업무의 효율성과 성과를 최대화하려면, 시간 관리가 굉장히 중요한 역할을 합니다. 특히, 새로운 프로젝트나 처음 해보는 일에는 그 중요성이 더욱 커집니다. 얼마나 시간이 필요한지, 어떤 부분에서 시간이 많이 소요되는지 등을 예측하기가 어렵기 때문입니다.
[출처] 뤼튼, https://wrtn.ai/
이런 경우라면, 우선 선배나 상사에게 “이 일을 마치는데 얼마나 시간이 걸릴까요?”라고 질문해 보는 좋습니다. 답변을 통해 개인적으로 얼마나 시간을 배정해야 가늠할 수 있으며, 회사나 팀 내에서 일반적으로 어느 정도의 시간이 이런 일에 소요되는지 간접적인 힌트를 얻을 수 있기 때문입니다. 이제 전체 업무에 필요한 시간을 대략적으로 파악했다면, 다음 단계는 그 큰 업무를 작은 단위의 작업으로 나누는 것입니다. 이 과정은 아래와 같이 업무와 일의 성과와 생산성, 동기부여에 도움이 됩니다.
시간 예측의 정확성
작은 단위로 나눈 작업은 상대적으로 소요 시간을 예측하기 수훨합니다. 전체적인 일정 계획에 큰 도움이 되며, 덜 스트레스를 받고 업무를 수행할 수 있게 됩니다.
성취감과 동기 부여
작은 목표를 하나씩 달성해 나가면서 느끼는 성취감은 업무에 대한 전반적인 동기를 높여줍니다. 각각의 작은 업무가 누적되어 큰 성과를 만들기 때문에, 중간중간 성취감을 느끼는 것이 중요합니다.
체계적인 계획과 관리
작은 단위로 업무를 나눈다면, 각 단계마다 구체적이고 체계적으로 계획을 세울 수 있고, 일의 진행 상황을 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 전체 업무의 효율성을 높이고, 미루지 않고 계획대로 진행할 수 있습니다.
개인적인 경험을 공유하자면, 작은 단위로 업무를 나눌 때 성취감과 예측력 향상이 큰 도움이 되었습니다. 업무를 완료할 때마다 "아, 이런 일은 대략 이 정도의 시간이 필요하다"라고 생각하는 계기가 되었고, 그 경험들이 쌓여가면서 전체적인 업무의 난이도와 소요 시간을 더욱 정확하게 파악할 수 있게 되었네요. 이와 함께, 작은 단위로 나눠진 업무가 하나하나 완료될 때마다 그 진척 상황을 퍼센트로 표시하면, 일의 전반적인 흐름과 진척도를 더 쉽고 정확하게 파악할 수 있었습니다. 그렇다면, 어떻게 일을 작은 단위로 나누면 좋을까요? 업무를 나누는 방식이나 기준은 사람마다, 그리고 프로젝트나 업무의 특성에 따라 다를 수 있습니다. 아래의 몇 가지 분할 방식이나 기준을 적용하면 업무 처리에 더욱 효과적일 수 있습니다.
작업의 성격에 따라 나누기
‘작업의 성격’이란 일의 목적, 그리고 그에 따른 결과나 잠재적인 위험 등이 모두 포함되어 있는 고유의 특성을 말하는데요. 일마다 고유의 처리방식과 절차, 단계들이 존재합니다. 예를 들어, "책 쓰기"라는 일은 아이디어 도출, 목차 작성, 초안 작성, 수정 및 리뷰 등의 단계가 내부적으로 수행되어야 합니다. “마케팅”이라는 업무는 시장 조사 및 분석, 목표 설정, 전략 수립 및 확정, 예산 및 자원 계획, 실행, 모니터링과 점검, 결과 정리 및 분석등의 과정으로 진행됩니다. 각각의 단계를 명확히 정의하고 나눔으로써, 각 단계에 어떤 리소스가 필요한지, 얼마나 시간이 걸릴지를 보다 정확하게 예측할 수 있습니다.
중요성과 긴급도로 나누기
아이젠하워의 “중요성"과 "긴급도"은 작업 특성을 고려하여 분류하는 작업의 우선순위를 결정 및 시간 관리 도구로, 일을 구분하거나 분류하는데 굉장히 유용합니다. 중요하면서도 긴급하지 않은 일, 중요하고 긴급한 일, 또는 긴급하지만 중요하지 않은 일 등의 여러 조합을 통해 작업을 분류할 수 있습니다. 예를 들면, "회의 준비"와 "보고서 작성"이라는 두 가지 작업이 있을 때, 각각이 얼마나 중요하고 긴급한지를 분석하여 작업의 순서를 정할 수 있습니다. 어떤 작업을 먼저 수행할지를 더 체계적으로 결정할 수 있으며, 이를 통해 일의 시간 배분을 조정할 수 있습니다.
