의사록을 공증 받아야 하는 경우는 언제일까요?
모든 주주총회/이사회 의사록에 대해서 공증을 받아야 하지는 않아요.
모든 주주총회 의사록과 이사회 의사록들에 대해서 반드시 공증(인증)을 받아야 하는 것은 아니에요. 다만, 등기신청서에 의사록을 첨부할 경우에는 반드시 공증인의 인증을 받고 그 인증 정본을 첨부하여야 합니다. (공증 법인 제66조의 2)
공증이 필요한 이유는 의사록에 기재되어 있는 내용이 모두 사실인지 확인하여 분쟁을 막고, 법적인 효력을 지니기 위함이에요!
의사록의 인증 절차는 이렇습니다.
우선 공증의 방법은 크게 2가지로 나눌 수 있어요.
첫 번째는, 공증인이 직접 주주총회 개최 장소에 참석해서 의결 절차와 내용이 의사록의 내용과 일치하는지 확인하는 방법이에요.
두 번째는, 당해에 의결을 한 사람 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 사람 또는 그 대리인으로부터 의사록의 내용이 사실인지에 대해서 진술을 듣고 공증을 행하는 방법이에요. (공증인 법 제66조의 2)
두 번째의 경우 필요정족수 이상의 사람(즉, 주주/이사)이 직접 공증인 앞에서 진술할 수도 있고, 필요정족수 이상의 사람으로부터 위임받은 대리인(법무사)이 공증인 앞에서 진술할 수도 있어요. 만약 대리인이 공증인 앞에서 진술함으로써 인증을 대신하는 경우는 필요정족수 이상의 사람들로부터 공증 위임장에 인감도장을 날인 받고, 인감증명서를 첨부하는 방식으로 그들로부터 정당하게 위임을 받았는지를 확인하게 됩니다.
보통 어떤 방식을 선택할까요?
대부분의 경우 상장회사를 제외하고 공증인이 직접 회의에 참여하여 의사록을 인증하는 경우는 드물어요. 대개는 의결에 필요한 정족수 이상의 사람으로부터 위임받은 대리인(통상 법무사)에 의해 대신 인증을 하게 됩니다.
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