일의 성과를 높이는 ‘자투리 시간’ 활용하기
하고 싶은 일들에 필요한 시간을 자투리 시간으로 만들기
하루, 일주일, 한달의 시간을 보내면서 해온 일들을 구분해보면 나름 재미있는 내용을 확인할 수 있습니다. 개인적인 경험이지만 “하기 싫은 일 > 해야할 일 > 하고 싶은 일”의 비중으로 머릿속에서는 하고 싶은 일들을 많이 하고 싶지만, 실상은 하기 싫은 일들을 많이 하고 있는 것이 현실이죠.
회사 생활을 할 때는 여러 부서에서 일을 나누어 담당하기 때문에 필요한 자료를 요청 수준의 형태로 정리해서 전달하면 이후의 마무리나 정리는 해당 부서에서 해주어서 신경쓰지 않아도 되었지만, 1인 기업을 시작한 이후 하기 싶은 일과 해야할 일들을 그때 그때 처리하거나 하지 않으면 진짜하고 싶은 일을 할 가능성이 0%가 된다는 사실을 크게 깨닫는데는 그리 오랜 시간이 걸리지 않았습니다.
“하기 싫은 일”이나 “해야할 일”들을 처음 하다보면 일의 순서나 방식, 일이 마무리되는 시기등에 대한 예상등이 어려워 매일 매일 일들이 쌓이는 것처럼 느껴지지만, 반복적으로 수행하다보면 요령도 생기고, 일의 체계와 방식, 그리고 효과적으로 빠르게 수행할 도구들도 조금씩 알게 되면서 반자동화(semi-automation) 혹은 자동화하는 나름의 개인화된 시스템을 구축하게 됩니다. 이런 노력으로 드디어 하고 싶은 일들을 할 수 있는 시간을 만들 수 있게되고, 그 시간을 더 많이 만들기 위해 “해야만 하는 일”들을 빠르게 헤치우는 방법들을 열심히 찾고 적용해 보는데요. 이런 노력들도 필요하지만, 하루 일과 중에 일 이외의 남는 시간들을 잘 찾고 알맞게 활용하는 것만으로도 업무 효율과 속도를 높이는 것이 가능하다는 점에서 하고싶은 일의 시간을 만드는 일상의 “자투리”시간 활용법에 대해서 소개하고 합니다.
[1] 자투리 시간 탐색하기
하루 일과중 업무와 일, 회의, 미팅, 식사와 같은 필수적으로 필요한 시간들 이외에 남은 자투리 시간들이 있는데요. 네이버 사전에 따르면,“자투리”란 “어떤 기준에 미치지 못할 정도로 작거나 적은 조각”의 의미로, “자투리 시간”이란 업무나 회의, 일처럼 긴 시간 사용이 어려운 비교적 짧은 시간 구간을 일컫습니다. 일반적으로 뭔가를 하기에는 짧은 시간인지라 낭비도 많고, 의미없이 사용되기도 합니다. 그러나, 이러한 시간들을 어떻게 사용하는가에 따라 일의 생산성과 효율 면에서 큰 차이가 나타납니다. 자투리 시간은 일과 일 사이에서 발생되며, 짧게는 5분정도, 길게는 20-30분정도의 시간으로 나눌 수 있는데요. 시간의 길이에 따라 할 수 있는 일들을 미리 정해둔다면, 남은 시간의 길이에 맞추어 낭비없이 시간 활용이 가능합니다.
자투리 시간이 언제 발생되는지를 알아보기 위해서 하루 업무 일과표를 작성해 보세요. 일정시간을 점유하는 회의, 미팅, 식사, 업무관련 개인시간을 먼저 표시하면, 각각의 사이사이에 빈 시간 구간들이 나타납니다. 이 시간 구간을 모두 완전하게 활용하기는 어렵지만, 자신의 업무 방식과 실제 업무나 일의 소요시간등을 고려하여 자투리 시간이 발생될 시간대를 추정해봅니다. 저의 경우는 다음과 같은 자투리 시간들이 일상에서 비교적 자주 발생되더군요.
점심먹기 전/후 10-15분 내외
회의 전/후 10-20분 내외
외근 전/후 10-20분 내외
출근 후/퇴근 전 10-15분 내외
이외에도 업무 전환에 따른 이행 시간(길어진 경우), 휴식시간 그리고 점심식사 후 남은 시간등도 자투리 시간의 영역으로 볼 수 있습니다.
[2] 자투리 시간에 할만한 일 목록 만들기
일상의 자투리시간 구간에 대한 파악이 되었다면, 해당 시간에 할 수 있는 일들을 찾아볼 차례입니다. 시간이 많이 들지 않은 자주 혹은 지속적으로 해야할 일들을 떠올려 봅니다. 그 일들 중에서 시간이 많이 걸리는 일들은 제외하고, 자투리 시간 내에 할 수 있는 일들을 찾아봅니다. 저의 경우, 따로 업무시간을 배정해서 시간을 가지고 해야하는 일이 아니라면, 아래의 일들을 자투리 시간에 해야할 일들로 정해두고 시간날때마다 바로 바로 처리하거나 다 못하는 경우라면 다음 자투리 시간에 또 처리합니다.
전화, 이메일, 카톡 클린업(비우기)
자투리 시간이 생기면, 몰아서 모두 처리합니다. 업무통화와 같이 긴 통화라면 따로 시간을 내어야하지만 간단히 5분이내라면 여러통화를 하면서 빠르게 회신합니다. 카톡이랑 이메일도 알림을 통해 제목이랑 발신자만 확인하고, 바로 답신을 주어야하는 경우를 제외하고 자투리 시간에 모두 회신합니다.
