by
Dec 12. 2020
#13. 직장인 글쓰기는 노트에서 시작한다. (下)
직장인의 노트는 달라야 한다.
입사 후에 노트 작성법을 가르쳐 주는 선배가 없었다. 그냥 회사에서 주는 노트를 활용했다. 노트에 적어야 할 일이 생기면 몇 줄 끄적거렸다. 금세 노트는 메모로 가득 찼다. 한 해가 지나면 노트는 서랍 속으로 사라졌다. 새로운 노트가 또 생겼다. 중요한 내용을 적어 놓은 것 같은데 어디 적었는지 찾기 어려웠다. 중요한 메모 내용을 찾느라고 호들갑을 떨었다. 항상 불안했다. 항상 일에 쫓겼다. 필요한 정보는 제대로 관리되지 않았다. 상사의 지시는 여기 저기 적혀있어서 놓치기 일쑤였다. 사람에 대한 중요한 정보도 어디 적었는지 몰라서 그냥 사라져 버렸다. 직장의 일상이 정리되는 느낌이 아니었다.
답답해서 노트에 대해 공부했다. 우리보다 앞서가는 거인들의 노트 작성법을 공부했다. 2005년부터 시작한 노트 작성이 올해까지 이어지고 있다. 올바른 노트 쓰기를 꾸준하게 하면 직장인 성과에 영향을 미친다고 확신한다. 정보를 분류하고 관리하는 힘이 생긴다. 노트 쓰기는 직장인 글쓰기에 도움이 된다.
20년차 직장인의 노트 쓰기 노하우를 공유하기로 한다. 한 가지라도 마음에 울림이 있다면 내일부터 당장 실천해보라. 그것이 자기 혁명의 시작이다.
<게티이미지뱅크>첫번째, 시간관리 Chapter _ 당신만의 시간관리를 쓰라.
직장인에게 가장 중요한 3가지를 꼽으라고 한다면 반드시 들어갈 것이 '시간관리'다. 시간관리를 잘하는 사람들은 반드시 성과를 낸다. 꾸준하게 성과를 낸 사람은 직장에서 성공할 수밖에 없다. 당신만의 시간관리 기법이 없으면서 직장생활을 잘하기 바라고 있는가? 주식 시장에서 아무 주식이나 매수한 후에 대박나기를 기다리는 것과 같다.
시간관리에 대한 대가들의 조언들은 많다. 플랭클린 플래너, 라디어 캐롤의 <블랫저널>, 강규형 작가의 <성과를 지배하는 바인더의 힘>, 로타르 자이베르트의 <자이베르트 시간관리>, <시간을 정복한 남자 류비셰프>, 백기락의 <목표달성을 위한 석세스 플래닝> 등이 필자의 책장에 꽂혀있는 책이다.
대가들의 시간관리를 그대로 따라 하기보다는 자신만의 시간관리 방법을 만들어야 한다. 사람은 모두 다른 환경에 놓여있기 때문이다. 그래야 꾸준하게 할 수 있다. 필자도 처음에는 ‘플랭클린 플래너’로 시간관리를 시작했지만, 지금은 나만의 방법으로 시간을 적고 관리하고 있다. 필자의 시간관리 방법을 공유하기로 한다.
주간 단위로 일상을 관리한다. 20년 직장생활을 하면서 주간 단위로 업무와 시간을 관리하는 것이 가장 효율적이라는 것을 알게 되었다. 한 주의 핵심 활동, 개인 주요 활동, 자기 성장에 대한 목표를 정한다. 양면에 걸쳐서 7일을 등분하여 하루 일정을 관리한다. 매주 동일하게 반복되는 내용은 미리 양식에 기입하여 출력하여 사용하면 시간을 절약할 수 있다.
월간 단위로 빅이벤트를 관리한다. 월간 플래너에는 디테일한 업무 내용을 적기 어렵다. 지인의 생일, 주요 정기 회의 일정, 교육 일정, 연차 계획, 외부 약속, 마감 일정 같은 큰 일정들을 적는다. 자신에게 발생한 중요한 사건들을 적어둔다. 월간 단위로 정리한 내용은 나중에 기억을 더듬을 때 목차가 되어준다.
