챗GPT와 ‘포모도로’로 하루를 효과적으로 설계
챗GPT x 포모도로로 할일 쪼개기
아침에 책상 앞에 앉으면 자주 비슷한 상황이 발생합니다. 중요한 보고서, 쌓여가는 이메일, 다가오는 회의 준비... 해야 할 일들이 산처럼 쌓여 있어도 어디서부터 시작해야 할지 막막합니다. 이것저것 건드리다 보면 시간만 흘러가고, 결국 하루 종일 바쁘게 움직였음에도 중요한 일은 하나도 못 끝낸 기분이 들곤 하죠.
이러한 혼란을 방지하고 업무를 체계적으로 처리하기 위해 ChatGPT와 '포모도로 기법'을 결합하는 방법을 소개합니다. 방법은 간단합니다. ChatGPT에게 할 일을 '포모도로 친화적'으로 쪼개달라고 부탁하고, 검토 후 일의 일정과 순서를 정하는 것입니다. 처음엔 반신반의했는데, 막상 해보니 생각보다 괜찮더군요. 완벽하지는 않지만, 작업 내용을 자세히 설명하면 보다 정확하게 일의 분량을 나누어 주어 계획 세우는 데 도움이 됩니다.
ChatGPT를 활용한 업무 쪼개기
처음엔 그냥 "해야할 일들을 포모도로로 나눠줘"라고 했다가 영 애매한 답변만 받았습니다. 몇 번 시행착오를 겪고 나서야 제대로 된 질문법을 터득했는데요. 이제는 이렇게 물어봅니다.
2시간 분량의 “AI 실무 역량 강화 프로그램”의 제안서를 작성하려고 합니다. 제안서 작성을 위해 해야할 일들을 "25분 안에 완료 가능한 단위로 이 작업들을 분할하고, 작업이 완료되었음을 확인할 수 있는 구체적 기준과 예상 에너지 소모 정도를 제시해 주세요.
제안서 작성을 위해 어떤 일들을 해야 할지 대략은 알고 있었지만, 막상 해보니 제가 놓치는 부분들이 많더라고요. 구체적으로 어떤 순서와 절차로 진행하면 좋을지 일의 분량과 소요 시간, 에너지까지는 고려하지 못했는데요. 챗GPT는 총 10개의 세션과 해야 할 일, 완료 기준과 해당 작업에 대한 에너지 소모 수준도 표시해주어 일의 강도를 파악할 수 있어서 많은 도움이 되었습니다.
제시된 내용을 살펴보니 포모도로 1세션(25분) 안에 정말 수행 가능한지 의문이 들었습니다. 단순 작업 내용만으로는 가능해 보였지만, 실제로는 사전 준비가 필요한 추가 업무가 있거나 완료 기준이 너무 높게 설정된 경우가 있어 면밀한 검토가 필요했습니다. 포모도로에서 1세션을 초과하면 계속 세션이 연장되기 때문에 25분 내에 현실적으로 마무리할 수 있는 기준을 설정하는 것이 쉽지 않았습니다.
또 하나의 변수는 “에너지 수준” 관리
단순히 작업을 포모도로의 세션 단위로 나누는 것 외에, 일을 수행하는 사람의 입장에서 컨디션과 일정을 현실적으로 반영하는 것도 중요합니다. 각 작업마다 서로 다른 “에너지 소모” 수준이 필요하므로, 챗GPT가 제안한 내용을 바탕으로 개인의 업무 일정과 컨디션을 고려해서 유연하게 계획할 필요가 있습니다. 챗GPT가 제안한 시간 배분이 너무 빡빡하다면, 솔직하게 "이 작업은 25분에 완료하기 어려울 것 같다"라고 다시 요청하면 조정해줍니다.
또한, 포모도로를 실시할 시간을 결정하는 일도 중요한데요. 개인 차는 있지만, 오전 집중력이 높을 때 '高' 난이도 작업을 배치하거나, 점심 이후 집중력이 낮아지는 오후 시간대에는 '低' 난이도의 업무를 배치할 것을 추천합니다. 회의 등 신경을 많이 쓰는 업무 이후에는 무조건 가벼운 일을 수행하는 것도 좋습니다.
추가 팁으로는 포모도로 사이 휴식 시간에 "책상 정리하기", "물 한 잔 마시면서 내일 일정 확인" 등 간단한 일을 처리하는 것입니다. 이런 간단한 업무를 미리 처리하면 성취감을 높이고 업무 리듬을 만드는 데 도움이 됩니다.
예상과 달랐던 것들, 그리고 해결 시도
솔직히 ChatGPT가 쪼개준 할 일들을 실제로 해보면 1세션 내에 마무리하기가 어려운 경우가 많습니다. 일을 나누달라고 요청한 사람의 일에 대한 문맥(context)을 ChatGPT가 정확히 알지 못하기 때문에 일반적인 기준으로 나누어 주기 에 많은 오차가 있는 것이 사실입니다. 하지만 해야 할 일을 어떻게 나눠야 할지 모르기 때문에 요청하는 것인데, 그 일에 대해 구체적으로 설명하기는 더욱 어려운 딜레마가 있습니다. 따라서 ChatGPT가 제안한 일의 분할 내용은 참고하면서 실제 자신의 상황에 맞게 다시 나누고 조정하는 추가 작업이 필요 합니다.
실제 활용 시에는 하루 업무를 ChatGPT를 통해 분할한 후, 그 내용을 기본 틀로 잡고, 포모도로 2~3세션 진행하며 실제 상황에 맞게 다시 조정하는 것이 바람직합니다. 엄격하게 따르기보다는 가이드라인 정도로 활용하면 스트레스도 적고, 다음에 해야 할 작업 계획도 명확해서 많은 도움이 되실 것 같아요.
정리하면, ChatGPT와 포모도로 기법을 결합한 업무 설계 방법은 혼자 막연히 작업 계획을 세우는 것보다 좀 더 체계적이고 효율적일 수 있습니다. 물론 챗GPT가 제안하는 작업 분할은 완벽하지 않고, 현실의 업무 상황과 개인의 에너지 수준을 고려한 추가적인 조정이 필요할 수 있습니다. 하지만 할 일을 어떻게 시작해야 할지, 어떻게 나누어야 할지 막막한 사람들에게는 유용한 출발점이 됩니다. 처음 며칠간 시행착오를 감안하더라도, 지속적으로 이 방법을 활용하면 본인만의 효율적인 업무 리듬을 만드는 데 큰 도움이 될 것입니다. 하루를 시작할 때 ChatGPT로부터 기본적인 업무 틀을 얻고, 포모도로 몇 세션을 실행하며 실제 상황에 따라 유연하게 조정해 나가는 방식을 추천드립니다. 이렇게 습관적으로 업무 설계 도구와 집중력 관리 기법을 함께 활용하면, 장기적으로 업무 생산성과 시간 관리 능력을 효과적으로 높일 수 있을 것입니다.
