일의 생산성을 높이고 싶다면 5가지 질문부터 시작하자
처음 일을 시작 할 때가 떠오릅니다.
주어진 일에 별다른 질문이나 의견도 내지 않고, 일단 일을 수행하고, 중간에 피드백이나 의견이 있다면 요청사항들을 반영하여 다시 회신을 주고 별다른 회신이 없다면 “일을 마쳤다! 끝냈다!”를 외치고 일을 마무리하곤 했는데요. 얼마간의 시간이 지나서, 진짜 일이 잘 된 것인가, 잘 마무리된 것인가라는 생각이 들기 시작했습니다. 저로서는 일을 잘 수행하고 끝냈다고 생각했지만, 일을 요청한 사람의 입장에서 어떤 생각일지 미처 생각하지 못했던 것이었죠. 이후부터 일을 좀더 잘 이해하고 수행하기 위해 여러가지 질문들이 늘어나기 시작했습니다. 이제는 일의 시작과 함께 몇가지 질문들은 항상 하는데요. 개인적으로 일의 생산성에 큰 도움을 주었던 5가지 질문에 대해서 소개하고자 합니다. 하나씩 질문들을 알아볼까요 ?
1. 일의 이해관계자(stakeholders)는 누구일까 ?
일을 요청받거나 전달받게 되면, 당연히 일을 요청하거나 준 사람이 일의 책임이 있다고 생각하기 마련인데요. 실제 그렇지 않은 경우도 많이 있습니다. 일을 요청받을 때 질문을 하세요. 누구의 일인지, 일을 전달해준 사람은 어떤 역할과 책임이 있는지를 먼저 물어보면 실제 일을 어떻게 해야할지 좀더 생각해 볼 수 있습니다. 예를 들어, 일은 부사장님이 만들고, 부장님을 거쳐서 과장님을 통해 나에게 전달되었다면 실제 자신이 수행한 일의 일부 혹은 전부가 최종적으로 부사장님에게 전달되는 것이지요. 이런 경우라면, 일의 1차 전달자인 과장님 수준에서만 만족스러운 것이 아니라, 부장님이나 부사장님 관점에서 원하는 일의 결과물이 나와야한다는 것을 의미합니다. 일을 시작하기 전에, 일과 관련한 이해관계자들을 먼저 파악해보시면 일의 성과를 높이는데 많은 도움이 될 것입니다. 강의와 교육을 많이 하는 저로서는 교육담당자와 교육에 참가하는 참가자들의 성향 파악을 위해 강의 개설의 목적과 최종 성과기준에 대해서도 질문하고 참가자 정보도 미리 요청합니다. 전달받은 정보에 기초하여 많은 시간을 할애하여 분석해보면서 강의 형태와 내용을 결정하고 변경하여 교육을 진행함으로써 교육관련 이해관계자들의 니즈에 좀더 부합될 수 있게 되더군요.
2. 일의 최종 산출물은 무엇인가 ?
일이 마무리되었다면, 어떤 결과물이 만들어지는 것일까요? 일을 요청받고, 수행하다보면 어느덧 완성된 산출물이 하나 둘씩 만들어지게 됩니다. 문서, 파워포인트, 그래픽, 디자인, 시연영상등 다양한 결과물이 나옵니다. 일을 시작할 때, “최종적으로 나와야할 것들이 무엇인가요 ?”라고 질문하면 요청자의 기대를 미리 파악할 수 있습니다. 어떤 모습과 형태의, 어떤 내용을 담은, 어떤 결과물이 나오면 좋겠다는 이야기를 그때 비로소 들을 수 있게 됩니다. 구체적인 결과물의 내용을 간단히라도 처음 논의가 되지 않는다면 나중에 각자 생각한 결과물의 모습에 깜놀할 수 있답니다. 처음부터 생각의 차이를 줄이세요. 이 질문을 활용해 보세요. 요청자의 의도와 생각들을 가장 빨리 파악하는 것이 불필요한 일들을 줄이는 지름길입니다.
3. 이 일을 하는데 도와줄 지원군들은 어디에 있을까 ?
