그룹웨어, 직접 만들어봤습니다
세 번째 人(in)spiration | DX팀 & EX팀
Plus 人(in)spiration - 플러스엑스의 ‘일’ 그리고 ‘사람’ 이야기
더하기를 기울여 곱하기로 변화하듯 플러스엑스는 다양한 사람이 모여 함께 일합니다. 변화하는 시대에 다양한 경험들을 새롭게 조합해 나가며 늘 최선의 결과를 만들어 내는 플러스엑스. 그 사람들의 이야기를 만나보세요.
디자인 회사에서 그룹웨어를 직접 만들었다?
플러스엑스는 지난 2월부터 완전선택적 근로시간제를 도입했습니다. 하루에 정해진 근무 시간과 출퇴근 시간이 없기 때문에, 하루에 몇 분을 근무하느냐에 관계없이 책임감 있게 업무를 완수하고, 한 달의 기준 근무시간을 채우면 되는 제도예요! 그렇다면 이런 제도 아래 많은 직원들의 근무 시간은 어떻게 정확하게 측정될까요?
저희는 2년 전부터 플러스엑스 DX팀이 직접 개발한 그룹웨어를 사용하고 있습니다! 플러스엑스 그룹웨어는 근무 시간과 프로젝트별 투입 리소스를 효율적이고 편리하게 관리할 수 있도록 큰 역할을 하고 있습니다. 그룹웨어는 내부의 수많은 시행착오와 고민을 거친 결과물인데요. 현재 플러스엑스뿐만 아니라 12개의 회사가 이 프로그램을 활용해 조직 관리 및 근무 관리를 하고 있습니다.
모든 직원이 업무의 시작과 끝을 함께하는 ‘플러스엑스 그룹웨어’, 그 뒤에 숨겨진 탄생 비화를 DX팀과 EX팀으로부터 들어보기로 해요!
D(Development)와 E(Employee)의 콜라보로 탄생한 그룹웨어
플러스엑스가 직접 개발한 그룹웨어가 이제 사내에서는 문화로 정착되었고, 여기서 더 나아가 확장 계획도 있다고 들었어요. 내부 리소스를 투입해 플러스엑스만의 그룹웨어를 만든 이유가 있나요?
혜(EX) 그룹웨어 개발 프로젝트를 시작하게 된 가장 근본적인 계기는 주 52시간제 도입이었어요. 2020년 의무도입을 앞두고 어떤 형태로든 근태 기록을 남겨야 했고, 기록을 남기기 위해서는 모든 직원이 자발적으로 이용할 수 있는 프로그램이 필요했습니다.
기존에 배포되는 서비스는 불필요한 기능들이 많고, 정작 저희에게 필요한 프로젝트 관리, 리소스 관리 등의 기능이 부족했어요. 누구나 이용할 수 있도록 만들어진 기성복이 아닌 플러스엑스에 맞춤 제작된 옷을 입고 싶었다고 할까요? 이런 시스템은 한번 쓰기 시작하면 다시 바꾸기가 어렵기 때문에 처음 도입이 중요하다고 판단했고, 저희 문화와 맞는 시스템을 사용하기 위해 직접 만들기로 결정하게 된 거죠.
데브숩(DX) 에이전시 특성상 야근이 많잖아요. 그걸 ‘측정’하는 시스템만으로는 하루아침에 근무 양상을 바꿀 수 있는 건 아니라고 생각했어요. 시스템과 함께 문화를 만들어가야 했기 때문에 직접 개발하는 방향을 선택했어요. 그리고 당시 플러스엑스에 개발팀이 생긴 지 얼마 되지 않아 “개발”에 목말라 있던 직원들이 그 가치를 충분히 활용해보고자 한 것도 있어요. 결과적으로는 우리의 분위기와 문화에 꼭 맞는 그룹웨어가 탄생했다고 생각해요.
두 팀이 2년이 넘는 시간 동안 아주 긴밀하게 협업을 하고 있는 것으로 아는데, 협업은 어떻게 이루어지나요?
데브숩(DX) DX팀과 EX팀 모두 각자 잘하고 집중하고자 하는 분야가 있고, 보는 시각이 다르기 때문
에 서로를 배려하는 의사소통을 기반으로 협업하고 있어요. EX팀은 개발에 시간이 걸린다는 것,
그리고 자발적인 그룹웨어 이용을 위해 사용자를 배려해야 한다는 것을 알아가고, DX팀은 개발 시 고려해야 하는 법적 이슈, 회계/정산 방면에서 측정되어야 하는 지표들을 배워요.
