Dropbox의 놀라운 업무 생산성 기능들 4
클라우드 저장소를 넘어 협업과 업무 도구로 진화하는 Dropbox
파일이나 사진, 자료등을 저장하고 관리하기 위해서 여러 클라우드 서비스를 사용하고 계실터인데요. 저 역시 Google Drive나 Dropbox, Box.net 같은 서비스들을 사용해왔는데요. 지금도 Google Drive, Dropbox는 계속 사용중에 있답니다. Dropbox는 2012년에 처음 가입해서 지금까지 사용하고 있으니, 9년정도 되었네요. 서비스 초창기에 여러 디바이스에서 파일을 동기화하여 관리하는 기능만이 유일했지만, 지금은 저장 공간을 중심으로 다양한 협업기능들도 제공되고 특히 여러 어플리케이션들과의 연동으로 사용성이 더 커지고 있습니다. 오늘은 Dropbox에서 제공되는 기능들중에서 제가 외부 협업이나 업무 생산성에 도움이 되었던 기능들에 대해서 소개합니다(Showcase를 제외한 3가지 기능들은 무료 기능에서 모두 지원됩니다).
1. Paper(페이퍼)
Dropbox를 단순히 파일 저장/관리기능을 넘어 문서작성과 관리도구로서 활용 가능하도록 기능을 확장한 서비스가 Paper인데요. Google의 Docs와 같은 문서 편집 및 공유가능한 기능을 제공합니다. 간단한 포맷의 Markdown도 도 지원하고, Journal이나 document 작성에 유용합니다. 개인적으로 기획서나 아이디어등에 대한 정리가 필요하면 가장 먼저 실행하는데요. 인터넷만 연결되어 웹 브라우져 실행만으로 바로 문서 작성이 가능합니다. 사진, 영상, 캘린더, 드롭박스내 다른 문서 링크, 표, 체크박스, 컬러 하이라이트, 코드 추가등의 기본적인 문서 작성 이외에 사용자 추가를 통해 공유기능(보기, 편집가능)도 문서에 바로 추가가 가능해서 업무 협의하는데 매우 유용합니다. 팀과 함께 제안서나 기획서, 자료조사등의 업무등 협업이나 공동작업이 필요하다면 Paper가 매우 쓸모가 있습니다. 비즈니스나 업무등에 구체적으로 Paper를 활용하는 사례를 보시면, Paper 활용의 많은 가능성 - 채용과 온보드 절차 안내, 마케팅 출시 계획 협의, 업무계획 수립과 공유등 - 을 파악하시는데 도움이 될 것입니다. Notion의 Page와 비슷한 사용성을 갖지만, Dropbox의 강력한 파일저장과 관리기능의 연동은 업무관리에 있어 또 다른 생산성을 높이는데 도움이 될 것입니다.
최근 저와 Paper로 협업하시면서 주변에 Paper를 사용하시는 분들이 늘어서 저도 뿌듯하네요. 짧게 짧게 글을 쓰기보다는 좀 긴 문서를 작성할 때 문서의 구조를 잡고, 내용을 작성하는 방식이라면 매우 유용하게 활용하실 수 있을 것 같습니다.
2. Transfer(파일전송)
외부 파트너사나 함께 업무를 하는 분에게 급히 자료나 문서를 보내야할 때, 컴퓨터나 노트북에서 전달할 문서들을 찾고 폴더 하나 새롭게 만들고 파일들을 모두 담아서 zip으로 묶어서 메일에 첨부파일로 보내는 일들을 경험하신 적이 많으실터인데요. Dropbox가 제공되는 Transfer기능을 활용하면 안전하고 빠르게 파일폴더를 공유할 수 있습니다. Transfer를 생성하면, 최대 2~100G(무료 100M)까지 파일 공유가 가능하며, 공유될 파일들의 기간 설정, 패스워드 설정등이 가능합니다. 특히, 파일의 원본이 아닌 사본이 전달됨으로 원본이 삭제되거나 변경되는 위험으로부터 안전한 파일공유가 가능하며, Dropbox내에 저장된 파일들을 논리적으로 묶어서 전달함으로 노트북이나 PC등의 파일을 Dropbox의 재업로드하는 번거로움과 불편함도 줄일 수 있어서 외부 협업이나 파일 공유가 많으시다면 꼭! 활용해 보세요. 저는 교육관련한 강의안이나 워크시트, 가이드문서등을 교육기관이나 담당자분에게 직접 전달할 때 정말 잘 사용하고 있답니다.
