[18] 월간? 주간? 일간? 어떻게 시간관리하시나요.
최 과장은 왜 항상 회의 시간을 잊을까?
최 과장은 마케팅팀과 신차 마케팅 전략에 대해 협의하기 위해 금요일 10:00시에 회의를 잡았다. 종이에 일정을 메모해서 책상 위에 올려두었다. 중요한 회의이니만큼 잊어버리지 않을 것이라고 생각했다.
마케팅 본부장이 전화가 왔다. 금요일 10:00시에 전기차 런칭 전략에 대해 이야기를 하자고 한다. 책상 위의 달력을 보니 따로 메모해 둔 일정이 없다. 10시까지 자료를 준비해서 임원실로 가겠다고 이야기를 했다.
금요일 10:00 마케팅 본부장에게 전기차 런칭 판매 전략에 대해 열심히 설명하고 있다. 5분쯤 지났을까? 갑자기 전화벨이 울렸다. 마케팅팀에서 연락이 왔다. 지금 다 모여있는데 왜 안 오느냐는 것이었다. 최 과장은 난감한 상황이다.
문제는 최 과장에게 이런 일이 반복된다는 것이다. 제대로 일정관리를 못하기 때문에 생기는 일이다. 직장인이 일정을 대충 종이에 적는 것은 절대로 안된다. 메모한 종이를 분실하면 반드시 문제가 생긴다. 이런 일이 반복되면 일 못하는 사람으로 인식되기 마련이다.
김 대리는 왜 항상 바쁠까?
김 대리는 '시간이 없다'는 말을 달고 산다. 회의 준비, 회의 참석, 회의 결과 정리, 주간 업무 정리, 사업계획 점검, 메일 회신, 협조전 작성, 보고서 작성을 하다 보면 하루 24시간이 부족할 지경이다. 야근은 기본이다. 주말에 나와서 일하지 않으면 일이 밀려서 처리하기가 힘들다. 일을 척척해내는 다른 선배들을 보면 신기할 노릇이다.
직장인들은 항상 바쁘다고 생각한다. 그런데 정작 8시간의 근무시간 중 40% 정도의 시간만 집중한다는 연구결과가 있다. 4시간도 안 되는 시간만 일에 집중하는 것이다. 실제로 자신이 하루 종일 일에 집중하는 시간을 적어보라. 적다 보면 4~5시간을 넘기는 것도 쉽지 않다는 것을 알게 될 것이다.
많은 시간들이 낭비되고 있는 것이다. 기획서 작성 중에 걸려온 전화 대응하느라고 시간을 보낸다. 갑자기 전송된 이메일을 보고 회신하느라고 시간을 보낸다. 타 부서에서 찾아온 동료와 커피 한 잔, 담배 한 대를 피우다 보면 시간이 훌쩍 지나간다.
시간은 관리하지 않으면, 계획하지 않으면 빛의 속도로 흘러가버린다. 시간관리 전문가 중에는 업무 시작 전에 그날 일을 미리 계획하는데 15분만 사용하면 평소보다 3시간 가량을 업무에 더 집중할 수 있다고 한다. 시간 계획이 필요한 이유다.
어떻게 시간/일정관리를 해야 하는가?
시간관리는 어떤 방식이 가장 효율적일까? 시간관리는 보통 월간계획(Monthly Plannig), 주간계획(Weekly Planning), 일간계획(Daily Planning) 3가지 방식이 있다.
1. Monthly Plannig (월간 일정관리)
월간 일정관리는 월간 달력을 활용하여 일정을 관리하는 방식이다. 필자 주변을 보면 보통의 직장인들이 가장 많이 하고 있는 일정관리 방식이다. 연초에 회사에서 지급되는 탁상 달력을 활용하기도 한다. 다이어리 속에 있는 월간 달력을 이용하기도 한다. 자신의 스타일에 맞춰서 제작하여 쓰는 경우도 있다.
