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시간을 아껴주는, Check-in/out 작성법

그대의 하루도 보다 효율적일 수 있어요

지금부터 읽으실 내용은 '슈퍼업무력 ARTS'에 모두 수록되어 있습니다.

그리고 지금 읽으실 내용은 책에 수록된 내용 중 1/100 밖에 안 되는 내용입니다 :)

망설이지 마세요. 여러분도 슈퍼인재가 되실 수 있습니다.

슈퍼 업무력 - 슈퍼 인재가 공개하는 일 잘하는 법의 완결판!

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‘계획’의 필요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 물론 계획은 세운 다음 반드시 지켜야 의미가 있는 것이지만 무계획으로 일관하다보면‘오늘 뭐하지?’라는 멍함이 자주 찾아오게 되지요. 시간이 촉박한 일을 하는 경우라면 그 일에 차질이 생길테고, 여유가있는 일을 한다 하더라도 쓸데없이 퇴근 시간이 늦어질 것입니다.


그런 일을 방지하기 위해 많은 분들이 하는 일이 있습니다. 바로 ‘To-do list’를 작성하는 것이죠. 이 리스트를 잘 작성하시는분은 그날의 할 일을 적고, 중요도까지 적어서 리스트를 완성 시킵니다.이것만으로도 이미 충분히 훌륭한 계획 방법이라고 할 수 있습니다.


하지만, 오늘 저는 여기에서 한단계 더 나아간 방법을 말씀드리고자합니다. 


바로 제가 전 직장에서 배웠고, 지금도 다양한 일과, 업무 등에 활용하고 있는

‘Check-in/ Check-out’ 계획법 입니다.

보통 체크인과 체크아웃을 이야기 하면 호텔이나 공항을 떠올리시는 분들 많으시죠?

하는 일은 비슷합니다. 말 그대로 '시작하고' '끝내는' 것이죠.


업무를 위한 Check-in/ Check-out은 To-do list와 매우 비슷합니다만, 

아주 작은 차이로 인해 더 강력한 효과를 지니게 됩니다.

예시를 보면서 함께 ‘Check-in/ Check-out’ 작성 법을 알아보도록 합시다.


1.    할 일 목록 앞에 네모칸을 만든다 

보통 To-do list를 작성하실 때 할일 앞에 점을 찍으시거나 - 표시를 하시는 경우가 많을 겁니다. 하지만 Check-in/ Check-out 방법론을 사용하실 때에는 앞에 네모나 동그라미 등, 빈 칸이 있는 도형을 삽입해 주세요.


이유는 간단합니다. 일이 완료되면 다 했다고 'Check' 하기 위해서죠

다음과 같이 저는 네모칸을 그립니다. 일이 다 끝나면 체크하기 위해서죠


2. '할 일'을 쓰지 않는다. 한 일의 '결과물'을 적는다.

사실 이 사항이 단순한 To-do list와 가장 크게 차별화 되는 부분일 것입니다. 

많은 분들이 To-Do list를 작성하면서 '오늘 무엇을 할지'를 적습니다. 하지만 이렇게 list를 적으면 '했다'라는 이유 만으로 어떠한 output도 나오지 않았음에도 내가 오늘 '무언가를 했다' 라고 생각하게 됩니다. 결과물을 매일 내는 사람과 결과물을 내지 않는 나날이 쌓이면 그 차이는 엄청나겠죠.


사진에서 하이라이트 된 부분이 그 날의 Deliverable/ Output 입니다. 즉 이 날에는 

- 전사 전략회의 Time line 

- XX 산업 성장 전망 Report

- XX 기업 기초 재무제표 요약 Report

이 세가지의 리포트가 나와야 이 날의 일이 끝난겁니다. 이 세가지 output을 내기 위해 해야 하는 부수적인 활동은 적지 않습니다. 예를들면 자료를 찾고, 읽고, 숙지하고, 공부하고 이런 일들은 Check-in/ Check-out에 적지 않습니다. 

이를 통해 '하다말고 하다말고' 하는 버릇을 없앨 수 있습니다. 

어찌 되었든 아웃풋이 나온게 아니면 그 일을 하지 않은게 되는 것이니까요


3. 이어서 해야 하는 일은 점선으로 표기한다.

모든 일이 하루동안 시작해서 하루에 끝나면 참 좋지만 일이란게 그렇지 않을 때도 많죠. 이 경우에는 업무가 끝나고 Check-out을 할 때, Check를 점선으로 해 줍니다. 내일 이어서 이 일을 해 나가면 되는 방식이지요


4. 중요한 일 부터 List-up 한다. / 그날 꼭 할 필요 없는 일은 별도 구분한다

너무 당연한 이야기 겠지만, 리스트는 중요도 순서로 작성합니다. 여기서 '중요도'라 함은, 그 날 가장 먼저 끝내야 하는 일을 우선적으로 배치하는 것을 의미합니다. 

그리고, 모든 일은 반드시 정해서 끝내야 하는 일이 있지만, 장기적으로 끝내야 하거나 개인적으로 알아두면 좋겠다는 생각에 지속적으로 이어지는 작업도 있을 수 있습니다. 이런 작업을 보통 Deprioritized-work 라고 이야기 하는데, 이는 그날 끝내야 하는 일과는 별도로 구분합니다. 바로 점선 아래에 있는 일이 Deprioritized-work 입니다. 


이 곳에서는 조금 다른 것을 볼 수 있습니다. 바로 due date를 볼 수 있는 것이죠.

Check-in/ Check-out의 기본은 언제나 '당일 끝낼 업무'를 적는 것 입니다.

하지만 기록해두지 않으면 잊어버릴 위험이 있는 장기적 업무/ 반복적 업무는 Deprioritized-work로 구분하되 완료 시한을 적어둡니다. 만약 진척도를 표시할 수 있는 종류의 일이라면 진척도도 지속적으로 표시해 주면 좋습니다.


지금껏 업무를 막연히 시작하셨던 분이라면 이 방법을 통해 훨씬 더 체계적으로 멉무를 할 수 있을 것이고

To-do list를 적어 오시던 분도 조금 더 타이트하게 시간 관리를 하실 수 있을 것입니다.


긴 시간을 투자하는 것도 중요하지만, 주어진 시간을 효율적으로 관리하는 자가 

결국 인생을 더욱 밀도있게 삽니다. 그 시작을 Check-in / Check-out 작성과 함께 시작해 보면 어떨까요? :)


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필자 김재성 

서울대학교 컴퓨터 공학부를 졸업하고 세계적인 경영 컨설팅 회사 맥킨지(McKinsey & Company) 컨설턴트 생활을 거쳐 제일기획에서 디지털 미디어 전략을 담당했다. 현재 카카오에서 전사 전략 업무를 담당하고 있다. 저서로는 『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)이 있다. 『퍼펙트 프리젠테이션』은 삼성전자와 제일기획 직원 프리젠테이션 교재 및 다수의 수도권 대학에서 프리젠테이션 주교재로 채택돼 활용됐다.


지금 읽으신 내용은 '슈퍼업무력 ARTS'에 모두 수록되어 있습니다.

그리고 지금 읽으신 내용은 책에 수록된 내용 중 1/100 밖에 안 되는 내용입니다 :)

망설이지 마세요. 여러분도 슈퍼인재가 되실 수 있습니다.


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https://bit.ly/306LOLk

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