'알람'을 활용한 업무 효율 높이기

구글 alarm 설정만으로 놓치는 일 없이 할일 모두 완수하기

바쁜 일상을 보내다 보면, 할일들을 효과적으로 관리하고 수행하기 위해 할일 관리 프로그램이나 다이어리등을 활용하여 해야할 일들의 진행과정을 체크하고 수행 내용들도 적어두곤 합니다만, 종종 일들이 누락되거나 빠진 경우가 있어서 서둘러 마무리한 경험들이 몇번 있었는데요. 이런 상황들을 줄이고자 할일들을 적어두거나 기록해 둘때마다  알림도 함께 설정하여 두다보니, 일들의 누락도 없고 알림을 받기 전에 미리미리 일을 마무리하는 습관도 가지게 되어 일의 관리나 운영에 이전보다 여유가 생기게 되었습니다. 오늘은 제가 주로 사용하는 Google기반의 서비스들에서  알림을 활용한 업무 효율을 높이는 방법들에 대해서 소개드리고자 합니다.

1. Google 캘린더에서 알림설정

Google Calendar에 업무관련한 기능들이 다수 연계되면서 일정(이벤트), 부재중 관리, 약속시간설정과 같은 캘리더 고유의 기능이외에 할일이나 알림과 같은 업무 연계형 기능들이 캘린더에 통합되어 매우 편리한 일정 및 업무관리가 가능합니다. 캘린더에서 새로운 일정등록을 하면 아래와 같이 업무특정에 맞는 설정이 가능한데요. “마감일”이나 “중요행사”와 같은 일정의 경우 “알림”을 설정해두면 핸드폰이나 웹브라우져에서 미리 알림을 주어 할일들을 기억하고 수행이 가능하게 됩니다. 일자단위로 “종일” 혹은 지정 “시간"의 알림 설정이 가능하여 편리하게 업무내용을 잊지않고 미리 알려줍니다.  

알림을 설정할 때, 단순히 알림명을 한줄로 작성하기 보다 해당 알림이 어느범주의 일인지를 알 수 있도록 하기 위해서 저의 경우 “업무범주(프로젝트명)” > “할일”의 형식으로 알림을 표기해둡니다. 알림의 계층적 정의가 Google Calendar에서는 지원되지 않기 때문에 “>” 혹은 “/”와 같은 기호를 활용하여 좀더 상세히 알림을 구분해보면 좋을 것 같습니다.

2. Google Keep에서 알림설정

개인적으로 모바일과 PC에서 간단한 메모앱으로 Google Keep을 가장 많이 사용하고 있는데요. 할일부터 참고할 자료의 링크, 간단한 메모까지 업무에 전천후로 활용하는데 가장 유용한 것 같습니다. Google Keep에 구입할 도서목록의 링크랑 할일들을 적어두고, 알림설정에서 날짜와 시간을 설정합니다.

저장을 완료하면, 새로운 Keep 메모가 등록되면서 알림을 위한 날짜와 시간이 Keep 메모에 추가되어 표시됩니다. Keep에 등록된 일정은 Google Calendar에 새로운 “알림”으로 자동 등록되며, 등록된 Keep 메모의 이동할 링크도 Google Calendar의 알림 내용에 함께 저장됨으로 Keep에서 작성한 메모의 내용을 빠르게 확인할 수 있습니다. Google Keep과 Calendar의 연결만으로도 많은 일들을 잊지 않고 관리하고 수행이 가능합니다.

3. Gmail에서 알림설정

Gmail을 사용하여 메일을 관리하는 경우, 수신한 메일에 대한 회신이나 답신을 위해서 메일을 보내거나 메일 내용에 대한 재확인 시에 Gmail에서 제공하는 즐겨찾기(별표)만으로는 일일히 해당 메일을 찾고 확인하는 것이 번거롭습니다. 이런 경우, Gmail의 “다시 알림 기능”을 활용하면 지정된 일자에 최신 메일로 메일이 전송되어 빠르게 해당 메일을 다시 확인하고 업무 처리가 가능합니다.

Gmail에서 “다시 알림” 기능을 설정하는 경우, 해당 메일은 자신의 메일계정의 폴더 중 “다시 알림 항목”에 저장되며 지정된 시간에 해당 메일은 “받은 편지함”으로 이동하게 됩니다. 중요한 메일들의 검토나 회신이 필요한 경우에 이 방식을 활용하면 수많은 메일 회신들 중에서 순간적으로 나중에 처리해야할 메일들을 감추고 가장 중요한 메일들에 집중할 수 있다는 점에서 매우 유용한 것 같습니다.

앞서 소개한 할일들을 잊지 않고 할 수 있도록 도와주는 “알림”기능들을 잘 활용하신다면, 개인의 업무와 일의 생산성을 높이고 성과를 만드는데 많은 도움이 되실 것으로 생각됩니다. “알림”활용으로 오늘과 내일의 업무 생산성을 꼭(!) 높여보세요.