회의나 외근준비
회의가 있거나 외근을 나가야한다면, 토의 의제나 참석자, 회의 주제 내용이나 외근 시 가져가야할 서류나 준비물들의 목록을 자투리 시간이 만들어둡니다. 목록을 틈틈히 살펴보면서 추가하고, 회의나 외근 나가기 전에 목록의 내용을 빠르게 확인하고 준비해서 회의와 외근 준비시간을 단축합니다.
웹서핑과 스크랩
관심주제나 리서치등의 자료조사등이 필요하다면, 업무시간동안에도 진행이 가능하지만 주제영역들의 목록을 만들어두고 책상 앞에 붙여두고 자투리 시간이 날때 빠르게 웹브라우져를 실행하고 자료 스크랩을 진행합니다. 아주 짧은 시간에도 몇개의 스크랩이나 웹 서핑이 가능하기 때문에 자투리 시간 활용에 적합합니다.
할일 메모/정리
자투리 시간은 일반적으로 일과 일 사이에 발생되는데요. 한일을 되돌아보거나 앞으로 할일의 준비와 대비를 위해 해야할 일들을 정리하기 위한 절호의 시간입니다.
북마크 몰아보기
자투리 시간에 제가 가장 많이 하는 일로, 평소 관심있는 주제의 글들의 스크랩을 에버노트나 Dynalist에 저장해두고, 몰아서 한번에 검토합니다. 이때, 2차 북마크를 통해 꼭 필요한 자료나 정보들을 확실하게 필터링할 수 있어서 매우 유용합니다. 외근이나 교통수단으로 이동 시 활용 가능합니다.
자잘한 업무 처리
자투리 시간이 좀 길게 남으면 영수증 처리 및 내역정리, 세금 내기, 비용 이체, 서류 발급 받기, 견적서나 세금계산서 발행등의 일들을 처리합니다.
휴식/쉼
자투리 시간에 아무것도 하지 않고 쉽니다. 핸드폰도 하지 않고, 노트북/PC도 닫아둡니다. 조용히 창 밖을 보거나 음악을 듣기도 합니다. 탕비실에 가서 커피 한잔을 타서 마십니다. 잠깐의 휴식과 쉼은 곧 시작될 다음 일의 심리적 지지대가 되어줍니다.
자투리 시간에 할 일들을 처리함에 있어 가져야할 마음가짐의 하나는 일상 업무처럼 지정된 시간내에 모두 완수해야한다는 생각을 하지 않는 것이 좋습니다. 이 일들은 항상 쌓이고, 완전히 없애는 일이 어렵기 때문에 “완전히 해치우기”와 같은 처리기준을 정하고 지키는 것이 어렵고 힘들기 때문입니다. 자투리 시간에 할일이 길어지거나 늦어져서 원래해야할 일들을 하지 못한다면 여간 큰 손실에 아닐 수 없지요. 시간과 에너지를 집중할 일과 그렇지 않을 일을 구분하고, 적절히 일의 수행 양과 수준을 정하는 것이 필요합니다. 자투리 시간에 할일이란, 항시적이며 처리에 작은 시간과 에너지를 필요로하며, 실제 업무를 보조하거나 지원하는 일들로 채우는 것이 좋습니다.
[3] 매핑하기
자투리 시간에 할만할 일들을 나열했다면, 이제 자투리 시간이 발생되면 해당 시간에 “자투리 할일 목록”을 살펴보고 해당 시간에 할 수 있는 일들을 수행하면 됩니다. 빠르게 자투리 시간과 할일을 매핑하기 위해서 “자투리 할일 목록”을 만들어 둘 필요가 있습니다. 위의 [2] 자투리 시간에 할일 목록의 내용을 작성하고, 각각에 예상되는 시간을 표시해두면 남은 자투리 시간을 보고 빠르게 할일을 결정할 수 있게 됩니다. 몇가지 “자투리 할일 목록”의 예시는 아래와 같습니다.
카톡 답장 (5분)
웹서핑/스트랩 (5분-25분) → 주제목록이 함께 제시
온라인 교육 수강 (20분)
가능시간을 표시하는 것은 스스로 해당 자투리시간 할일에 시간 제약을 부여하기 위해서 입니다. 그 시간 내에 할 수 없다면 다른 자투리 할일을 자동적으로 찾게되어 남은 자투리 시간을 할일 찾는데 낭비되지 않게 도움을 줍니다. 매핑의 과정을 몇번 반복하다보면, 어느덧 “이 정도 자투리 시간이라면 이 일을 좋을 것 같아”는 감도 곧 갖게 되실꺼에요.
일에 필요한 “시간”을 만드는 일에 “자투리 시간”을 활용하는 방법은 일의 효율과 생산성을 높이기 위해서 방법, 도구, 새로운 서비스나 어플리케이션을 배우고 익히고 활용하기 위해서 시간을 다시 투자해야하는 방식과는 달리, 자신의 시간에서 누수되거나 낭비되는 시간을 찾아보고 시간의 용도를 바꾸는 것만으로도 충분합니다. 앞서 소개한 “탐색→목록과 소요시간→매핑”의 3단계 과정을 통해 자신만의 자투리 활용법을 만들어 보세요. 분명, 하고 싶은 일을 할 수 있는 시간을 만드는데 도움이 될 것입니다.
