관리자가 기대하는 팀원의 모습
팀을 운영하는 관리자의 입장에서는 아무래도 팀이 조금 더 효율적으로, 효과적으로 운영되길 바랄 수밖에 없습니다. 제 경우에서도 마찬가지로 팀원들이 제가 원하는 흐름대로 따라와주길 기대하는 부분들이 있는데요. 이런 것들 중에서 제가 가장 중요하게 생각하는 몇 가지를 꼽아보았습니다.
저는 팀원이 두 번 일하는 것을
싫어합니다.
팀원이 무엇을 만들든 간에 결국 관리자의 검토는 필수적으로 따라오게 됩니다. 어떤 형태의 결과물이라도 팀을 대변하는 문서로 돌변하게 되기 때문인데, 관리자는 팀원이 만든 결과물이 팀 외부로 공개되어도 괜찮은지를 검토할 필요가 있습니다.
이때 관리자는 팀원이 불필요한 시행착오를 하지 않도록 업무의 방향을 잡아주고, 효율적인 업무 방법을 가이드해주는데요. 이러한 팀 내부의 커뮤니케이션을 효과적으로 진행하기 위해서는 팀원이 항상 머릿속에 담고 있어야 할 내용이 있습니다.
"나는 지금 완벽한 결과물을 만드는 것이 아니다."
실제로 제가 팀원에게 내보내는 가장 많은 피드백은 바로 "자꾸 100점짜리를 나한테 가져오려니까 이러는 거야."입니다. 팀원의 입장에서는 더 좋은 결과물을 만들고 싶은 욕심도 있을 것이고, 본인을 어필하기 위한 다양한 노력을 하고 있을 테니 한 장짜리 간단한 보고서를 쓸 때도 관리자가 기대하는 것보다 많은 시간을 소비하는 경향이 있습니다. - 물론 제 경험적인 이야기일 뿐 모든 팀원들이 그렇지는 않을 겁니다. -
어차피 관리자의 입장에서는 사원 또는 대리에게는 딱 그 정도 수준의 결과물을 기대하지 그 이상의 결과물이 나올 것이라는 생각은 하지 않습니다. 그리고 시간을 더 들이더라도 결과물의 수준이 비례해서 높아진다고도 생각하지 않습니다. 이미 관리자는 팀원이 겪었던 다양한 시행착오를 겪은 입장에서 똑같은 모습을 보고 싶지 않아할지도 모르겠습니다만은, 이런 모습을 보는 관리자도 성격에 따라서는 고역일 수도 있지요.
어쨌든 저는 팀원의 중간 작업물에
관심이 많습니다.
제 경험 안에서는 업무 과정에서 불필요한 고민을 제거하고, 잘못된 방향으로 진행되는 것을 막기 위해 가장 좋은 방법은 팀원이 업무를 진행하는 동안 계속해서 중간 결과물을 체크해주고 주석을 달아주는 것이 가장 효과적이었습니다.
사실 이러한 과정이 옳다고 단정할 수는 없지만, 제가 조금만 더 수고스럽게 일을 할 수 있다면 팀의 업무 효율을 극대화시킬 수 있는 좋은 솔루션이 될 수 있다는 것이 제가 나름대로의 관리자로서 가지는 시행착오에서 얻은 결론입니다.
저는 팀원이 스스로 이해한 업무에 대해
제게 다시 설명하는 것을 선호합니다.
제가 업무에 대한 설명을 하고 지시를 내리는 과정에서 미묘한 표현의 차이로 인해 제가 원하는 만큼 설명이 되지 않거나 업무 방향이 틀어지는 일은 매우 쉽게 일어나는 상황이라고 봅니다. 제가 말하는 방식에 대해서 팀원이 완벽히 이해할 수 있다고 생각하면 그건 말하는 사람 스스로의 자만심이 아닐까 싶습니다.
제가 처음부터 끝까지 설명을 마친 다음에는 항상 설명을 들은 팀원 한 명 한 명을 붙잡고 제가 설명한 내용의 요점을 간단하게 말해보라고 합니다. 여기서 제가 기대한 대답에서 크게 벗어난다면 저는 다시 조금 더 쉽게, 차근차근 설명을 이어가는 방법을 택합니다.
