Dynalist.io : 업무속도를 높이는 아웃라이너
일의 구조와 흐름을 먼저 파악하면, 일의 속도와 진행이 빨라진다
평소 할일 관리나 업무 및 일상의 계획과 실천에 목록(List)을 만이 활용합니다. 빠르고 간편하게 필요한 내용들을 작성하고 정리할 수 있다는 점에서 아웃라이너 어플리케이션의 사용빈도가 높은데요. “아웃라이너(outliner)”란 트리 형식의 상하개념을 표현할 수 있는 계층구조의 문서 정리 방식으로, 대표적으로 OmniOutline, Outlinely, workflowy, Trasno 등이 있습니다. 아웃라이너의 장점은 text기반으로 빠르게 작성할 수 있으며, 작성한 내용들을 행(line) 단위로 리뷰하면서 위/아래의 계층으로 빠르게 이동시키거나 병합하는 일이 손쉽다는 점이죠. 아웃라이너 앱들도 텍스트중심의 기본 아웃라이너 앱부터 이미지나 문서등의 inline 첨부나 미리보기, 체크박스, 색상 지정, 마인드맵등 다양한 기능들을 지원하는 고성능 아웃라이너 앱까지 그 종류와 사용가능한 방식들이 다양합니다. 개인적으로 여러 아웃라이너 앱들을 사용해보면서 현재까지 가장 만족하면서 잘사용하고 있는 Dynalist.io를 이번에 소개하고자 합니다.
Dynalist는 일반적인 아웃라이너 서비스나 어플리케이션에서 제공되는 일반적인 기능들에서 아숴웠던 많은 기능들을 새롭게 제공하고 있는데요. 개인적으로 가장 도움이 되었던 주요 내용들을 살펴보면 다음과 같습니다.
1. 폴더 지원 및 공유, 클라우드 백업
주제와 내용에 따라 workspace와 같은 폴더를 생성하고, 해당 폴더에 저장될 문서들을 해당 폴더에 저장할 수 있으며, 폴더내 하위 폴더 생성도 지원되며 세분화된 폴더 구분과 사용이 가능합니다(workflowy를 사용하다가 Dynalist로 변경한 가장 큰 이유중 하나는 주제별로 나누어 관리하기 위한 기능이 제공된다는 점이었습니다). 아웃라이너의 내용을 담은 문서(document) 단위의 공유 이외에 폴더 전체를 공유하는 기능도 지원하여 외부 협업도 용이하다는 장점이 있네요. 공유 시, “보기(Only View)”, “편집(Edit)”, “관리자(Manage)”등의 세부 설정도 가능합니다. Dynalist에 저장된 문서나 내용들을 Dropbox나 Google Drive에 백업(Backup)할 수도 있습니다.
2. 제목크기와 색상지원
불렛(bullet)으로 구분되는 목록형 문서의 경우, 어디가 제목이고 어디가 내용부분인지를 구분하는 일이 쉽지 않습니다. 일반적으로 헤드라인의 경우 볼드체등으로 구분하곤 하는데요. Dynalist에서는 h1, h2, h3의 3단계 제목설정이 가능하고, 7가지 배경색상이 지원되어 제목설정도 용이합니다. 문서 내에서 자료내용의 구분이 보다 명확해져 필요한 내용들을 찾는 일이 손쉬워졌습니다.
3. Inbox 기능
어플리케이션이나 Web브라우져 내의 북마크릿(bookmarklet)을 사용하면 Inbox 폴더에 캡쳐한 URL정보가 자동 저장됩니다. 이외에, Daynalist이 제공하는 e-mail주소로 할일이나 자료등을 보내면 자동적으로 Inbox에 저장이 되어 편리하게 저장 및 관리가 가능합니다. Inbox에 모인 자료들은 리뷰를 통해 필요 시 별도의 tag를 붙여서 분류하고 관련 폴더나 아웃라이너 문서에 저장하여 사용합니다.