햄톨(EX) EX팀이 가장 많이 사용하기 때문에 구축 이후에 필요한 기능들을 DX팀에 자주 요청하는 편이에요. 필요한 부분에 대한 니즈를 있는 그대로 전달하면 DX팀에서 그것을 어떻게 풀어낼지 제안을 해주시고, 그 내용을 토대로 협의를 진행하는 방식입니다.
플러스엑스 그룹웨어 변천사협업 과정 중에 있었던 기억 남는 에피소드가 있나요?
김갬(DX) 그룹웨어에 “데스크”라는 공지와 여러 자료를 확인할 수 있는 메뉴가 있어요. 사내에 오픈하기 직전, 혜님께서 대시보드에도 최근 글에 대한 표시가 있었으면 좋겠다는 말씀을 해주셨어요. 의견을 듣고 급하게 만들어서 배포하게 됐는데, 업데이트된 데스크에 빨간 불이 들어와 있으니 저절로 손이 가더라고요! 이렇게 다양한 분들의 피드백을 듣고 더 나은 방향으로 개발할 수 있다는 점에서 개발자로서 좋은 경험을 할 수 있는 프로젝트라고 생각했어요.
혜(EX) 저는 아직도 첫 회의가 기억에 남아요. 저희 팀에서 근로기준법을 숙지하고, 이에 따른 필요한 기능들을 모두 말씀드렸는데, 지금도 하나씩 개발되고 있는 것을 보면서 개발의 세계란 정말 오묘하구나라는 생각이 들어요. 저희 팀에서는 커뮤니케이션할 때에 가능한 많은 사례를 들어 설명해야 했기에, 미팅 시간이 꽤 길었던 걸로 기억해요. 현재 직원들에게 그룹웨어는 일상이 되었고, 두 팀이 투자한 시간과 노력만큼 보람이 있다는 생각이 드네요.
그룹웨어 프로젝트, 좀 더 깊게 들여다보기
플러스엑스는 2년 전 고정 시간 근로제로 시작하여 올해부터는 완전선택적 근로시간제를 시행하고 있습니다. 각기 다른 업무 분야를 넘어서 더 나은 서비스를 위해 고민하고 고군분투해왔는데요, 그룹웨어 프로젝트의 내막을 샅샅이 파헤치기 위해 각 팀과 심층 인터뷰를 진행했습니다.
DX: 근태관리에서 시작해 하나의 플랫폼을 만들다
개발팀이 그룹웨어 프로젝트를 진행하면서 가장 중요하게 생각했던 부분이 있나요?
데브숩 저는 그룹웨어가 모든 근로제를 지원할 수 있도록 확장성 있게 만드는 걸 염두에 두고 작업했어요. 그룹웨어를 처음 쓰기 시작할 때는 출퇴근 시간이 고정되어 있었고, 그 이후에 부분선택적 근로시간제와 완전선택적 근로시간제로 점진적으로 변경되었거든요. 각각의 케이스가 복잡하기 때문에, 한 유형에서 다른 유형으로 넘어갈 때 오류가 없도록 하는 걸 항상 염두에 뒀어요.
복잡한 근로제에 모두 대응 가능하도록 발전한 그룹웨어김갬 저는 “데스크”를 설계하며 권한 이슈에 가장 신경을 썼는데요. 사내에서 쓰는 게시판이다 보니 아무래도 모두에게 동등한 권한을 주는 것은 많은 프라이버시 문제를 일으키게 될 것이라고 생각했어요. 데스크 생성부터 게시글 작성, 디테일한 옵션 관리 등에 대한 권한을 나누되 사용자 입장에서 복잡하지 않게 설정할 수 있도록 많은 고민을 했습니다. 또 저희 회사 특성상 계열사와 공유해야 하는 내용이 많은 관계로, 계열사의 직원들에게 권한을 주는 것까지 생각해 기능을 계속해서 업데이트해 나가고 있습니다.
그룹웨어 출범 후 2년간 크고 작은 업데이트가 이루어졌는데요, 서비스를 제공함과 동시에 새로운 기능을 개발하는 것이 기술적으로 어렵지 않으셨나요?
데브숩 실시간으로 사용하시는 분들이 있는 만큼, 배포 후 오류가 나지 않는 게 중요했어요. 그래서 실제 환경과 거의 비슷한 Staging 환경을 만들어 테스트합니다. 데이터베이스 Migration을 적어 데이터베이스 구조가 바뀌는 경우도 유연하게 대처하고 있습니다. Python 기반 Django Framework의 유연성/확장성을 100% 활용하고 있네요. 코드 리뷰로 실수를 줄이고 개인의 성장도 도모하고 있답니다. Commit이 벌써 1600개, Pull Request가 170개를 넘었네요!