시간을 더 구체적으로 나누어 활용하기
작업 별로 소요될 시간을 정하고 작업에 배정하는 방식으로 일의 순서와 관리에 용이입니다. 포모도로(Pomodoro) 테크닉이나 타임 블록킹(time blocking)등의 방식이 활용되는데요. 예를 들어 1시간 동안 진행될 "회의"의 경우, 10분 발제, 5분 주제 선정, 35분 주제 토의 및 업무 배정, 10분 회의 요약/정리 등으로 등으로 구체적으로 나눌 수 있습니다. 이렇게 작업을 세부적으로 나누면, 각 작업 단위에 얼마나 시간이 필요한지, 전체 작업에 얼마나 시간이 소요되는지를 더 정확하게 계산할 수 있습니다.
기능별로 나누기
일의 내부 구조를 찬찬히 살펴보면서 서로 결합되거나 연결되어 있는 부분들을 기능적으로 중복되거나 겹치지 않은 부분들로 분리하여 구분할 수 있다면, 분리된 영역들의 기능이나 작업들을 병렬적으로 처리하여 일의 속도와 성과를 높일 수 있습니다. 예를 들어, 웹이나 애플리케이션 개발이라면, 디자인, 프런트엔드 개발, 백엔드 개발, 데이터베이스 설계 등이 서로 다른 역할을 수행하면서도 하나의 프로젝트를 완성해 나가야 합니다. 이러한 각 구성 요소들을 미리 분리해 두면, 팀원들은 동시에 여러 작업을 병렬적으로 진행할 수 있습니다.
제 업무에는 강의와 코칭이 큰 부분을 차지하고 있어, "업무를 성격에 따라 나누기"와 "시간을 구체적으로 배정하기"라는 두 가지 방법을 주로 사용하고 있습니다. "업무를 성격에 따라 나누기"에서는 예를 들어 강의를 준비할 때 몇 가지 단계로 나눕니다. 강의 주제를 정하고, 자료를 찾아서 정리하며, 강의 목차를 만든 후에 본격적인 강의안을 작성합니다. 마지막으로 전체 내용을 검토하고 수정합니다. 강의가 끝나면, 다시 회고를 통해 어떤 부분을 개선할 수 있을지 살펴보고 강의안을 업데이트합니다. "시간을 구체적으로 배정하기"에서는 워크숍이나 코칭을 진행할 때, 상세한 시간표나 계획을 세웁니다. 하지만 계획대로 진행되지 않을 때도 있습니다. 이런 경우, 무슨 문제가 있었는지 파악하고 그에 따라 시간을 다시 조정합니다. 정리해 보면, 계획을 세울 때는 가능한 상세하게 하고, 유동적인 상황에 빠르게 대응할 수 있도록 끊임없이 일과 배정된 시간을 점검하면서 개선해 나가는 방식이 현실적으로 많은 도움이 되고 있네요.
오늘은 시간관리의 관점에서 ‘시간’이라는 축 상에 일을 배치하고 실행하는 데 있어 성과와 효율을 높이기 위한 방법의 하나로 일을 효과적으로 나누는 방법에 대해 소개해 드렸는데요. 각자의 일이나 업무 스타일에 따라 다르게 적용될 수 있지만, 일의 진행 상황을 꾸준히 기록하고, 그 기록을 통해 어떤 부분이 효과적이었는지, 어떤 부분이 개선이 필요한지를 살펴보는 과정은 매우 중요합니다. 개인적으로 이런 방식들을 통해 '일을 나누는 방법'과 '시간 배정’에 대한 몇 가지 원칙들을 기본적으로 설정했는데요. 이 규칙들을 일과 업무에 적용하다 보니, 현재는 여러가지 일을 더 빠르고 효율적으로 해낼 수 있게 되었고, 결과적으로 많은 시간을 아끼게 되어 새로운 프로젝트를 계획할 여유가 생기거나, 네트워킹을 위해 다양한 사람들과 만나는 시간도 마련할 수 있게 되었네요. 일을 효과적으로 나누고 시간을 적절하게 배정하는 것은 단순히 '일을 끝내는' 것 이상의 가치가 있습니다. 자신의 업무 능력을 향상하고, 더 나아가 일의 다양한 가능성을 열어놓을 수 있는 기회를 제공하기 때문이죠. 시간관리와 업무 나누기를 고려하신다면, 앞서 소개해드린 방법들을 적용하고 활용하신다면, 일상과 업무 모두에서 큰 도움이 되실 것 같네요.
