보고서에 혼을 담아라.
명품 보고서에는 진심이 담겨있다.
화려한 정 차장의 보고서
마케팅팀 정 차장은 <신차 런칭 마케팅 전략>을 준비하고 있다. 이전 마케팅 전략 자료들을 뒤적거렸다. 좋은 참고 자료들이 많았다. 이것 저것 기존 자료들을 짜깁기했다. 보고서가 제법 그럴듯하다. 백 여장이 넘는 두툼한 보고서가 준비되었다. 화려한 보고서다. 정 차장은 보고서 작성 결과에 만족했다. 사장님을 모시고 마케팅 전략 보고회를 진행했다.
보고회에 참석한 사장님의 실망한 표정이 역력했다. 사장님이 정 차장에게 일침을 가한다.
"정 차장! 기획안에 여러 가지 내용이 담겨있네. 그럴듯해 보이지만, 이거다 싶은 전략이 없네. 우리 가슴이 뜨겁지가 않아! 우리가 가슴이 뜨거워지지 않은데 고객 마음에는 어떻게 다가가겠는가? 다시 검토하세요."
다른 직원이 재검토하라는 지시가 내려왔다. 정 차장은 성과를 올릴 절호의 기회를 놓치게 되었다.
불타는 열망이 담긴 담백한 보고서
인사팀 김 과장은 <직원 승진 제도 개선안>을 검토했다. 평소 회사 승진 제도가 개선되어야 한다는 소신을 가지고 있었다. 드디어 김 과장에게 승진 제도 검토의 기회가 주어진 것이다. 기존 참고 자료를 충분하게 검토했다. 현장으로 달려갔다. 직원들 이야기를 들었다. 직접 소통하고 직원들의 목소리를 보고서에 담았다. 보고서에 진심을 담았다. 이번에 승진 제도가 개선되지 않으면 언제 다시 기회가 올 지 몰랐다. 절박감을 가지고 보고서 작성에 임했다.
엄청난 개선을 제안한 것은 아니었다. 핵심이 되는 부분을 개선하자고 경영층에 제안했다. 오랫동안 고질적이었던 문제점을 해결해 보자는 방안이었다. 경영진에게도 큰 부담이 되는 내용은 아니다. 승진 제도에 대한 발상만 바꾸면 되는 것이었다. 그럼에도 김 과장에게는 직원들이 만족할 것이라는 확신이 있었다. 직원들이 생각이 담겨있었기 때문이다.
승진 개선안이 발표되자 회사 직원들은 열광했다. 회사 인사 정책에 불신이 일시에 해소되었다. 이직을 염두에 두고 있던 우수 인재들이 잔류하는 분위기로 돌아섰다. 공정한 승진 정책은 직원들에게 동기부여가 되었다. 김 과장의 혼을 담은 보고서는 큰 반향을 일으켰다. 상사도 김 과장의 공을 인정하여 연말 고과에서 최고점을 부여했다. '승진 제도를 잘 개선했다'는 사장님의 칭찬은 덤이었다.
보고서는 머리로 쓰는 것이 아니다. 가슴으로 쓰는 것이다.
지난 직장 생활동안 수 천 장의 보고서를 썼다. 팀장이 된 후는 직원들이 쓴 수 백 건의 보고서를 검토했다. 좋은 보고서는 공통점이 있다. 좋은 보고서에는 보이지 않는 힘이 있다. 보고자의 마음을 느끼게 한다. 진심이 담겨있다. 이런 보고서는 반드시 실행이 된다. 실행 후에 긍정적인 결과물을 만들어낸다. 보고서 작성자는 이 보고서로 인해서 좋은 평가를 받게 된다. 어떻게 하면 이런 보고서를 쓸 수 있을까?
첫째, 우문현답.(우리의 문제는 현장에 답이 있다.)
보고서에는 현장의 목소리가 담겨있어야 한다. 인터넷이나 기존 좋은 자료를 짜깁기해서 보고서를 작성할 수도 있다. 이런 보고서는 화려하다. 보고서 비주얼에 압도 되기도 한다. 막상 꼼꼼하게 검토해보면 '이거다!' 싶은 내용이 없다. 그냥 좋은 말 대잔치다. 현장의 목소리가 담겨있지 않기 때문이다. 이런 보고서가 현장에 적용되면 문제는 더 커진다. 현장의 반발을 사기도 한다. 예상치 못한 부작용을 일으키기도 한다. 좋은 보고서는 현장의 마음과 목소리를 담아야 한다.
둘째, 보고서 결과에 대한 강렬한 믿음이 있어야 한다.
신차 런칭 전략에 대한 보고서를 작성한다고 생각해 보자. 신차 런칭 전략이 실행되는 결과를 상상해야 한다. 신차 런칭 전략이 성공할 수 있다는 강렬한 믿음이 있어야 한다. 보고자가 보고서를 믿지 않으면 상사를 설득할 수 없다. 상사도 설득하지 못하는 데 고객을 설득할 리 만무하다. 좋은 보고서는 작성자의 강렬한 믿음이 담겨있다.
셋째, 불타는 열망으로 보고서를 쓰자.
위 사례에서 김 과장은 <직원 승진 개선안> 보고서를 작성했다. 김 과장이 작성한 보고서 포맷은 촌스러웠다. 보고서 문구가 세련된 것도 아니었다. 불타는 열망을 가지고 있었다. 승진제도를 바꾸어보겠다는 김 과장의 뜨운 열망이 상사에게 전달되었다. 상사는 즉시 승인했고, 회사에 긍정적인 반향을 일으켰다. 열망이 담긴 보고서는 좋은 결과를 만들어낸다.
지난 직장생활 24년간 보고서를 썼다. 보고서 짬이 제법된다. 보고서를 잘 쓴다. 김 부장이 작성하는 보고서가 남다르다는 평가도 받고 있다. 보고서를 통해 수많은 일들을 이루어냈다.
후배들은 김 부장이 작성한 보고서를 달라고 하기도 한다. 김 부장 보고서를 참고하고 배우고 싶다고 한다. 물론 나도 그랬다. 좋은 보고서를 참고했다. 그러면 좋은 보고서가 만들어지는 줄 알았다. 머리로 쓰는 보고서다.
지금은 보고서 초안이 완성되면 스스로에게 물어본다.
'가슴이 뜨거운 지, 실행될 것이라는 강렬한 믿음이 있는지...'
진심과 뜨거운 열망을 담은 보고서는 상사를 설득할 수 있다. 동료, 고객을 감동시키는 명품 보고서가 된다.
