온라인 회의 1시간에 끝내는 기술

비대면 회의에는 다른 회의 기술과 역량이필요하다

코로나 시대에 접어들면서, 재택근무나 리모트 근무가 늘어나면서 팀원 모두가 회사내 회의실에 모여서 회의하던 풍경이 점점 줄어들고 있습니다. 회의는 계속해야하고, 회의실을 벗어나 온라인 회의들이 늘어나면서 회의를 준비하고 진행하는 방식에도 많은 변화가 찾아오고 있는데요. 오늘 소개할 책은 “온라인”상의 회의를 회의실 회의만큼의 성과를 내도록 운영하고 진행하는 현실적인 방법들을 알려주고 있는 "60분 온라인 회의 기술" 입니다.

[출처] 60분 온라인 회의기술, 교보문고

책의 저자는 HRD분야의 전문가들로 팀빌딩과 리더십, 회의운영과 관리에 대한 풍부한 경험을 바탕으로, 온라인 상에서 효과적인 회의를 준비하고 성과있는 회의를 만들 수 있는 전략, 준비와 진행에 대한 노하우, 해외 기업의 성공적인 회의 사례들에 대해서 이해하기 쉽고 실행 가능하도록 현실적인 내용을 책에 담고 있습니다. 책을 읽으면서 가장 좋았던 점은 다양한 온라인 협업 및 소통도구들의 설명과 함께 언제 어떻게 활용해할지에 대한 방법을 제시해준 점이었습니다. 단순히 영상과 음성만으로 진행되는 밋밋하고 지루한 회의 형식에서 벗어나 함께 소통하고 협업할 수 있으며, 회의의 결과와 내용들을 참가자들이 빠르게 이해하고 피드백을 주거나 질의/응답을 진행할 수 있도록 도와주는 온라인 도구의 활용은 이제 온라인 회의에서는 빠질 수 없는 요소들이 되고 있다는 점에서 온라인 회의에 대한 막연한 두려움이나 걱정이 있으신 분들에게는 좋은 가이드가 될 수 있을 것 같습니다. 책의 주요 내용들중에서 개인적으로 도움이 되었던 부분들을 중심으로 정리하면 다음과 같습니다.

 1. 온라인 회의의 특성에 맞게 회의의 유형을 정하고 준비하고 진행한다. 

 “온라인 회의가 일반 회의가 얼마나 다를까?라고 생각하기 쉽지만, 막상 온라인상에서 회의를 진행해보면 머릿속 상상했던 모습과는 매우 다르게 흘러가는 것을 체감할 수 있는데요. 그 이유는 회의실에서 참가자들의 표정이나 말투, 음성의 높낮이를 통해 느끼는 회의실 현장의 분위기와는 많이 다르기 때문이죠. 카메라와 마이크에만 연결되다보니, 회의 흐름과 내용, 서로간의 소통방식등에 많은 신경을 쓰지 않는다면 회의실 회의에서의 성과만큼이나 회의를 성공적으로 이끌고 완수하기 어렵습니다. 이러한 점에서 온라인환경의 회의에서 예상되는 3가지 상황들 - 집중도 저하, 이해도 저하, 참여도 저하 - 을 고려한 회의 전략을 소개하고 있는데요. 소개 내용중에서 이해도 향상을 위해 시각화 자료나 템플릿을 활용한 “보이는 회의”와 참여도를 높이기 위해서 온라인 회의 도구가 지원하는 다양한 부가기능들을 활용한 방법들이 유익했네요. 특히, 교육 참가자들의 교육 내용에 대한 반응을 체크하기 위한 “반응 아이콘”이나 궁금한 내용들에 대해서 설문할 수 있는 도구의 활용은 교육 참여도 뿐만 아니라 교육 내용의 이해정도를 파악에도 많이 유용할 것 같아서 참고가 많이 되었네요.

 2. 온라인 회의 준비를 위해서 7가지를 체크해 보자. 

회의를 정하는 일에는 익숙하지만, 정작 회의에서 무엇을 논의하고 참석자들이 어떤 입장에서 회의에 참석해야하는지에 대해서는 회의 전에 많은 고려가 필요한데요. 이러한 부분들에 대한 준비 부족으로 회의가 기대만큼의 성과를 내지 못하고 끝나거나 다음 회의로 논의를 넘겨야하는 상황을 종종 겪게 됩니다. 책에서는 7가지의 체크포인트 - 개최 이유의 명확화, 회의 완료조건 설정, 필수 참석자와 역할 선정, 오프닝/크로징, 안건 구분, 초점질문 준비, 온라인 참여기법과 기능 선택 - 를 제시하고 있는데요. 온라인 회의를 준비하고 진행한다면 꼭! 참고할 내용이라는 생각입니다. 저 역시 여러 온라인 회의를 진행하고 운영하면서 7가지 체크포인트 관점에서 누락되거나 크게 주의하지 않은 부분들이 무엇이었는지 생각해 보니, 크게 2가지 - “안건의 구분”과 “회의 완료 조건” - 가 부족했네요. “회의 완료 조건”은 회의의 목적만을 생각하고 목적에 부합되는 회의였다면 충분히 잘 마무리되었다고 생각했는데요. 이제 준비시점부터 “완료조건”에 대한 부분들을 먼저 정해보고 회의를 목적을 다시 한번 명확히 해보는 일이 필요하다는 생각이 들었네요. “안건의 구분”도 책에서 제시한 바와 같이 “정보공유”, “토의”, “의사결정”등 안건의 형식을 좀더 분명히 정한다면, 해당 안건에서 다루어야할 주제와 내용들에 보다 초점을 맞추어 집중할 수 있을 것 같네요. 부족한 부분들을 파악할 수 있어서 도움이 되었네요. 

책을 읽고나니, 그동안 “온라인”회의나 강의, 교육을 진행하면서 부딪혔던 수많은 일들이 생각이 났습니다. 오프라인의 방식을 온라인으로 바꾸어서 진행하면 될 것이라는 초기의 기대와는 달리, 수많은 시행착오를 하면서 않되는 부분들과 그런대로 효과가 있었던 방식들을 하나씩 알게되는데 생각보다 많은 시간들이 필요했던 것 같습니다. 지금은 교육이나 회의에 알맞게 충분히 운영체계를 갖추고, 도구들도 잘 활용하고 있지만 이 책을 읽으면서 여전히 부족함을 느끼는 부분들을 알게 되었고 어떻게 보완하고 개선할지에 대한 방향과 실천 방법들을 구체적으로 배울 수 있어서 무척 유익한 배움의 시간이 되었네요.