일을 진행하다보면, 누군가의 도움과 지원이 대부분 필요합니다. 일을 맡은 즉시, 해당 일을 하는데 도움이 될 사람들이나 자원들을 열심히 머릿속으로 떠올리면서 나열해 보세요. 부서내 사람일수도 있고, 회사내 다른 부서의 사람일 수도 있습니다. 외부에 알고 있는 전문가 분이나 사회적 인맥으로 연결가능한 분들일 수 있습니다. 인적 네트워크 내 탐색을 어느정도 마쳤다면, 이제 필요한 정보들을 찾아볼 곳도 정리해봅니다. 뉴스, 미디어, 영상, 블로그, 보고서나 리포트등을 구하거나 검색해볼 수 있는 사이트와 링크들도 챙겨봅니다. 한번에 모든 지원군들의 도움이 필요하지 않은 만큼, 일단 가능한 도움을 받을 수 있는 사람들과 정보, 네트워크를 파악하는 것만으로 일의 진척에 따라 빠른 연결이 가능한 만큼 필요한 지원군들을 미리미리 파악해 두세요.
4. 일이 어떻게 진행되면 좋을까 ?
일의 진행 계획을 간단히라도 생각해보고, 정리해 봅니다. 처음부터 구체적인 계획을 세우느라 시간과 에너지를 낭비할 필요는 없습니다. 일을 어떤 순서로 진행할지 3-5개의 단계로 나누고, 각각의 단계마다 점검포인트(산출물이나 꼭! 수행해야하는 일들)을 적어두세요. 단계에 얼마의 시간을 쓸지도 써두면 일단 진행계획의 초안을 완성됩니다. 이제 이 계획을 캘린더에 매핑(mapping)하면, 진짜 일이 시작되는 단계로 접어듭니다. 초기 계획안을 기초로 이제부터 생각하지 못한 일들이 계속 추가되고, 변경되고, 없어지면서 계획이 실제 작동하는 현실의 계획안이 만들어지면서 일이 드디어 진척됩니다. 자세하지 않더라도, 일의 처음부터 끝까지의 전체 과정을 생각해보고 구분해보는 일은 진행의 문제점이나 우려, 장애물을 고려하는데 큰 도움이 된다는 점에서 시작 시 일의 전체 모습을 그려보면 좋을 것 같습니다.
5. 이 일을 통해 나는 무엇을 배우고 얻을 수 있을까 ?
일을 받아든 순간 여러가지 감정들 - 하기 싫다, 귀찮다, 하고 싶다, 하면 좋을 것 같다, 일단 시간을 많이 필요할 것 같다…. - 이 교차합니다. 개인적 경험으로 일의 첫인상이 일의 수행속도와 결과에 큰 영향을 준다는 점에서 조금이나마 기분 좋게 일을 받고자 이 일이 나에게 주는 가치에 대해서 아주 열심히 생각합니다. 하기 싫은 일이라면 더욱 더 많은 시간이 필요합니다. 최소한 그 일을 해야할 동기나 의미를 작은 부분이라도 찾지 않으면 정말 한없이 밀려 나버릴 수 있게 때문이죠. 주어진 일에 애정을 갖기 위해서 먼저 할 일이 있다는 것이 감사하고, 다음으로 주어진 일로부터 1) 내용을 배울지, 2) 속도(생산성)를 배울지, 3) 형식과 형태를 배울지, 4) 자세를 배울지등에 대해서 생각해 봅니다. 귀찮고 힘든 반복적인 일이라면, 일을 해보면서 속도를 높일 궁리를 해야겠죠? 일단 뭔가를 한가지 이상 배우겠다고 생각하는 순간, 일에 대한 마음가짐과 생각도 확실히 바뀌게 됩니다.
위의 질문에는 포함하지 않았지만, “일을 원할하게 진행하고 성과를 만들기 위해서 어떤 도구나 서비스들을 사용하면 좋을까 ?”라는 질문에 잘 사용하고 익숙한 자신만의 생산성 향상 방법들과 도구들을 별도로 정리해둔다면 일의 유형에 맞추어 참고한다면 일의 속도와 품질을 높이는데 많은 도움이 될 것입니다.
일을 시작하시다면, 위의 5가지 질문을 일의 시작과 함께 혹은 시작이 될 시간보다 조금 더 앞서서 스스로 자문해 보세요. 많은 시간을 갖고 질문들의 답을 찾기보다 최대 1시간 이내로 빠르게 가능한 답부터 찾고 조금씩 업데이트 하세요. 위의 질문을 통해 얻을 수 있는 가장 큰 기대효과는 답을 찾는 시간동안 일 처리를 위한 구조와 방식, 도움을 받고 줄 관계의 네트워크의 모습을 보다 선명하게 만들 수 있게 된다는 점이지요. 일을 잘하고 싶다면 일이 되는 구조와 체계를 자신의 머릿속에 분명하게 그리는 일부터 시작하세요. 일에 대한 스스로의 관심과 집중도도 크게 달라질 것입니다. 오늘 새로이 시작하는 일이 있다면, 바로 5가지 질문부터 시작해 보세요.