4. 파일 및 이미지 추가 및 보기지원
이미지를 캡쳐해서 목록에 바로 저장하는 기능이 지원되고, 자료를 정리하고 주요 도표나 그래프등 자료 리서치에 참고할 자료들을 모두 저장할 수 있어서 매우 유용합니다. 매월 단위로 계정별로 1GB의 메모리 용량이 제공되어, 이미지 파일이나 문서 자료들을 별도의 링크가 아닌 파일 그대로 저장하고 언제어디서나 내용을 볼 수 있어서 편리합니다. 하나의 파일당 최대 크기는 50M입니다. 클립보드나 파일폴더에서 Dynalist에 drag & drop으로 빠르게 첨부가능합니다.
5. 다양한 보기 모드 - 아티클(article), 마인드맵(mindmap)
아웃라이너 앱에서 계층구조로 내용들을 정리하다보면, 내용을 상-하 방향으로만 파악하면서 작성하다보니 전체 모습이나 내용간 연관관계을 파악하기 어려운 경우가 있습니다. 이런 경우, 마인드맵(mindmap)처럼 한눈에 보면 좋겠다는 생각이 많이 드는데요. Dynalist에서는 작성한 아웃라이너 문서를 마인드맵으로 변환하여 보기(view)기능을 제공합니다. 아쉽게도 마인드맵의 보기 모드에서는 편집이 되지 않습니다만, 줌인-줌아웃, 계층 상세 보기등도 지원되어 전체보기를 통해 문서의 내용구성과 구조를 보다 명확히 파악하는데 유용합니다.
개인적으로 Dynalist를 기획이나 계획 업무나 자료 리서치등의 업무에 가장 유용하게 활용하고 있습니다. 예를 들어, 교육프로그램을 기획하고 개발해야하는 경우 다음의 순서로 Dynalist에 자료를 수집하고 내용을 정리하여 완성합니다.
(구조화/단계화) Dynalist를 사용해서 대략적인 구성목차를 먼저 작성하고 점차 세분화하여 구체화합니다. 강의 슬라이드 별로 담겨질 주제, 내용, 미디어 컨텐츠, 참고 기사나 뉴스, 시사점들을 세부목록으로 단계화하여 작성합니다. 물론 필요한 자료를 작성중에 찾기보다는 “이러한 자료나 정보가 필요”와 같이 추후 보완 및 보강할 부분과 영역들을 dynalist에 표시해둠으로써 이후 해야할 일들을 자연스럽게 설정합니다.
(빠른 내용 작성) 내용구성이 충분히 이루어지면 이제 Keynote나 Powerpoint와 같은 슬라이드 작성 소프트웨어를 사용해서 Dynalist에서 완성한 기획 및 구성 내용들을 그대로 담도록 합니다. 내용을 작성하면서 부족하거나 보강이 필요한 자료들은 빠르게 추가하고 보완합니다.
(스타일링 가이드) 교안의 목차, 주제 및 내용들이 충분히 완성되면 이제 각각의 영역에 알맞도록 포맷 형식을 적용(Dynalist등에서 기록해둔 기본 스타일 가이드 작성안 참고)하여 문서에 아이덴터티를 부여합니다. 색상, 폰트크기, 이미지 배치등의 가이드에 따라 교안을 최종적으로 완료합니다.
Dynalist를 사용하면서 무엇보다 좋은 점은 새로운 일을 준비하거나 시작할 때, 일단 Dynalist 문서를 새로이 만들고 생각나는 주제나 내용에 집중하여 머릿속에 떠오르는 생각들을 일단 모두 비워내 듯 빠른 속도로 많은 양을 작성한 뒤, 내용상의 포함관계나 연관관계에 따라 필요한 정보나 자료들을 문서 내에서 자유롭게 이동시키거나 삭제하면서 속도감있게 구조화하고 단계화하면서 초안을 완성할 수 있는 점이 아닐까 생각됩니다. 자신의 일에 지도를 만들고, 빠른 속도감으로 일의 성과를 만들어내는데 있어 Dynalist는 확실히 큰 도움이 될 것으로 기대합니다.
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