업무에 반드시 필요한 3가지 키워드
Why? How? When?
일을 하다 보면 상사에게 업무 지시를 받을 때도 있고, 부하직원에게 업무를 지시하는 경우도 있습니다. 어떠한 상황에서도 실무자와 관리자 모두가 잊지 않아야 하는 몇 가지 키워드가 있는데요. 그중 가장 중요한 키워드 3개를 이야기해볼까 합니다.
WHY?
업무의 기본은 내가 지금 맡은 업무를 "왜" 하는가를 고려해야 합니다. 현재 나에게 주어진 Task가 어떤 의도로 나에게 왔는지, 전체 사업에서 어떤 역할을 맡게 될 것이며, 나의 업무 결과물에 따라 어떤 영향을 미칠 것인지를 생각하지 않는다면 지금 작업하고 있는 Task의 방향이 흔들릴 수도 있습니다.
쉽게 생각을 해보면 지금 제가 시장 조사를 위한 설문지를 만들어야 하는 업무를 맡았을 때 이 업무의 결과물에 실제 Task의 의도가 있지 않을 경우 사업에 필요한 정확한 업무 결과물을 내어놓을 수가 없습니다. 실제 Task의 목적은 어떤 소비자층이 제품을 구매할 수 있는가?라는 의도를 갖고 있었는데, 제가 10대~20대의 소비자들이 선호하는 브랜드를 조사해서 보고할 수도 있는 거니까요.
물론 극단적인 예시를 들었지만 사소한 업무 커뮤니케이션의 미스는 전체 사업 방향에서 적지 않은 영향을 미친다는 것을 고려해보면 작업자는 본인의 포지션이 무엇이든 현재 나에게 주어진 Task가 왜 주어진 것인지, 왜 필요한 것인지를 생각하고 작업을 하는 것이 좋습니다.
HOW?
작업을 지시받은 입장에서 가장 먼저 고민해야 할 부분이기도 하고, 상급자를 설득하는 방법으로 가장 추천하면서 가장 필요로 하는 키워드가 바로 HOW입니다. 일단 작업을 지시받은 뒤에 어떤 결과물이 나올 것인지는 작업자가 어떤 방법으로 업무를 수행할 것인지에 대한 계획을 알면 상급자는 어렵지 않게 상황이나 결과를 유추해 낼 수 있습니다. 대부분은 이미 겪어온 길이니까요.
이 과정에서 상급자는 작업의 방향이 정확한지, 예측된 결과물을 기대할 수 있는지 등을 고려할 수 있으며 잘못된 방향으로 작업을 진행한다면 빠르게 업무를 조율해 주면서 불필요한 인력과 시간, 비용 손실을 줄일 수 있습니다.
이는 팀 간의 Co-Work에서도 매우 중요한데요. 단순이 "내가 이런 업무를 하고 있다" 보다는 "내가 이런 업무를 이렇게 하고 있다"라고 할 때 추후 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고, 각자의 업무 시간을 조금 더 확보할 수 있다는 이점이 있습니다.
WHEN?
이제는 제게 습관이 되어버린 것 중 하나가 제 상급자의 업무 지시가 있을 경우 "이 작업은 언제까지 결과물을 보고해야 합니까?"라는 질문을 하는 것입니다.
이 하나의 질문을 통해 상급자가 생각하는 사업의 일정을 일부라도 확인할 수 있으며, 작업의 기한을 명확하게 정의할 수 있기 때문에 제가 다른 업무와 함께 지시받은 작업의 일정을 조정할 수 있다는 장점이 있습니다. 상급자 역시 보고받을 수 있는 일정을 협의해둔 상태이기 때문에 해당 일정에 맞추어 사업을 진행할 수 있습니다.
단순이 업무 지시에서 "네" 또는 "아니오" 같은 단답형으로 작업자의 답이 끝나버린다면 결국 서로가 가장 중요한 업무 스케줄링에 필요한 정보를 얻을 수 없기 때문에 작업이 착수된 이후 끊임없는 커뮤니케이션 미스는 물론 사업 스케줄에도 영향을 줄 수 있습니다. 특히 수시로 작업 지시가 내려오고 보고가 반복되는 실무진의 입장에서는 시간이 흐를수록 일정 컨트롤이 안되기 때문에 본인의 업무가 비교적 난이도가 낮은 상황에서도 실수가 생길 수 있습니다.
위에 3개의 키워드를 꼽아봤습니다만, 이 외에도 작업자가 스스로 무슨 일을 하는지를 고민하는 시간 역시 매우 중요합니다. 제가 언급한 키워드는 제 경험에서 골라본 중요한 키워드로 추려낸 내용이니만큼 이 외에도 실제 실무에서 필요한 키워드는 더 다양할 것입니다.
키워드가 중요한 이유는 간단합니다. 각자의 업무는 실제로 사업 전체를 두고 보았을 때 극히 일부에 불과한 작업이기 때문에 결국 다른 직장 동료 또는 파트너, 팀, 기업 간의 교류에서 업무의 혼선을 피하기 위해 상호 숙지가 필요한 영역이 있고, 이를 간략하게 함축해서 설명할 수 있기 때문입니다.
누군가와 업무 커뮤니케이션을 진행하고, 협업이 필요해진 순간이 오면 자연스럽게 업무의 분배가 이루어질 텐데요. 내가 해야 하는 업무를 어떤 의도로 진행하는지, 왜 필요한지를 숙지하고 언제까지 어떤 방법으로 수행할지에 대한 협의만 명확하게 이루어진다면 협업의 과정에서 불필요한 손실은 최소한으로 줄여나갈 수 있을 것입니다.
물론, 약속한 일정을 지켜내는 것은 당연히 기본으로 전제해야겠지요.
모든 현업 종사자들의 건승을 바랍니다.
