by
Dec 18. 2020
#17. 글쓰기는 보고에서 꽃을 피운다.
주 과장은 필자가 보아온 동료 중에 가장 보고를 잘하는 직원이다. 차분하게 잘 설명한다. 상황에 따라서 보고가 달라진다. 핵심만 설명하기도 한다. 필요할 때는 사례를 들어가며 세세하게 설명하기도 한다. 주 과장이 보고하러 가면 결재가 반려되는 경우가 많지 않다. 대부분 결재를 받아온다. 보고하는 스킬이 남다르다.
후배 중 최 과장은 글쓰기 고수이다. 글로 하는 일은 동료들을 압도한다. 팀장이나 실장에게 보고를 할 때면 자신의 생각을 제대로 이야기하지 못한다. 작성한 보고서를 그대로 읽는 경우가 많다. 고생해서 작성한 보고서가 빛이 바래는 경우도 생긴다.
직장인의 보고는 종합예술이다. 여러가지 상수와 변수들이 모여 상사에 대한 보고가 이루어진다. 글쓰기 내용, 보고 분위기, 보고 시 멘트, 보고자 시선처리, 상사와의 공감대 형성, 관련 부문의 협조, 보고자의 자신감 같은 요소들이 합쳐지는 것이 보고이다.
코로나19로 비대면 업무가 확대되면서 대면 보고의 중요성이 감소하기는 했다. 그래도 여전히 중요한 것이 보고하기 스킬이다. 보고하기 스킬을 잘 갖추면 당신의 글쓰기를 빛낼 수 있다. 직장생활의 고수들이 보고하는 것을 옆에서 지켜보았다. 책에서 얻는 지식이 아니다. 여기에 몇가지 노하우를 공유한다. 실전에 바로 적용할 수 있는 팁이다.
<게티이미지뱅크>첫째, 타이밍이 중요하다. 정말 중요하다
필자 경험에 비추어 보면, 타이밍에 따라서 상사의 결재여부가 결정되는 경우도 있다. 솔직히 좀 있다. 상사의 컨디션, 보고 당시 분위기도 중요하다. 상사가 경영진에게 질책을 당하고 온 경우라면 어떠한 보고라도 좋은 타이밍이 아니다.
이 차장은 주말을 넘기지 않기 위해 금요일 오후 퇴근 전에 던지듯 상사에게 보고를 했다. 보고를 받은 상사의 표정이 좋지 않았다. 상사는 추가로 수정을 하고 싶다. 주말에 잔업을 지시해야 한다. 상사들도 주말에 작업을 시키면 마음이 좋지 않다. 금요일 오후 퇴근 전에 일상의 보고라면 상관없다. 시간을 가지고 검토해야 하는 기획은 급하지 않은 경우라면 차라리 월요일에 하는 것이 좋다.
보고 사안이 이슈화되기 전에 보고가 필요한 경우도 있다. 문제가 생긴 후 뒤늦게 보고하면 뒷북이다. '재택근무 활성화 방안'을 검토한다고 생각해보자. 코로나19로 인해 재택근무에 돌입하기 전에 상사에게 보고가 되어야 한다. 실행이 되어야 한다. 이미 재택근무가 시행된 이후에는 아무런 의미가 없다. 보고서 수준보다 더 중요한 것이 타이밍인 경우가 있다.
둘째, 당신의 글을 당신이 먼저 믿어야 한다.
프랑스 약사 에밀 쿠에(Emile Coué)에게 친한 지인이 찾아왔다. 병원에 가지 못한 그 지인은 통증을 호소하며 약을 지어달라고 부탁했다. 쿠에는 이를 거절하지 못하고 인체에 무해한 포도당 알약을 거짓 처방해 주었다. 며칠 뒤, 그 사람이 찾아와 감사인사를 했다. 병원에 갈 필요도 없이 쿠에에게 받은 그 약을 먹고 깨끗이 나았다는 것이다. 환자의 약과 약사에 대한 믿음이 병을 치유한 것이다. 쿠에는 이 경험을 바탕으로 연구하여 '자기 암시법'을 창안하였다.
글쓰기에서 자기 암시는 중요하다. 자신이 쓴 글을 믿고 안 믿고는 엄청난 차이가 있다. 자신이 쓴 글을 믿어야 생명력을 얻는다. 위대한 글이 될 수 있다. 보고자가 믿음을 가지고 보고해야 실행으로 이어질 수 있다.
새로운 사업계획을 한 달 여에 걸쳐서 팀원들이 준비했다. 오랫동안 준비한 만큼 내용에는 자신있었다. 발표 경험을 준다는 의미로 박 대리에게 발표시켰다. 문제는 박 대리가 보고 내용에 대해 100% 자신이 없었다는 것이다. 보고를 받은 임원은 재검토를 지시했다. 보고 내용이 마음에 들지 않았는다는 것이었다. 직원들의 노력이 물거품이 되었다. 일부를 수정한 후에 사업계획에 대해 가장 확신을 가지고 있는 김 차장이 보고에 나섰다. 내용이 크게 바뀌지는 않았다. 임원은 새로운 아이디어라며 사업계획을 승인했다.
자신이 쓴 글을 믿지 못하는 보고자들이 있다. 상사를 설득할 수 없다. 매러비언의 법칙이 있다. 커뮤니케이션에서 언어가 차지하는 비율은 7%밖에 되지 않는다. 말의 뉘앙스 같은 청각적 요소가 38%를 차지한다. 표정, 태도 같은 시각적 요소가 55%라는 것이다. 아무리 잘 쓴 글이라고 하더라도, 보고를 하는 당신이 주저주저한다면 설득력이 떨어진다. 당신이 쓴 글은 당신이 먼저 믿어야 한다. 확신에 찬 말투와 당당한 자신감이 글을 빛나게 해준다.
<게티이미지뱅크>