[비즈니스 이메일 쓰기 5원칙]
당신도 프로페셔널이 될 수 있어요
직장인이라면 당연히 곁에 두고 늘 확인하는 그것. 바로 이메일이 될 것이다.
정도의 차이는 있겠지만 외국계 기업의 경우 Mail 이 공식적인 Communication channel (의사소통 창구)로 활용되고 있고, 스마트폰의 발전으로 어디에서나 메일을 쉽게 확인할 수 있게 되었으니 그야말로 업무에서 이메일은 필수 불가결한 요소라고 볼 수 있을 것이다.
메일을 얼마나 깔끔하고 정갈하게 쓰느냐에 따라서 업무의 효율은 분명 달라진다.
'잘 쓴 이메일'이 갖추어야 하는 5가지 원칙에 대해서 알아 보도록 하자
1. 제목 부터 시작하라
제목의 중요성을 간과하고 메일 제목을 제대로 적지 않는 경우가 허다하다. 바로 옆자리에서 파일 하나를 전송해 주기 위해서 보내는 메일 정도라면 모를까, 원거리 커뮤니케이션이 대부분인 이메일 환경에서 메일 제목을 정확히 적지 않으면 상대는 당신의 메일을 읽어 보지도 않을 것이다.
메일의 본문 내용에 따라 한 줄로 표현한다면 어떻게 적어야 하는지에 대해서 생각할 수 있다.
가장 대표적인 세 가지의 경우로 나누어서 정리해 보자
(1) 정보의 전달 : 이 경우에는 어떠한 정보를 전달할 것인지 1줄 이내로 간략히 적으면 된다. 가장 간단하다
(예, 금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부)
또는 상대방에게 좀 더 예의를 갖추어야 한다고 생각 할 때는
'금주 판매 실적 자료 현황 보고 자료 송부 해 드립니다' 정도로 적어 주면 된다.
여기서 많은 사람들이 실수 하는 것이 있는데, 날짜를 표기할 때에는 오늘 / 내일 / 금주 / 지난주 등으로 시간이 지남에 따라 모호하게 적지 않고, 객관적인 지표로 적어야 한다는 것이다.
따라서 위의 제목을 좀 더 명확하게 고치면 다음과 같이 될 것이다
(예, 금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부)
또는 상대방에게 좀 더 예의를 갖추어야 한다고 생각 할 때는
'금주 판매 실적 자료 현황 보고 자료 송부 해 드립니다' 정도로 적어 주면 된다.
여기서 많은 사람들이 실수 하는 것이 있는데, 날짜를 표기할 때에는 오늘 / 내일 / 금주 / 지난주 등으로 시간이 지남에 따라 모호하게 적지 않고, 객관적인 지표로 적어야 한다는 것이다.
따라서 위의 제목을 좀 더 명확하게 고치면 다음과 같이 될 것이다
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필자 김재성
저서: 『당신을 위한 따뜻하고 냉정한 이야기』 (평단, 2022)『뭘 해도 잘 되는 사람들의 비밀』 (평단, 2021)『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)