일 단위로 루틴을 관리한다. 이제 본격적인 노트쓰기다. 매일 한 장을 할애하여 노트 쓰기를 한다. 일 단위 노트의 왼편에는 매일 습관처럼 해야 하는 일들을 적는다. 기상시간, 독서, 건강습관, 운동, 공부, 동기부여, 매일 해야 하는 업무 같은 것들이다. 좋은 습관을 만드는 것은 쉽지 않다. 그러나 방법은 있다. 좋은 습관을 만드는 데 필요한 것이 2가지가 있다. 하나는 행동에 대한 ‘보상’이다. 다른 하나는 ‘체크’다. 매일의 습관을 실천하면 완료되었다고 체크 표시를 하는 것이다. 작은 쾌감이 있다. 소소한 중독성이 있다. 작은 실천을 했다는 만족감이 있다. 체크 표시를 하기 위해서 데일리 루틴(일일 습관)을 실천하게 된다. 생각대로 살지 않으면 사는 대로 생각하게 된다. 필자는 매일 20개의 데일리 루틴을 가지고 있다. 20개 루틴 중에 글쓰기도 있다. 매일 조금씩 쓴 글이 오늘 독자들과 나눌 수 있는 글이 된다.
일 단위 노트의 오른편에는 여백의 공간으로 만들고, 하루 동안에 일어나는 주요 내용을 기록한다. 상회의 결과, 하루 동안 내게 일어난 일, 느낀 점들을 적는다. 직장인의 일기라고 생각하고 쓴다.
필자는 2005년부터 직장인의 노트를 써오고 있다.두번째, 선배생각 Chapter _ 상사의 지시사항만 모아서 적어두어라.
필자는 함께 일하는 상사들의 생각과 지시사항을 모아둔다. 최고 경영층의 신년사를 적어두기도 한다. 주요 경영회의에서 나온 경영층 지시사항도 모아둔다. 글쓰기를 할 때 반드시 도움이 된다. 글쓰기의 독자가 되는 상사의 생각을 담을 수 있기 때문이다. 상사는 익숙한 내용에 끌리기 마련이다. 의사결정을 해야하는 순간에 익숙한 내용에 손이 가게 된다. 평소 상사의 생각을 적어두라. 보고서나 스피치를 쓸 때 상사의 생각을 반영할 수 있다.
세번째, 경영정보 Chapter _ 업무 정보를 써두라.
직장인이라면 자신의 업무 관련하여 평소 알고 숙지해야 하는 정보들이 너무도 많다. 외우고 있어야 하는 약어들은 어찌나 많은지... 회의 시간에 각종 약어들이 나오면 혼자만 모르는 것 같아 위축이 된다. 필자가 다니는 회사에서는 자동차 프로젝트명이 약어로 공유된다. YF, IG, HG, BD, HC처럼 차량 이름이 정식으로 명명되기 전에는 약자로 공유된다. 생산관련 주요 용어들도 약어로 공유된다. UPH, C/T, PDI, IQS, MH, HPV, WBS, PBS, MIP, KD… 암호가 따로 없다. 머리가 아플 지경이다.
신입사원 시절에는 각종 약어들을 혼자만 모르는 것 같았다. 회의에서 약어가 언급되면 위축되고는 했다. 선배 노트를 어깨너머로 보니, 약어들을 정리를 해두고 틈틈이 참고하고 있었다. 이후로는 업무 관련 정보들을 노트에 적어두고 활용하고 있다.
임금체계, 그룹사 현황, 사업계획, 주요 경제 지표 같은 내용들을 경영정보 란에 적어두고 활용하고 있다. 평범한 직장인이 모든 것을 다 기억할 수는 없다. 단순한 기억은 노트에게 맡겨라. 기록은 기억을 넘어선다. 당신은 창의적인 일에 몰입하면 된다. 보고 중에 당신의 상사가 '올해 회사의 사업목표 수치'에 대한 내용을 물어본다면 수첩을 펼치고 대답하면 된다. 외우고 있다면 좋겠지만 모든 정보를 다 외우고 있을 수는 없다. 내가 정보를 적절하게 관리하고 있다는 인상을 주면 된다. 상사는 당신의 오히려 꼼꼼함에 깊은 인상을 받을 것이다.