3. File Request(파일요청)
대용량 혹은 많은 파일들을 보내기 위해서 Transfer기능이 유용하다면, 이제 다수의 파트너나 협력하시는 분들로부터 문서나 자료들을 수합할 때 유용한 기능을 Dropbox에서 제공합니다. 별도의 기능으로 분리되어 있지 않아서 찾기가 쉽지 않은데요. Dropbox에서 폴더를 생성하거나 기존 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 메뉴에 “파일 요청”이라는 메뉴항목이 보입니다. 이 메뉴를 클릭하면, 해당 폴더를 외부로부터 자료나 정보, 문서등을 전달받을 수 있는 폴더로 사용이 가능하게 됩니다.
“파일 요청”을 통해 요청내용, 저장할 폴더 지정, 폴더의 유지 기간등을 설정할 수 있습니다. “파일 요청”을 위한 폴더에는 Dropbox계정이 없어도 파일 업로드가 가능하며, 파일이 업로드 될 때마다 업로드 시간이 함께 기록됩니다. 해당 폴더는 업로드 전용임으로 해당 폴더를 폴더 소유자(개설자)이외는 그 누구도 볼 수 없습니다(Dropbox의 폴더 접근 불가). “파일 요청”의 가장 큰 특징의 하나는 폴더 유지 기간을 초과해도 일정 기간 설정에 따라 업로드가 가능하도록 설정이 가능합니다. 1일이나 2일등 초과기간 설정이 가능해서 지정된 시간 이외에 지연된 업로드에 대해서도 파악이 가능합니다. 저의 경우, 대학교에서 학생들에게 강의 과목의 과제 제출 요청 시, 제출 일자와 시간을 알려주고 지정 시간 이후 제출에 대해서 과제를 받지만 감점을 부여하는데 이 기능이 무척 유용하더군요. 다양한 활용이 가능한 만큼, 교육이나 업무환경에서 다양하게 활용해 보세요.
4. Showcase(쇼케이스)
Dropbox Showcase(Professional 계정에서 지원)는 Dropbox에 저장된 다양한 미디어 컨텐츠 - 영상, 이미지등 - 와 문서등을 화면에 시각적으로 배치하고, 구성해서 한눈에 파악될 수 있도록 만드는 일종의 포트폴리오(portfolio) 구축을 가능하게 하는 서비스입니다. 내용은 모두 Dropbox에 저장되어 있어서 별도의 저장 공간을 사용하지 않습니다. 기존의 폴더기반과는 달리, 파일 미리보기 기능이 있어서 파일을 일일이 오픈하지 않아도 내용을 미리 볼 수 있다는 점이 무척 좋습니다. Paper처럼 댓글을 달 수 있으며, Showcase의 사용현황을 파악할 수 있어서 본사람과 빈도등도 알 수 있습니다. 주제영역이 다른 경우, 별도의 섹션을 나누어 정리하는 기능도 유용합니다. 저는 외부 교육에서 문제 선정과 해결을 위해 사전에 미리 읽어볼 자료들에 정리하여 showcase를 만들어두고, 교육 시 공유링크를 통해 교육 참가자들이 빠르게 필요한 정보나 문서, 미디어 자료에 접근할 수 있도록 활용합니다. 이러한 교육적 활용이외에 회사 대외 홍보 페이지, 상품이나 서비스 소개, 인력 구인(HR)이나 프로젝트나 과제등의 자료모음집등을 만들어 공유하는 경우에 활용이 가능합니다.
위에서 소개한 생산성 향상에 도움이 되는 Dropbox의 4가지 기능들을 살펴보시면서, 단순 파일 관리/저장 기능을 넘어 이제 Dropbox가 협업을 위한 도구로서 상당수준 기능을 갖추었다는 생각도 드셨을 것 같은데요. 이러한 변화는 특히, Dropbox Spaces를 통해 구체화되었고 Web뿐만 아니라 Windows나 Mac의 설치형 프로그램도 대대적으로 업데이트되면서 폴더 기반의 기업 내 혹은 개인간 협업을 편리하게 수행하고 관리하는 일이 가능하게 되었습니다.
예전에 Box.net을 사용하면서 파일기준으로 업무협업 및 커뮤니케이션 기능을 지원하는 CMS 기능에 무척 유용하다고 생각되었는데요. 이제 Dropbox에서도 Spaces를 통해 팀이나 부서, 프로젝트등에서도 폴더기반의 협업시스템을 손쉽게 구현할 수 있을 것 같네요. 앞서 소개한 Dropbox를 활용한 생산성 기능들과 함께 Spaces를 잘 연계한다면, 협업 환경에서 문서 저장과 관리에 어려움을 줄이고, 팀과 부서의 업무 생산성을 높이는 시스템을 구축하는데 많은 도움이 될 것으로 기대되네요.
