[19] 월간 플래너는 이렇게 쓴다.
Monthly Plan
나만의 월간계획표
김 부장의 경우는 오피스 프로그램(파워포인트)으로 자신의 업무 스타일에 맞춰서 만들어 사용하고 있다. 회사에서 배포하는 수첩의 속지에도 월간 계획표가 있기는 하지만 사용하기에 불편하다. 나만의 스타일이 있기 때문이다.
월간계획표를 직접 만들어 사용하면 3가지 장점이 있다.
첫째, 자신의 업무스타일에 적합한 양식을 만들 수 있다.
일 단위에 메모할 수 있는 줄 갯수, 한 주를 일요일에 시작할 지, 월요일에 시작할 지를 본인 스스로 정할 수 있다. 개인적으로는 한 주의 시작을 월요일부터 시작하는 월간 계획표를 선호한다. 직장인의 한 주 시작은 월요일이기 때문이다. 한 주 시작을 일요일에 배치하면 주말 일정이 한 눈에 들어오지 않는다. 여행처럼 주말(토/일)을 함께 하는 일정이 있다면 떨어진 공간에 각각 적어야 하는 불편함이 있다.
첫째, 매년 또는 매월 반복되는 일정을 미리 기록해둘 수 있다.
지인 생일을 월간계획표에 한 번 입력해두면 매년 반복해서 적지 않아도 된다.
직장인은 주단위, 월단위로 반복되는 일들이 있다. 매번 반복되는 월간보고/회의, 주간 보고/회의, 급여 마감, 판매 마감보고 같은 일정들이다. 미리 입력을 해두면 매번 적을 필요가 없다. 해당 날짜에 움직이기만 하면된다. 필자의 경우 매월 18일은 주재원 급여를 입력하는 날이다. 매월 30일은 인원 현황을 본사에 보낸다. 매주 금요일 4시는 주간회의가 있다. 잊어버리지 않는다. 월간 플래너에 이미 입력되어 있기 때문이다.
셋째, 리셋(Reset)이 가능하다.
어떤 달은 월간 계획표를 제대로 쓰지 못해서 엉망이 되는 달이 있다. 계획대로 되지 않아서 덕지덕지 메모를 할 수 밖에 없는 달이 있다. 쳐다만 봐도 짜증이 날 정도로 엉망으로 적히는 달이 있다. 맞춤형 월간 플래너를 사용하다면 다시 출력하면 된다. 엉망으로 정리되었던 월간 플래너늘 파기하고 상쾌한 기분으로 새로 정리하면 된다. 일하는 기분이 달라진다.
월간 플래너에는 주요한 일정을 메모한다.
① 월별 주요 예상 일정 (회의, 미팅, 식사약속), 주요 행사/이벤트 등을 적는다.
- 매달/매년 반복되는 일정은 미리 입력하여 두면 매달 따로 적을 필요가 없다.
② 지인 생일을 적어둔다.
생일을 미리 적어두면 해당 날짜에 축하할 수 있다. 요즘은 '카카오톡'에 '생일을 맞은 친구'가 떠서 상대적으로 중요성이 떨어지기는 했지만, 월간 플래너에 생일을 미리 입력해두면 생일 즈음에 미리 생일을 축하할 수 있다. 생일 축하를 받은 지인들은 놀란다. 월간 플래너에 이미 입력이 되어 있는 지인 생일을 보고 축하해주면 그만이다. 나에게 의미있는 사람이라면 월간계획표에 입력을 해두고 생일에 축하를 해보자.
③ 약자를 활용한다.
약자를 활용하여 적어두면 월간 계획표를 깔끔하게 관리할 수 있다. 계획의 시인성이 높아진다. 필자는 6개의 약자를 활용하고 있다.
- M 회의/미팅 (Meeting)
- D 석식 (Dinner)
- E 이벤트 (Event)
- 出 출장 (出場)
- T 주요 과제 (Task)
- R 업무보고 (Report)
③ 포스트잇(Post it)을 적절하게 활용한다.
확정되지 않는 일정, 미정인 일정을 적어야 할 때가 있다. 이런 경우는 포스트잇을 활용하여 월간플래너에 매모를 해주어라. 일정이 확정되면 그래도 두면 되고, 일정이 취소되거나 연기되면 포스트 잇을 페기하거나 다른 일정으로 옮겨주기만 하면 된다.
월간 플래너에는 모아두면 개인의 역사가 된다.
매달 작성하는 월간 플래너는 연단위로 파일링을 해둔다. 개인의 살아있는 역사가 된다.
"그 일이 언제 있었지?"하면서 찾아야 하는 경우가 있다. 이럴 때는 월간 플래너를 살펴보면 단번에 알 수 있다.
매월말 지난 한 달을 리뷰하는 시간을 갖는 것이 좋다. 한 달간 무엇이 잘했는지, 무엇이 아쉬웠는지, 다음 달에는 어떻게 개선할 것인지를 적어본다. 피드백을 해야 성장이 있다.