대관업무를 하는 최 선배는 수첩 속에 서울과 경기 지역의 주요 맛집을 빼곡하게 기록해서 관리한다. 지역별, 메뉴별로 정리를 해서 관리한다. 직접 방문했던 곳이나, 동료들이 추천한 장소들만 관리한다. 인터넷에 흘러 다니는 지나치게 많은 정보보다는 자신이 직접 경험한 살아있는 정보들을 기록한다.
인터넷을 조금만 서핑하면 각종 맛집이 나오기는 하지만, 최 선배는 아직도 노트에 자신이 가 본 맛집들을 기록하고 있다. 자신이 방문을 한 곳이기 때문에 그곳에는 스토리가 있다. 음식점을 추천하면서 스토리를 함께 들려준다. 최 선배의 경쟁력은 스토리가 있는 맛집 리스트이다. 임원들은 외부 약속이 있으면 항상 최 선배에게 예약을 부탁한다.
<게티이미지뱅크>네번째, 인적 자산 Chapter _ 사람쓰기를 하라.
사람에 대한 글쓰기를 하라. 직장생활에서 인간관계의 중요성은 아무리 강조해도 지나침이 없다. 당신의 주변 사람에 대한 이야기들을 써두어라. 데일 카네기는 <인간관계론>에서 대인관계의 핵심이 되는 비밀을 공개하고 있다. '사람의 이름과 정보를 기억하는 것이다. 누군가를 다시 만나게 될 때 그의 이름과 작은 정보들만 기억해도 상대방의 마음을 얻을 수 있다'고 이야기한다.
사람 쓰기는 가장 기본이 되고 강력한 일이다. 많은 사람이 실천하고 있지 않다. 쓰는 것이 번거롭기 때문이다. 귀찮기 때문이다. 다른 사람들이 쓰지 않는다면 당신에게는 기회가 된다. 할 수만 있다면 당신만의 경쟁력이 된다.
다른 사람과 대화를 하다가 알게 된 정보들은 기억을 해두었다가 노트에 쓰라. SNS를 통해 알게 된 상대방의 정보들도 적어두어라. 생각보다 많이 적을 수 있어서 놀랄 것이다. 생일, 배우자 생일, 자녀 나이, 자녀 학교, 경력개발에 대한 고민, 재테크 이야기, 새로 이사 간 집에 대한 일상, 함께 방문한 식당 정보, 취미, 관심사 등 그냥 소소하게 흘러가는 이야기들을 노트에 써두면 된다.
사람들을 볼 때마다 기록하고 기록하라. 필자는 사람들을 만나거나, 전화통화, 대화 중에 알게 되는 내용이 있으면 포스트잇에 메모해둔다. 노트에 '인적 자산'란을 만들어 두었다. 여기에 메모해 놓은 포스트잇을 모아둔다. 포스트잇이 쌓이면 노트는 지저분해진다. 적당하게 정보들이 모이면 컴퓨터 오피스 프로그램(엑셀)을 이용하여 정리한다. 이름을 기준으로 분류하여 정리를 하는 것이다. 정리하는 과정에서 그 사람에 대한 기억도 다시 떠오르게 된다. 이렇게 반복이 되면 당신 인간관계에 대한 정보가 제법 쌓이게 된다. 당신만의 인명사전이 되는 것이다.
자! 이제 활용을 해볼 시간이다. 오랜만에 다시 만나거나 업무상으로 통화를 하는 사람이 있는가? 당신만의 인명사전을 펼쳐서 그 사람에 대한 정보를 슬쩍 훑어본다. 5초도 걸리지 않는다. 이야깃거리들이 생긴다. '지난번에 이사 때문에 고민이 많았는데, 지금은 어떠냐?‘ ’아이들은 전학 간 학교에서 잘 적응하냐‘처럼 남들이 쉽게 기억하지 못하는 이야기들을 할 수 있다. 상대방에 관한 따뜻한 이야기들을 함께 나눌 수 있다. 상대방은 나를 기억해 주는 당신에게 빠져들 것이다. 이 세상에서 가장 소중한 이야기는 자신의 이야기이다.
'번거롭게 뭘 그런 것을 일일이 적어?'라고 생각하는가. 사람쓰기는 숙제가 아니다. 즐겁게 하면 된다. 사람쓰기를 하면 어색한 사람과의 만남에서도 대화를 주도할 수 있다. 할 말이 많아진다. 대화가 얼마나 즐겁겠는가. 특히 내성적이고, 대화를 잘하지 못하는 조용한 성격이라면 더 열심히 적어야 한다. 사람과의 만남이 기다려진다.
