생산적 회의를 하기 위한 7가지 원칙
당신의 팀은 몇 가지나 지키고 있나요?
어떠한 일을 하는 직장인이든 회의는 업무 중 상당 부분을 차지하고 있을 것이다.
하지만 회의를 하다 보면 이 회의가 왜 진행되어야 하는지, 이 회의가 정말 필요한 것인지 고개를 갸우뚱 하는 경우가 상당히 많다. 생산적인 회의를 하려면 어떻게 해야 할까? 어떤 회의에서든 적용될 수 있는 생산적 회의를 위한 7가지 원칙을 알아보도록 하자
1. 회의의 시간, 장소, 주제는 미리 공유한다.
생각보다 즉흥적으로 이루어 지는 회의가 많다. 하지만 이런 회의는 상대방이 준비가 되어 있지 않기 때문에 비효율적인 회의가 될 가능성이 크다. 따라서 회의를 하고자 할 때는 반드시 시간, 장소 그리고 그 회의의 주제를 공유하도록 하자. 즉흥적인 회의가 줄어들고 생산적인 회의가 가능해 질 것이다.
2. 공유할 자료는 회의 시작 1시간 전에 미리 공유한다
회의에는 언제나 자료가 동반된다. 그런데 대다수 경우에 이 자료는 회의 직전에 자료가 공유되거나, 또는 다들 회의를 하려고 모여 앉은 다음에나 출력물로 공유되는 경우가 많다. 이럴 경우 회의에 들어온 사람들이 자신이 일했던 부분만 이해하고 있게 되어 회의에 비효율이 생긴다. 공유할 자료는 반드시 회의시작 전에 공유하여 읽어 볼 시간을 충분히 확보해 주도록 하자.
3. 회의에 들어오기 전 무슨 내용을 이야기 할 지 반드시 숙지하고 참여한다.
2번이 회의자료를 취합하는 사람의 역할이라면, 3번은 회의자료를 받은 사람이 반드시 해야 하는 일이다. 회의자료가 미리 공유되었음에도 미리 회의자료를 읽지 않고 들어오는 사람들이 있을 때, 회의는 비생산적으로 전락한다. 직급이 낮은 사람이라면 회의에서 다른 사람들이 이야기 하는 내용이 무엇인지도 모르는 채로 회의가 끝나버리게 될 것이고, 직급이 높은 사람이 자료를 숙지 하지 않은 채로 들어오게 된다면 많은 사람들이 당신을 '교육' 시키기 위해 시간을 낭비해야 할 것이다.
4. 필요한 사람만 회의에 참석한다
회의에는 필요한 사람만 들어와서 회의를 하는 것이 효과적이다. 그렇다면 '필요한 사람'은 어떻게 구분하면 될까? 만약 회의에 들어와서 시작부터 끝날 때 까지 회의와 관련 된 이야기를 한 마디도 하지 않는다면 그 사람은 그 회의에 있을 필요가 없는 사람이다. (단, 갓 들어온 신입 사원이나 막 이직한 경력 사원이 업무 파악을 위해서 들어오는 경우는 예외로 하자) 회의에서 아무런 발언을 하지 않는 것 만큼 의미 없는 일은 없다. 회의를 주재하는 사람은 모두가 의견을 낼 수 있도록 독려하고, 회의에 참여 할 필요가 없다고 생각하는 사람은 회의 전 스스로 '이 회의에 참여하지 않아도 될 것 같다'고 말할 수 있는 문화 조성이 꼭 필요하다.
5. 회의하기로 한 주제만 회의한다.
'삼천포로 빠진다' 라는 말을 다들 알고 있을 것이다. 회의 주제가 미리 공유 되어 있지 않아서 일 수도 있고, 회의 주제가 공유 되었음에도 다른 주제로 논제가 흐르는 경우가 있다. 만약 다른 주제로 회의가 빠지려 하면 누구라도 이에 대해 바로 잡아 줄 필요가 있다.
'이번 회의 주제는 ㅇㅇㅇ에 한정 되어서 그 부분은 추후에 논의해야 할 것 같습니다.' 라는 정도로 말하면 충분하다. 다른 주제는 다시 시간을 잡아서 참여 필요 인원을 다시 선정하고 회의하는 것이 맞다.
회의의 주제를 명확하게 하는 것은 정말 중요하다.