[용어가 어려운 분들을 위한 간단 설명!]
1. 데이터베이스 Migration은 데이터베이스의 변경 이력을 기록하는 기술로, 구조 혹은 데이터가 변경된 이력을 순서대로 저장해 예상치 못한 상황도 유연하게 대처할 수 있도록 도와줍니다.
2. Django는 Python 기반의 Web Framework로, 새로운 기능 및 데이터베이스 구현 시 기존 코드를 최소한으로 수정하여 신속하게 개발할 수 있도록 구조화된 틀입니다.
3. Commit은 변경 사항의 단위를 말합니다. 여러 개의 Commit이 모여 하나의 기능 구현이 끝나면, Pull Request를 열어 코드리뷰를 받고, 문제가 없다면 해당 기능이 서버에 반영됩니다. 플러스엑스 그룹웨어는 Commit과 Pull request의 개수만큼 계속해서 업데이트되고 있답니다!
최근에는 커뮤니케이션 기능이 추가되면서 쌍방향의 협업 툴로 발전했어요. “데스크”에 대해 더 설명해주실 수 있나요?
김갬 의사소통의 장이 되었으면 해서 “데스크”라는 이름으로 정했어요. 임원급의 리더들은 주간회의 데스크에서 게시글과 댓글로 업무 진행 현황을 나누고, 프로젝트별 데스크에는 중요한 히스토리를 남깁니다. 그런 기록들이 모여 회사의 역사를 담아내는 역할을 톡톡히 해주고 있어요. EX팀에 요청해야 할 사무적인 자료나 회사 생활에서 궁금했던 사항들 또한 쉽게 찾을 수 있어 불필요한 커뮤니케이션이 줄어들고 좀 더 효율적으로 일을 할 수 있게 되었답니다!
협업 툴이자 다양한 정보를 공유할 수 있는 그룹웨어 내의 플랫폼 "데스크"저희 플러스엑스뿐만 아니라 그룹웨어를 쓰기 시작한 계열사가 부쩍 늘어났다고 들었어요. 사내 프로젝트에서 시작해 다른 계열사도 쓰기 시작하면서 그룹웨어에는 어떤 변화가 생겼나요?
김갬 플러스엑스 사내 프로젝트로 시작한 그룹웨어가 벌써 12개 회사를 관리하는 프로그램이 되었어요. 각 계열사들은 저마다 근로제 방식도 다르고, 임금제도 다양해서 플러스엑스에 맞춰 있던 기능들을 다듬어야 할 필요가 있었어요.
다행히도 플러스엑스는 지금처럼 완전 자율 근로제를 택하기 전에, 고정 근로제부터 부분 선택 근로제를 시행해 온 역사가 있어 여러 케이스에 발 빠르게 대응할 수 있었어요. 추가로 모든 직원이 내근직인 플러스엑스와는 다르게 팀마다 혹은 직원마다 근로제를 다르게 운영하는 회사가 있어, 회사에 귀속된 근로제를 직원별로 설정할 수 있게끔 변경될 예정이에요. 직원 개개인의 근무형태에 맞춰 커스터마이징 해서 관리할 수 있게 된 셈이죠.
데브숩 앞으로 더 확장할 부분 중 하나는 프로젝트 매니징 기능이에요. 프로젝트 매니징은 특정 날짜에 투입된 리소스를 정확하게 기입할 수 있도록 하는 기능입니다. 프로젝트 진행 현황을 차트로 표현해 히스토리를 한눈에 확인할 수 있어 회사의 경영 측면에도 도움을 줄 수 있는 자료를 제공하게 될 거라 생각해요. 계열사의 직원분들도 급여 배분 등에 활용할 수 있겠다며 프로젝트 매니징 기능을 크게 반겼답니다.
쉽게 입사, 소속 관리를 할 수 있는 직관적인 관리자 페이지끼룩 이와 함께 집중하고 있는 부분은 관리자 기능 고도화입니다. 플러스엑스 내부에서만 이용할 때는 데이터의 수정이 필요한 경우 DX팀에서 직접 도와드리곤 했는데, 그룹웨어를 사용하는 회사가 늘어나면서 관리자 기능을 강화할 필요성을 느꼈어요. 각 회사의 관리자분들(조직장 혹은 인사관리팀)이 손쉽게 처리하실 수 있는 기능을 점차 늘려나가고 있습니다. 아무래도 저희가 실제로 쓰는 프로그램이다 보니 실사용자의 피드백을 바로바로 받기가 수월해요. 앞으로 그런 피드백을 반영해 더 나은 프로그램이 될 수 있도록 계속해서 개선할 예정입니다.