어떤 사람들은 필자를 만나면 디테일한 기억력에 놀란다. 어떻게 그것을 기억하고 있냐고 되묻는다. 따뜻한 관심에 고마워한다. 필자가 기억하는 것이 아니다. 손이 기억하는 것이다. 그저 귀로 들었던 것을 손으로 쓸 뿐이다. 20년 직장 생활을 하면서 이렇게 하는 사람을 본 적이 없다. 필자에게는 인간관계의 영업비밀이다. 다른 사람들이 하지 않기 때문에 의미가 있다. 지금이라도 시작해보자. 일단 노트에 사람쓰기를 하자. 그것이 또다른 글쓰기의 시작이다.
생일을 적어놓았다면 축하메시지를 보내주어라. 바빠지는 현대사회에서 제대로 생일을 못 챙긴다. 때로는 당신의 생일 축하가 그 사람에게 유일한 생일 축하인 경우가 생긴다. 이 글을 쓰는 오늘도 전부서 동료에게 생일 축하 메시지를 보냈다. ‘이제 생일을 축하해주는 사람이 필자 밖에 없는데 너무 고맙다’는 답신이 왔다. 하루에 30초씩만 투자하면 당신은 센스있는 사람으로 기억될 것이다. 당신 노트에 생일을 적기만 하면 된다. 틈날 때마다 적어 놓으면 소중한 정보가 된다.
조금 더 당신에게 의미 있고 소중한 사람이라면 생일에 케이크를 보내보라. 경험상 지인이 남자라면 아내 생일에 케이크를 선물하는 것이 더 효과적이다. 케이크 값이 아깝다고 생각할 사람이 있다면, 투자라고 생각하라고 하고 싶다. 원금손실이 절대 없는 사람투자이다. 주식 몇 주보다 가성비 높은 인간관계의 투자이다. 그리고 경험상 반드시 돌아온다. 케이크로 돌아오는 것이 아니라, 더 큰 것으로 돌아온다. 복리 수준이 아니라, 대박 수준으로 돌아온다.
얼마 전 친한 후배의 배우자 생일에 수제 케이크를 집으로 보냈다. 그 후배는 어디든지 가기만 하면 필자 칭찬을 하고 다닌다. 사람의 태도를 넘어서 필자의 업무 성과와 역량에 대해서도 칭찬을 한다. 바란 것은 아니지만 필자의 진심어린 관심을 받은 후배는 필자에게 보답하려 노력하는 것이다. 술을 사주는 선배들은 많다. 그냥 후배들에게는 술 사주는 여러 선배 중에 하나가 될 뿐이다. 그러나 배우자 생일에 케이크를 선물하는 선배는 이 세상에 하나밖에 없다.
영화배우 덴젤 워싱턴은 펜실베니아 대학교 졸업식 축하 연설에서 인생을 시작하는 후배들에게 이렇게 이야기했다. “가져본 적이 없는 것을 얻으려면, 결코 해본 적이 없는 것을 해야 한다.(To get something you never had, you have to do something you never did.)” 당신이 가져본 적이 없는 다른 사람의 관심과 이해를 바란다면 그동안 해보지 않았던 것을 해보아야 한다.
이제 사람쓰기를 하자. 다른 사람들과 나눈 이야기들을 당신의 수첩에 쓰자. 그 사람을 다시 만날 때는 그 사람의 스토리에서부터 이야기를 시작할 수 있다. 사람쓰기를 하지 않는 사람들은 만나면서 매번 다시 처음부터 대화를 시작한다. 수십 번을 만나도 관계는 같은 자리에 머무른다. 하지만 당신은 사람쓰기라는 무기를 가지고 있다. 이미 대화의 시작점이 남들과 다르다.
김병완 작가는 <한 번에 10권, 플랫폼 독서법>에서 에베레스트 베이스캠프 위치의 중요성에 대해 이야기한다. 2,000m 베이스캠프부터 오르기 시작하면 정상정복이 힘들다. 그러나 5,000m에 베이스캠프를 설치하면 정상을 도달하기 쉬워진다. 당신 주변의 동료들과 업무 파트너들의 이야기를 노트에 쓰기 시작한다면 인간관계의 정상 부근에 베이스캠프를 설치한 것이다.
