비즈니스 현장에서 사용하는 표준 공식입니다.                

1. 5W 1H      

공식 문장의 기본은 육하원칙입니다. 육하원칙에 따라 ‘when 언제’, ‘where 어디서’, ‘who 누가’, ‘what 무엇을’, ‘why 왜’, ‘how 어떻게’의 6개 항목이 내용 중에 모두 포함되도록 작성합니다.             

2. 양식 준수      

문서는 정확한 양식 준수가 중요합니다. 공식 문서는 3년, 5년, 10년, 20년 등 오랜 시간 보관되고 추후 문제 발생 시 다시 열람하여 증거 자료로 제시됨으로 양식에 따라 정확하게 기술하는 중요합니다. 모든 항목을 누락 없이 작성하고 임의로 형식을 수정하여 작성하지 않습니다.                    

3. 숫자 표기법      

숫자는  1 2 3 4 5 등 아라비아 표기를 원칙으로 합니다. 국제 기준에 따라 3자리마다 쉼표(,)를 표기하고 단위를 명시해야 합니다. 단위는 명·건·원·회 등으로 표기합니다.      

바른 표기 예시) 123,640건 1,350회                     

4. 문장 부호     

문장부호는 글의 뜻을 효과적으로 표현하고 문장의 이해에 오해가 없도록 하기 위해 사용되는 부호입니다. 대표적인 문장부호로는 마침표(.), 물음표(?), 느낌표(!), 쉼표(,), 가운뎃 점(·), 쌍점( : ), 쌍반점(;), 빗금(/), 큰따옴표(“ ”), 작은따옴표(‘ ’), 소괄호(( )), 중괄호,({ }), 대괄호([ ]), 붙임표(-), 줄표(--), 물결표(~), 줄임표(......), 등 이 있습니다.             

5. 날짜 표기법      

연도는 년 월 일 명시 후 괄호 안에 요일을 적거나, 연 월 일이라는 글자대신 마침표(.)로 구분하고 소괄호 ( ) 안에 요일을 표기합니다. 연도를 생략하지 않고 년도 연 월 일을 모두 작성하는 것이 표준입니다. 날짜 다음에 요일이나 기타 내용을 괄호에 표기할 때는 마침표를 찍지 않습니다.      

바른 표기 예시)  2025.∨5.∨30.(목)                 

6. 시간 표기법      

시간은 오전 오후등의 한글을 표시하지 않고 24시간으로 표시합니다. 시작시간만 표기하는 경우가 많은데, 시작과 끝 시간 둘 다 명시합니다. 시와 분의 구분은 한글로 작성하지 않고 쌍점( : )으로 표기합니다. 시간을 표기할 때 국어원에서는 9시로 시간에 0을 따로 표지 하지 않지만, 행정안전부 자료에는 09로 표시하도록 안내가 되었습니다.      

바른 표기 예시) 09:00~18:00  또는   9:00~18:00          

7. 분수 표기법      

분수는 숫자 그대로 쓰거나 한글로 풀어서 표시합니다     

바른 표기 예시) ⅗  또는 오 분의 삼             

8. 단위 표기법     

단위는 영문으로 표시합니다. 한글로 밀리 밀리가 아니라 ㎜, 한글로 킬로그램이 아니라 ㎏ 으로 작성합니다.

바른 표기 예시) ㎜,  ㎏                  

9. 금액 표기법     

금액은 금숫자원(금한글원)으로 숫자와 한글을 병행 표기 합니다. 세입세출결산서는 천 원 단위로 명시하지만, 그 외는 기본 단위는 원 단위입니다.       

바른 표기 예시) 금100,000원(금일십만원)       

10. 금액 산출 표기법     

금액산출 작성 순서는 단가 x수량 x횟수 x비율(%)입니다.       

바른 표기 예시) 10,000원 x10개 x2회 x90%                    

11. 문서 정정 표기법     

문서 정정하는 경우는 수정액을 사용하지 않습니다. 틀린 글자에 두줄을 긋고, 옆 빈칸에 수정된 글씨를 작성하고 정정날인으로 표기합니다. 다만, 깔끔한 업무처리를 위해서는 다시 출력하는 것을 추천드립니다.  

12. 모든 문서의 마지막에는 ‘끝’ 표기     

모든 문서의 마지막에는 ‘끝’이라는 글자를 써서 문서가 끝남을 알립니다. 만약 끝 자를 사용하지 않으면 문서가 계속 이어지는 것인지, 뒷장의 인쇄물이 누락된 것인지 파악이 어렵습니다. 문서의 가장 마지막 단어는 ‘끝’이고 마지막 기호는 마침표(.)입니다. 끝.             

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