한눈에 읽히는 안내문 와 홍보지 작성법

사회복지 글쓰기 25회

[사회복지사의 읽기와 쓰기 25번째 이야기]      

2022년 3월 한사협 소셜워커 수록글입니다.

한눈에 읽히는 안내문 와 홍보지 작성법      

불특정 다수나 이용 고객을 대상으로 작성하는 프로그램 안내문과 홍보지는 글의 분류에서 살펴보면  ‘설명문’에 해당합니다. 설명문은 사실이나 지식에 대해 이치와 원리를 풀어서 서술하는 방법입니다.      

프로그램 안내문은 전자 기기를 살 때 받는 제품 설명서를 생각하면 이해가 빠른데요, 제품 설명서는 제품의 특징과 활용도에 대해 세부적으로 언급해서 제품의 사용법을 더 자세히 알려주는 것을 목적으로 작성하는 글쓰기입니다.      

설명문의 경우 상대방의 이해를 돕고자 세세한 내용을 길게 작성하는 글이라면 안내문은 어떠한 정보를 상대방에게 알리기 위해 요점만을 간략하게 제시하는 점이 약간 다릅니다. 또한 설명문은 어떠한 대상을 설명하는 목적으로 작성하지만, 안내문은 설명하면서 알리는 홍보적인 목적이 강하기 때문에 때로는 광고적 성격을 드러내기도 합니다.      

일반적인 사회복지사 업무용 글쓰기는 실천의 근거자료가 되기에 엄격한 격식을 갖추고 문어체로 간략하고 함축적으로 전문용어를 적절히 넣어서 기록하도록 하지만, 안내문은 이와 달리 평이하게 누구나 알만한 쉬운 어휘로 구어체로 쉽게 작성하는 것이 좋습니다.      

  안내문/홍보지를 작성할 때는

1. 6하원칙에 맞게, 개조식으로 작성합니다.

설명문에는 6하원칙이 들어가야 합니다.  언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜 의 육하원칙에 따라서 명확하게 알리려는 사실을 중심으로 작성합니다.

전체적인 내용을 서술적으로 늘어놓기보다는 상위 항목과 하위 항목을 설정하여 개조식으로 작성합니다. 첫째, 둘째, 셋째 혹은 1. 2. 3. 혹은 문장 부호를 붙여서 내용을 쉽고 정확하게 내용을 이해할 수 있도록 작성하는 것이 가독성에 좋습니다.      

2. 쉬운 어휘를 사용합니다.

안내문은 좁게는 특정 연령층, 넓게는 일반 대중인 지역주민 전체를 대상으로 합니다. 가능한 쉽게 설명하고 전문용어를 사용하지 않고, 대중적인 표현을 사용하는 것이 핵심입니다.

특정 연령층이 정해져 있다면 독자 중심으로 글씨체, 말투, 내용, 글씨 크기, 강조 내용을 서로 다르게 작성합니다. 자체로 안내문을 제작하는 경우 특히 무료 폰트, 이미지 사용에 주의해야 합니다.         

3. 행동을 유도하도록 작성합니다.

안내문은 단순히 정보를 제공하는 기능 외에 의사를 결정하게 하는 계기를 제공해서 행동을 유도하는 기능도 가지고 있습니다. 직관적이고 요점만 정확하게 나타낼 수 있게 작성하는 요령이 중요합니다.

상대에게 호감을 주는 문구를 사용하여 간결하고 명료하게 작성하되 ,  정확하게 기재해야 합니다.

4. 구체적이고 상세하게, 정확하게  작성합니다.

프로그램 안내문은 프로그램 신청 전 홍보 기초 정보 제공을 알리는 것을 목적으로 합니다.

보통 프로그램에 대한 설명으로 모집 의도와 목적, 자격 요건, 선정 절차, 모집 기간, 신청 장소, 방법, 비용, 프로그램 효과, 또는 혜택, 담당자 연락처등의 항목으로 작성합니다. 세부 일정표와 프로그램도 정해져 있다면 같이 공유합니다.

5. 정확한 용어를 사용합니다.

제삼자에게 정보를 제공해 주는 글로 사실적인 정보가 요구되며, 정확하지 않으면 오해가 생기는 등 역효과가 날 수 있음으로 오해의 소지가 없도록 정확하게 작성합니다.

 ~미만, ~이상, 선착순인지, 선착순이 아닌지, 신청만 하면 모두 가능한 것인지 신청 후 별도의 절차가 있는지 등 논쟁이 될만한 부분은 정확히 서술합니다.      

6. 그림과 사진을 적절히 사용합니다.

글로만 길게 서술하기보다는 그림이나 도표, 이미지를 넣으면 가독성이 좋아집니다. 예전에는 주로 HWP 문서나 PPT 문서로 주로 작성했었는데 요즘은 ‘망고 보드’나 ‘미리 캔버스’ 등 전문 프로그램을 활용하여 카드뉴스처럼 직관적으로 내용이 파악되도록 작성합니다.      

7. 미리 작성하여 전달합니다.

안내문에 담긴 내용에 신청, 접수 등 기한이 정해진 정보가 있다면 일정 전에 맞추어 전달되도록 합니다.

마감 기한에 맞추어 작성하면 상대에게 도달할 시간이 충분하지 않게 됩니다. 접수나 모집 일정이 전에 상대에게 도달할 수 있도록 미리 시간적 여유를 두고 작성하여 발송하는 것이 예의입니다.

더 많은 업무용 글쓰기가 알고 싶다면

<쉽게 배워 바로 쓰는 사회복지 글쓰기. 전안나> 도서를 참고하세요.

온라인 강의로 듣고 싶다면

< 탐서클>    https://bit.ly/3ULzu0g 에서 누구나 들을수 있습니다.

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