회의의 주제가 바뀌면서 회의에 참여해야 하는 사람들이 달라질 수 있기 때문이기도 하지만 그보다 더 중요한 사실은, 다른 주제에 대해서는 아직 준비 되지 않았을 가능성이 매우 높기 때문이다.
6. 자료는 스테이플러로 철 하지 않는다
자료를 보통 회의에 참석하는 가장 직급 낮은 후배 사원이 정성스레 스테이플로 묶어서 공유하는 경우가 많은데, 사실 자료를 스스로 출력해오지 않았다는 것 자체가 자신이 그 자료를 숙지하지 않았다는 의미이기 때문에 가장 먼저 지양해야 할 일이고, 설령 자신이 출력해서 자료를 숙지했다 하더라도 앞으로는 스테이플러로 철을 하는 것은 지양하도록 하자.
자료의 두께가 두껍다면 집게를, 얇다면 클립으로 고정하는 것으로 충분하다.
그런데 왜, 스테이플러를 쓰는 것이 좋지 않다는 것일까?
대다수의 자료는 자료의 처음부터 끝까지 일관성이 있게 작성되어야 한다. 이를 한눈에 파악하기 위해서는 여러장의 자료를 펼쳐놓고 봐야 하는 경우가 대다수인데, 스테이플러로 자료가 고정되어 있을 경우 자료를 일부러 뜯어야 하는 일이 생긴다. 이 역시 필요 없는 작업을 만드는 일이다.
따라서 아주 격식을 갖추어야 하는 보고 (예: 사장님 보고, 회장님 보고 등)가 아닌 내부 회의라면 자료는 집게나 클립으로 고정해서 공유하도록 하자. 덧붙임 말이지만, 격식있는 보고에는 사실 단지 스테이플러로 묶는 것이 아니라 아마 책자로 만들어서 공유할 가능성이 크다 :)
7. 시간을 정해놓고 회의한다. 회의 도중 몇 분이 지났는지 Check 하는 사람을 둔다.
회의도 다른 모든 활동과 마찬가지로 정해진 시간보다 길어지면 집중력이 급격히 떨어지게 된다. 아무리 내용이 많다 하더라도 반드시 회의는 원래 정했던 시간 내로 마칠 수 있도록 해야 한다. 도저히 안 될 것 같으면, 다른 회의시간을 잡아서 나머지 주제에 회의하더라도 원래 정해놓은 시간에 회의를 마치자. 특히, 점심시간이나 퇴근 시간 이후까지 회의를 진행하는 것은 최악 중 최악의 선택이라고 말해주고 싶다.
가장 시간을 지키기 위해 가장 좋은 방법은 회의를 하는 도중 한 명을 정해 회의 시간이 절반 (또는 1/3, 2/3) 지났다고 알려줄 수 있는 사람을 정하거나, 알람을 정해놓는 것이다. 도중에 한 번 더 체크하는 것 만으로도 회의시간을 지킬 확률이 급격히 높아진다. 긴 회의보다는 집중하여 하는 회의가 효과적이라는 것에 이견을 제시하는 사람은 아무도 없을 것이다.
아마 이 글을 읽으신 많은 분들이 지금쯤 생각하고 계신 부분이 있을 것이라 생각한다.
'이걸 내가 어떻게 고쳐. 다 이게 내 직장 상사가 안한다고 하면 끝날 일 아냐'
하지만 이 글의 진짜 목적은 바로 이 마지막 부분에 있다.
이 모든게 결국 직장 상사때문에 안 되는 일이라고? 당신이 상사가 될 때를 대비해 미리 알아두어야 한다.
지금은 아직 Junior로 머물고 있는 여러분도 언젠가는 직장 상사가 될 것이다. 그 때 내가 정말 좋은 직장 상사라는 평을 듣고 싶다면, 미리 회의의 7원칙을 숙지해 두도록 하자. 함께 일하는 후배사원이 늘어라고 작은 팀을 맡게 될 때마다, 이러한 원칙을 적용해 보도록 하자. 스스로도 함께 일하는 동료도 만족스러운 회의를 할 수 있을 것이다.
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필자 김재성
저서: 『퍼펙트 프리젠테이션 3』 (에이콘 출판, 2024)『아프지만 필요한』 (얼룩소, 2024)『왜 그 사람은 하는 일 마다 잘될까?』 (평단, 2023) 『당신을 위한 따뜻하고 냉정한 이야기』 (평단, 2022)『뭘 해도 잘 되는 사람들의 비밀』 (평단, 2021)『슈퍼업무력 ARTS』 (2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)