어떤 회사든 쉽게 시작할 수 있는 플러스 엑스 그룹웨어[EX: 개발팀과 함께 시스템을 고민하다]
지금의 그룹웨어가 탄생하기까지 좌충우돌이 많았을 거 같은데, 어떤 부분이 제일 어려웠나요?
혜 단순한 근태관리 목적의 그룹웨어가 아닌, 우리의 전반적인 문화와 복지제도가 반영된 시스템을 구축하는 것이 목표였어요. 그러기 위해서는 개발팀이 그에 맞는 기능을 만들어 낼 수 있게 서포트하고, 전 직원이 잘 활용할 수 있도록 독려하는 게 저희 팀의 임무였습니다.
프로젝트 초반, 그룹웨어에 적용될 유연근무제도를 숙지하고, 이를 기존에 있던 제도 및 복지와의 절충안을 고민하는 과정이 쉽지만은 않았어요. 그렇게 우리에게 맞는 근무유형 몇 가지를 선별하는 과정을 거치고, 우선순위를 뽑아 차례로 시행해보기로 했습니다. 이런 과정을 반복하며 그룹웨어에 추가적으로 필요한 기능을 제안하고, 이에 대해서 개발팀과도 꾸준히 논의를 했죠.
햄톨 스터디를 말씀하셨는데, 그룹웨어 프로젝트 자체가 하나의 완성된 결과물을 목표로 진행하는 것이 아닌, 그때마다 필요한 부분을 개선해나가는 방식이에요. 그래서 새로운 기능을 개발팀에서 만들 때마다 필요한 콘텐츠를 수급한다거나, 해당 기능을 구성원들이 잘 활용할 수 있도록 직원들을 리딩 해야 하는 경우가 많아요. 그래서 저희 팀은 프로젝트 초반에도 스터디를 많이 했지만, 지금도 끊임없이 그룹웨어 활용법에 대한 공부와 고민을 많이 하고 있어요.
그룹웨어 첫 론칭을 EX팀이 가장 반겼다고 들었어요. 경영관리의 관점에서 그룹웨어가 실질적으로 어떤 변화를 가져다주었나요?
혜 먼저, 직원들의 정확한 근로시간을 알 수 있고, 근로시간에 대한 근로자와 회사 간의 객관적인 지표를 얻을 수 있어서 좋았습니다. 디자인 업계에서 주 52시간 제도를 적용할 수 있을까 그 실효성에 대한 고민이 많았는데, 도입한 그 자체로서 일단 큰 과제는 해결했다고 생각하고요,
근태관리 현황이나, 초과근로 수당 지급에 있어서 정확한 데이터로 산출 가능하게 됨 점이 가장 큰 변화예요. 개인의 연차 관리도 전자결재 및 월/연별 자동 지급으로 바뀌면서 관리가 더 수월해졌고요! 여기서 다 언급하기엔 실직적인 변화들이 너무나 많아요.
햄톨 전 직원의 출퇴근 데이터를 기반으로 만들어진 시각적 자료로 근태 관리를 할 수 있어 더 수월해요. 날짜를 체크해서 특정 기간 동안의 근태 기록을 보면 직원들의 업무량에 대한 대략적인 파악도 할 수 있어서 관리가 훨씬 쉬워지기도 했구요.
한눈에 볼 수 있는 전 직원의 근무 현황그리고 이번에 새로 업데이트된 “데스크”는 전사적으로 모두가 볼 수 있는 일종의 공지 게시판 같은 기능인데, 월례회의자료나 코로나 문진표 공유 등 주기적으로 전사에 공유하는 내용을 게시할 수 있어요. 회사 소식을 출근하자마자 확인할 수 있는 소통의 장인 셈이죠. 자료를 한 번에 모아서 볼 수 도 있고, 가끔 구성원들이 달아주는 댓글을 보면서 소소한 즐거움도 느낍니다. (웃음)
플러스엑스의 소통장 “데스크”플러스엑스는 하나의 기업으로서의 가치 그리고 디자인 가치의 배가(倍加)를 위하여 다양한 직군이 함께 협업하고 있습니다. 단순히 주어진 일만 해내는 것이 아닌, 문제를 해결할 수 있는 솔루션을 능동적으로 찾고 빠르게 적용해보는 집단입니다. 문제 해결을 위해 가장 먼저 움직이고, 기획과 디자인에 생명력을 불어넣는 DX팀에서 현재 새로운 멤버를 찾고 있으니, 많은 관심 부탁드립니다.
Plus 人(in)nspiration 릴레이 인터뷰는
매달 플러스엑스 브런치를 통해 발행됩니다.
