정도의 차이는 있겠지만 외국계 기업의 경우 Mail 이 공식적인 Communication channel (의사소통 창구)로 활용되고 있고, 스마트폰의 발전으로 어디에서나 메일을 쉽게 확인할 수 있게 되었으니 그야말로 업무에서 이메일은 필수 불가결한 요소라고 볼 수 있을 것이다.

메일을 얼마나 깔끔하고 정갈하게 쓰느냐에 따라서 업무의 효율은 분명 달라진다.

'잘 쓴 이메일'이 갖추어야 하는 5가지 원칙에 대해서 알아 보도록 하자

1. 제목 부터 시작하라

제목의 중요성을 간과하고 메일 제목을 제대로 적지 않는 경우가 허다하다. 바로 옆자리에서 파일 하나를 전송해 주기 위해서 보내는 메일 정도라면 모를까, 원거리 커뮤니케이션이 대부분인 이메일 환경에서 메일 제목을 정확히 적지 않으면 상대는 당신의 메일을 읽어 보지도 않을 것이다.

메일의 본문 내용에 따라 한 줄로 표현한다면 어떻게 적어야 하는지에 대해서 생각할 수 있다.

가장 대표적인 세 가지의 경우로 나누어서 정리해 보자

1. 정보의 전달 : 이 경우에는 어떠한 정보를 전달할 것인지 1줄 이내로 간략히 적으면 된다. 가장 간단하다

(예, 금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부)

또는 상대방에게 좀 더 예의를 갖추어야 한다고 생각 할 때는

'금주 판매 실적 자료 현황 보고 자료 송부 해 드립니다' 정도로 적어 주면 된다.

여기서 많은 사람들이 실수 하는 것이 있는데, 날짜를 표기할 때에는 오늘 / 내일 / 금주 / 지난주 등으로 시간이 지남에 따라 모호하게 적지 않고, 객관적인 지표로 적어야 한다는 것이다.

따라서 위의 제목을 좀 더 명확하게 고치면 다음과 같이 될 것이다

'2023년 2월 2주차 (2월 8-12일) 판매 실적 현황 보고 자료 송부'

누가 보더라도 헷갈리지 않는 메일 제목이 완성 되었다.

2. 수신자에게 어떠한 것을 요청할 때 : 이 경우는 대부분 어떠한 자료를 요청할 때 사용한다. 요청해야 하는 사항에 대해서 명확하게 제목에 적는다. 가장 안좋은 유형은 다음과 같다

'자료 요청 드립니다'

이러한 식으로는 상대방이 메일을 열어서 다 읽어 보기 전까지 내가 어떠한 자료를 요청하는지 알 수가 없다. 따라서 이미 구두나 유선상으로 협의가 되었을 때라도 어떠한 '대상'을 명확하게 지정해서 그 사항을 요청해야 한다.

(예, 2017-22년 A 기업 매출 변동 추이 보고서 요청 드립니다)

이 정도로 제목을 적어주면, 상대는 내가 어떠한 것을 바라고 있다는 것에 대해서 어느정도 감을 잡고 메일을 읽기 시작할 수 있다.

3. 회신 및 전달 : 상대방이 보낸 메일을 답장하거나, 다른 누군가에게 전달해야 할 때 활용된다. 일반적으로 회신 버튼을 누르면 자동으로 Re: 가 달리며, 전달 버튼을 누르면 자동으로 Fw: 가 표시됨을 알 수 있다.

(참고 : Re는 Reply/ Regarding/ In reference 등의 줄임 말이며, Fw는 Forward의 줄임말이다)

이 경우는, 기존의 메일 제목을 바꾸지 않는 것을 권한다.

특히, 회신의 경우는 보낸 사람에게 바로 답신하는 것이기 때문에 Re:만 붙어서 회신이 가는게, 상대방이 mail history를 파악하는데에 있어서 훨씬 더 편리하다.

'예의 없어 보이진 않을까' 라고 생각하는 분들도 있지만, 회신을 하면서 메일 제목을 완전히 새로 적어 보내면, mail chain의 추적이 불가능해지므로 같은 제목을 그대로 사용하길 권한다.

단, 전달할 때에는 메일 제목을 바꾸어도 바꾸지 않아도 무방하다. 그러나 대부분 전달 기능을 활용하기 전에는 메일을 전달 받을 상대방과 구두 / 유선상으로 communication이 되어 있는 경우가 대부분이므로 Fw: 는 반드시 붙인 상태에서 메일 제목을 고치도록 하자.

이후의 내용은 아래 링크에서 계속 읽으실 수 있습니다

https://alook.so/posts/WLtJoo6

[비즈니스 이메일 쓰기 5원칙: 당신도 프로페셔널이 될 수 있어요] by 김재성의 슈퍼업무력 - 얼룩

직장인이라면 당연히 곁에 두고 늘 확인하는 그것. 바로 이메일이 될 것이다.정도의 차이는 있겠지만 외국계 기업의 경우 Mail 이 공식적인 Communication channel (의사소통 창구)로 활용되고 있고, 스

alook.so

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

필자 김재성

서울대학교 컴퓨터 공학부를 졸업하고 세계적인 경영 컨설팅 회사 맥킨지(McKinsey & Company) 컨설턴트 생활을 거쳐 제일기획에서 디지털 미디어 전략을 담당했다. 현재 카카오에서 전사 전략 업무를 담당하고 있다. 저서로는 『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)이 있다. 『퍼펙트 프리젠테이션』은 삼성전자와 제일기획 직원 프리젠테이션 교재 및 다수의 수도권 대학에서 프리젠테이션 주교재로 채택돼 활용됐다.

[통합강의10%할인][평생소장!] 퍼펙트 프레젠테이션 특강 - 인프런 | 강의

완벽한 스토리 텔링을 만드는 기획법과 청중을 행동하게 만드는 슬라이드 디자인 방법을 익히실 수 있습니다. 실전 발표를 완벽하게 만들어 주는 발표 준비와 연습 방법! 실전 발표에서의 자신

www.inflearn.com

김재성 신간 '아프지만 필요한' 구매 바로 가기

3,000원 밖에 안하는 저렴한 가격. 제 컨텐츠를 사랑해 주시는 분이라면 제발 그냥 지나치지 마시고

한권쯤 사 주시면 감사하겠습니다.

구매 바로 가기

교보문고: https://ebook-product.kyobobook.co.kr/dig/epd/ebook/E000007183499

Yes24 : https://www.yes24.com/Product/Goods/125804046

알라딘 : https://www.aladin.co.kr/shop/wproduct.aspx?ItemId=337432224

리디북스 : https://ridibooks.com/books/5541000065?_s=search&_q=%EC%96%BC%EB%A3%A9%EC%86%8C&_rdt_sid=search&_rdt_idx=6

keyword