물론 이 과정 자체가 회의 시간을 늘리는 주범이 될 수는 있겠지만, 2~3번의 회의를 더 해야 하는 상황을 방지할 수 있다면 지금 당장의 회의 시간이 두배로 늘어나더라도 결과적으로는 효율적인 시간 활용이 될 것입니다.
그리고 두 번째로 팀원에게 확인하는 것은 이해한 것을 바탕으로 어떤 방법으로 이 업무를 처리할 것인지를 제게 설명하도록 요구합니다.
예를 들어 어떤 제품을 마케팅하기 위한 방법을 제게 설명하라고 한다면, 그 과정에서는 시장에 대한 사전 조사의 방법과 조사 범위, 벤치마킹의 범위 등을 선행작업으로 진행하고자 한다는 대답을 기대하고 물어보는 것이죠. 만약 제가 생각했던 방법과 크게 차이가 난다면 - 혹은 업무의 정석에서 벗어나는 - 그 이유를 확인하고 제가 이해가 되는 범주 안에서 타당한지를 검토하는 단계를 거치며, 도저히 좋은 결과물이 나올 수 없겠다는 판단이 설 경우에는 구체적인 업무 진행 방법을 가이드해주는 형식으로 업무 지시를 내립니다.
매우 번거로운 절차이긴 하지만 이러한 과정이 계속해서 반복되다 보면 점점 팀원의 업무 이해도는 높아질 것이며, 업무를 위한 방법에 대한 고민 역시 깊어진다고 생각합니다.
팀원의 업무 처리 시간은
관리자가 알아야 할
매우 중요한 정보입니다.
팀을 관리하는 입장에서 팀원의 업무 스케줄 관리는 매우 중요한 부분입니다. A라는 팀원이 업무를 할당받고 그 업무가 언제 끝나는지 관리자가 모른다면 그 관리자는 팀 관리를 매우 소홀히 하고 있거나 운영 능력 부분에서 심각히 재고가 필요한 사람이라고 볼 수 있습니다.
각각의 팀원이 주어진 업무의 분배는 물론 모든 업무가 어떤 스케줄로 어떻게 자신에게 피드백이 오는지를 계속해서 숙지해야 하는 것이 관리자의 가장 큰 역할 중 하나로 볼 수 있습니다.
반대로 팀원은 본인이 업무 할당이 되었다면 해당 업무를 언제까지 완수하고 보고할 것인지를 스스로 판단해서 관리자에게 보고하는 것이 좋습니다. 처음에는 막연하게 느껴질 수도 있겠지만 본인 스스로가 맡은 업무의 강도를 사전에 계산해보고 실제로 시작 전에 구체적으로 업무 진행 모습을 머릿속으로 시뮬레이션할 수 있는 훈련이 가능하기 때문에 반드시 권하고 싶은 방법 중 하나입니다.
여기서 팀원은 절대로 시간을 여유 있게 설정하면 안 되는 게, 어차피 관리자는 스스로가 기대하는 업무 일정이 있어서 그 기한을 많이 벗어날 경우 팀원에 대한 신뢰도만 떨어뜨리는 결과를 줄 수 있습니다.
거꾸로 너무 타이트한 일정으로 보고할 경우 팀원 스스로가 약속한 일정을 깨뜨리는 결과가 되기 때문에 충분히 업무에 대한 시뮬레이션을 해보고 보고하는 것이 좋습니다. (다만 관리자는 그 시간을 길게 기다려주지 않습니다.)
업무를 진행하다 보면 다양한 트러블이 팀 내부에서 일어나기 마련입니다. 이러한 과정에서 관리자와 팀원 간의 업무 조율을 매우 중요하다 할 수 있는데요. 관리자가 기대하는 부분들에 대해 팀원이 조금 더 숙지하고 있다면 더 나은 업무 커뮤니케이션이 될 수 있으리라 생각합니다.