직장인 글쓰기는 혼자만의 작업도 있지만, 동료 도움을 받아야 하는 경우가 많다. 관련 자료가 필요한 경우도 있다. 관련부서 담당자와 사람쓰기를 통해 친분이 있다면 관련 자료 협조가 용이할 수 있다. 사람쓰기를 평소에 해두면 급박한 글쓰기의 순간에 반드시 도움이 된다.
다섯번째, 최대한 정자체로 써라
직장인 노트쓰기에서 중요한 것 중의 하나는 최대한 정자체로 쓰는 것이다. 누구에게 보여주기 위해서 가 아니라 스스로 나중에 참고하기 위해서다. 휘갈겨 쓴 정보는 나중에 활용하기가 어렵다. 무슨 내용인지 스스로 쓴 글을 해독하다가 지친다.
글씨에 자신이 없다면 중요한 정보들은 컴퓨터를 활용하여 입력한 후 출력해서 관리하는 방법도 있다. 원노트나 에버노트와 같은 클라우드 기반의 메모장을 쓰는 것도 좋은 방법이다.
여섯번째, 노트를 단권화하라.
대학에서 사법시험을 준비한 적이 있다. 사법시험 준비의 핵심은 단권화 작업이었다. 여러 교과서를 이리 저리 뒤적거리는 것이 아니라, 한 권으로 볼 수 있도록 준비하는 것이다. 한 과목당 하나의 교재로 통일하는 것이다. 여러 교과서를 시험 전까지 들고가면 이도 저도 아니게 된다.
여러 노트를 사용하면 노트 찾다가 시간이 다 간다. 한 권으로 통일하는 것이 좋다. 계속해서 정보를 업데이트할 수 있도록 바인더 링을 사용하는 것이 좋다. 클라우드 기반의 온라인 노트에 기록하는 것도 단권화 방법 중 하나이다.
필자의 상사였던 김 상무는 메모광이다. 그의 수첩에는 경영층 지시사항들이 일자별로 빼곡하게 기록되어 있다. 경영층 지시사항에 대해서는 김 상무가 전문가이다. 경영층의 의중을 정확하게 읽어낸다. 경영층이 대충만 이야기해도 원하는 답을 가지고 간다. 꾸준한 노트쓰기가 흘륭한 임원을 만든 것이다.
김 상무의 수첩 뒤편에는 20명이 넘는 부하 직원 각각의 이름으로 페이지가 구분되어 있다. 직원의 관심은 무엇인지, 최근 진행한 성과는 무엇인지, 가족들 이야기, 영어점수 목표는 몇 점인지 꼼꼼하게 적혀있다. 팀원들에 대해 쓰고 또 쓴다. 직원들과 면담할 때면 자연스럽게 심도 깊은 주제를 가지고 대화가 진행된다. 팀원들에게 관심을 갖는데 팀원들이 리더를 존경하지 않을 수 있을까?
직장인의 글쓰기 훈련으로 좋은 것 중 하나가 업무 노트 쓰기이다. 노트는 하루 종일 직장인의 곁을 지키고 있다. 손만 뻗으면 적을 수 있다. 매일매일 적을 수 있다. 글쓰기 실력을 높이기 위하여 당신만의 노트를 써보라. <끝>
※ 이 글은 완성이 아닙니다. 열려있는 결론입니다. 어떠한 아이디어나 조언이라도 좋습니다. 언제든지 댓글이나 이메일로 말씀해주세요. 당신과 같이 이 글을 완성해나가겠습니다. 감사합니다. (quarterb@naver.com)
[참고] 필자가 쓰는 노트 이미지를 공유드립니다. 파워포인트로 양식을 만들어서 쓰고 있습니다. 필자가 쓰기 편하게 계속 바꾸어 지금의 모습으로 정착했습니다.
1. 주간 일정표 양식 (한 주간 일정을 관리합니다.)
2. 월간 일정표 양식 (굵직한 일정들만 적습니다.)
3. 일간 일정표 (주로 습관 실천, 주요 업무 진행, 지시사항, 메모를 적습니다.)
- 필자는 동기부여를 위한 문구/스스로를 위로하는 문구를 매일 손으로 써보곤 합니다.