책상 달력<수첩 속 비밀>의 저자 '미사키 에이치치로'는 '월간 일정관리'가 효율적이라고 이야기한다. 한 달의 스케줄을 전체적으로 파악하는 것이 일정을 짜기 쉽다고 한다. 시간을 관리하기에 가장 효율적이라고 이야기한다.
필자의 경우는 MS오피스 프로그램(파워포인트)으로 내 업무 스타일에 맞춰서 만들어 사용하고 있다.
회의 일정, 점심/저녁 약속, 출장 일정, 주요 보고 일정을 적어두면 된다.
2. Weekly Planning (주간 일정관리)
한 페이지 양 면에 1주를 한눈에 볼 수 있도록 편집한 방식이다. 유명한 주간 일정관리 노트로는 3P바인더, 플랜커스, 오로다 PDS다이어리가 있다.
한 주간의 흐름을 볼 수 있는 장점이 있다. 제대로 시간을 사용한 날과 그렇지 않은 날을 시각적으로 비교해 볼 수 있다.
<3P바인더 위클리 페이지>
김 부장 부서 중국 직원들은 주간단위로 일정관리를 하고 있다.3. Daily Planning (일간 일정관리)
매일 한 장씩 일정을 관리하는 방식이다. 회사 업무용 다이어리에서 많이 볼 수 있다. 가장 유명한 노트로 <플랭클린 플래너>가 있다. 하루의 To do List를 적고 우선순위에 따라 실행하게 하는 방식이다.
플랭클린 플래너 데일리 페이지
지난 직장생활 24년 동안 Monthly Plannig, Weekly Planning, Daily Planning를 모두 해보았다.
3가지 방식에는 각각 장단점이 있다. 3가지 방식 모두 열심히 사용해 보고 느낀 장단점이다.
4. 복합형 일정관리
각각의 장단점이 명확하다. 그래서 일 잘하는 사람들을 들여다보면 3가지 방식 중 2가지 방식을 병행하여 사용하는 경우가 많다.
① 월/주 복합형 : 월간형 + 주간형 일정관리
큰 일정은 월간으로 관리하고, 디테일한 과제 및 업무들은 주간형으로 관리하는 방식이다. 월간 / 주간관리의 장점을 모두 가져올 수 있다. 다만, 양이 많은 메모는 별도의 공간이 필요하다.
② 월/일 복합형 : 월간형 + 일간형 일정관리
큰 일정은 월간으로 관리하고, 디테일한 과제 및 업무들은 매일 한 두 페이지를 할애하여 관리하는 방식이다. 플랭클린플래너와 블랫저널에서 강조하는 방식이다. 블랫저널에서는 이를 각각 먼슬리 로그(Monthly log), 데일리 로그(Daily log)라고 칭한다.
③ 주/일 복합형 : 주간형 + 일간형 일정관리
이렇게 관리하는 사람은 많지 않다. 월간 일정관리를 포기하기는 어렵다. 주간 일정관리와 일간 일정관리에 겹치는 부분이 많다.
④ 월/주/일 복합형
월간 / 주간 / 일간 일정을 모두 쓰는 방식이다. 비효율적이다. 실제로 2년간 이렇게 관리를 해보았다. 월/주/일 복합형으로 쓰게 되면 노트를 쓰는 것이 일이 되어버린다. 노트 쓰기가 부담이 된다. 쉽게 지쳐버린다. 여기저기 정보가 혼재되어 있어 일정관리가 산만해질 수 있다.
노트 쓰기에 미치지 않았다면 절대로 추천하고 싶지 않은 방식이다.
4가지 방식을 모두 사용해 보았다.
필자에게 가장 적합한 방식은 월간/일간 단위로 관리하는 방식이었다.
일정 관리에 정답은 없다. 자신의 생활 습관과 환경, 일하는 스타일에 맞는 방식이 있기 때문이다.
유명한 3P 바인더의 Weekly Plan도 오랫동안 써보았지만 필자에게는 잘 맞지 않는 옷이었다.
당신은 어떤 스타일의 일정 관리가 맞는가?
