16편-문서 이름 짓고 버전 관리하기

IT 기획 설계의 준비

서비스를 만들기 위해 새로운 것을 생각하며 서비스 기획이 시작되고, 서비스의 비전이 보이기 시작하면 사이트나 앱에 담고 싶은 기능과 주제 그리고 아이디어가 넘쳐납니다. 기능, 주제, 아이디어가 넘쳐나다 보니 서비스의 목적과 연결 고리가 약한 주제도 있고, 제공되는 서비스에 비해 과한 기능을 생각할 때도 있습니다. 그리고 아이디어는 좋지만 실현 가능성이 낮은 경우도 있습니다. 모든 사항을 뚝딱하고 만들면 좋겠지만 우리가 생각하는 편리한 기능, 독특한 주제, 새로운 아이디어는 물리적인 시간과 비용 앞에 멈칫하게 됩니다.

그러므로 우리가 생산해 낸 많은 아이디어 중 신중히 골라 꼭 필요한 사항만 정리하는 것이 중요합니다.

한 사이트를 완성하기 위해서는 여러가지 문서를 작성하게 됩니다. 경우에 따라 책에서 말하는 문서 이외에도 기업에서 필요로 하는 문서를 추가로 작성합니다. 많은 문서를 다루다 보니 통일성 있게 문서를 관리하는 것이 중요합니다. 문서의 이름만 보아도 ‘이 문서는 어떤 사이트에 어디에 사용되는 문서구나!’처럼 단번에 알 수 있도록 말이죠. 그리고 규칙성 있는 문서 이름은 내가 찾아보기도 쉽고, 문서를 공유받은 협업 작업자들도 헷갈리지 않습니다.

문서 이름 만들기

기획자가 작성한 모든 문서는 팀 구성원에게 공유됩니다. 기획자가 처음부터 끝까지 혼자 작업한다면 문서의 이름을 본인만 알아볼 수 있는 이름으로 만들어도 상관없습니다. 하지만 사이트 제작은 협업이 기본이기 때문에 팀원들이 어떤 문서를 받았는지, 받은 문서가 최신 문서인지 알 수 있어야 합니다. 협업하는 사람들과 문서 이름에 규칙을 정하지 않았거나, 회사에서 지정해준 방법이 없다면 아래의 방법을 기본 규칙으로 사용하세요.

문서 이름 만들기

기획자가 작성한 모든 문서는 팀 구성원에게 공유됩니다. 기획자가 처음부터 끝까지 혼자 작업한다면 문서의 이름을 본인만 알아볼 수 있는 이름으로 만들어도 상관없습니다. 하지만 사이트 제작은 협업이 기본이기 때문에 팀원들이 어떤 문서를 받았는지, 받은 문서가 최신 문서인지 알 수 있어야 합니다. 협업하는 사람들과 문서 이름에 규칙을 정하지 않았거나, 회사에서 지정해준 방법이 없다면 아래의 방법을 기본 규칙으로 사용하세요.

➊ 사이트 이름: 웹 사이트 이름이 확정되지 않았다면 임시로라도 이름을 넣습니다. 이후 화면 정의서를 작성하면서 사이트 이름이 정해졌을 때 수정합니다. 사이트 이름이 너무 길어 모두 넣기가 부담스럽다면, 이니셜을 따서 만들어도 됩니다. 이니셜로 만드는 경우 그 뜻을 알 수 있도록 표지에 의미를 작성해 두는 것도 잊지마세요.

➋ 문서의 종류: 한 사이트를 제작하기 위해서는 화면 정의서뿐만 아니라 기능 정의서, 정책 정의서, 일정 산출 등과 같은 여러 가지 문서가 필요합니다. 이 파일이 어떤 문서인지 구분하기 위해 문서의 종류를 작성합니다.

➌ 버전: 완성된 버전에 수정이 발생한 경우 기존 문서에 바로 수정하는 것이 아니라 기존 문서는 그대로 남겨 두고, 해당 문서를 복사 후 버전업하여 수정 작업을 합니다. 이러한 버전 관리가 필요한 이유는 계획이 변경되어 사이트를 하위 버전으로 바꿔야 할 수도 있고, 운영 기간이 오래된 사이트의 경우 기능 및 정책, 문구들이 어느 시점에 기획되었는지 이력을 찾아볼 수 있기 때문입니다.

➍ 작성일자: 문서 작성 완료일을 기준으로 연, 월, 일 순으로 작성합니다. 문서의 작성일자는 문서의 본문에도 작성을 하지만 문서명에 작성하는 이유는 문서를 열어보지 않고도, 작성일자를 알기 위해서입니다. 사이트 제작 기간은 짧지 않기 때문에 오랫동안 업무를 하게 되면 많은 양의 문서가 쌓이게 됩니다. 특정 기능이 언제 기획되었는지, 0.03 버전은 언제 완성이 되었는지 등 간단한 사항을 확인할 때 문서를 매번 열고 닫기가 매우 불편하고, 업무가 많은 경우에는 이런 시간도 아깝습니다. 하지만 이렇게 문서명에 기록해 두면 문서를 열어보지 않아도 작성 시기를 쉽게 알 수 있어 작은 차이로 업무에 효율성을 줍니다.

버전 관리

일관된 문서 버전 규칙을 사용하는 기업이 있는 반면, 정해진 규칙 없이 프로젝트마다 다르게 적용하는 기업도 있습니다. 기업에서 정한 문서 버전 규칙이 없다면 아래와 같이 적용하세요.

➊ 문서 초안은 버전을 0.01에서 시작합니다.

➋ 문서가 수정될 때마다 버전을 0.01씩 높입니다. 사이트 제작이 간단하여 9회 이내로 수정할 사항이 적다면 0.1씩 늘려도 됩니다. 하지만 대부분은 사이트 제작이 완료될 때까지 문서 수정이 빈번하게 발생하므로 0.01씩 높이는 것이 좋습니다.

➌ 사이트 구축이 완료되면 버전은 1.0이 됩니다.

➍ 이후 사이트가 리뉴얼될 때마다 버전을 2.0, 3.0, ... 순으로 높입니다.