PPT 작성할 때 지켜야 할 것들
파워포인트는 다들 껌이죠?
우리는 제안서도 계속 만들고, 보고서도 만들고.. ppt는 마치 불알친구 같은 친밀도를 자랑하며 마케터의 삶에 깊숙하게 녹아들어 있습니다.
물론 다른 툴을 활용하시는 분들(인디자인이나, 키노트나, 일러스트나..)도 계시겠지만 그래도 아직까지 보편적인 제안과 보고에서는 파워포인트가 가장 많이 활용되고 있습니다.
이번 글에서는 파워포인트를 좀 더 있어 보이게 만들어주고, 읽기 편하도록 만들어주는 몇 가지 포인트를 정리해보았습니다.
제발 폰트는 고딕! 고딕! 고딕으로!!
폰트는 전체적인 문서의 가속성을 좌우하는 가장 중요한 요소입니다. 윈도 기본 폰트인 '맑은 고딕'체를 사용하는 것도 나쁘진 않지만 심미적인 요소를 조금 더 높이고 싶다면 다른 고딕체 폰트를 활용하는 것도 좋은 방법입니다.
명조체, 바탕체 등의 셰리프 폰트는 가독성 측면에서 좋은 선택이 아닙니다.
다만, 문서의 유형에 따라서 명조체가 더 나을 수 있는데요. 대표적인 게 공문서 작성 등이 있습니다.
하지만 제안서나 보고서 등의 문서에서는 가독성과 심미성을 어느 정도 잡아줄 수 있는 폰트가 더 나으며, 이때 가장 실패하지 않는 폰트를 골라보면 결국 고딕체로 귀결되곤 합니다.
본인 스스로가 심미성에 자신이 없다면 고딕체 안에서 선택하는 것을 권장합니다.
라이선스 프리 폰트로 '나눔 고딕', 'Noto Sans' 등의 폰트를 추천합니다.
각각의 폰트는 목적에 따라서 쓰임새가 다르다는 점을 잘 숙지하여 용도에 맞는 폰트를 활용하는 게 좋습니다.
3의 법칙
심리학에서 흔히 말하는 3의 법칙은 같은 이야기를 3명이 할 경우 그 말에 신뢰성을 가져다주고 행동으로 옮길 수 있도록 도와준다고 말하는데요. 문서 작성에서도 3의 법칙 비슷한 게 있습니다.
대부분의 사람들은 뇌 구조 자체가 3개를 초과하는 것을 쉽게 기억하지 못한다고들 합니다. (과학적 근거에 대해서는 넘어갑시다. 저도 사실 잘 몰라요.)
문서에서 해야 할 말 또는 하고 싶은 말이 있다고 할 때 1페이지 안에 가급적이면 3개 이하의 다른 내용이 들어가도록 하는 것이 좋습니다.
예를 들어 제품의 장점이 5개 정도 있다고 하더라도 가장 중요한 요소 3가지를 중점적으로 소개하고, 나머지는 다른 항목 또는 다른 페이지에서 다루는 방식으로 완급 조절 + 집중도를 높이는 방법을 쓰는 것을 권장합니다.
무지개 컬러는 지양합시다.
문서에서 너무 많은 색상을 사용할 경우 읽어야 할 내용과 강조하는 내용의 경계가 점점 모호해집니다. 가능한 폰트 색상은 1가지만 사용하고 강조색 1~2개 정도를 활용하는 것이 좋습니다.
이는 도형이나 배경 등에서도 동일하게 적용되는데, 전체적인 색상이 계속해서 변화할 경우 어느 지점에서 집중해야 할지 판단하는 것이 어려워집니다. 전체 문서에서 중요한 내용을 독자가 집중해서 읽기 원한다면 정말 중요한 지점에서만 강조색을 활용하는 것이 좋습니다.
문서를 처음 작성할 때 본인이 사용할 색상을 사전에 정하고 팔레트를 저장해 두고 사용할 경우 조금 더 편하게 문서 작성이 가능합니다.
흐름을 만들고 작성하세요.
제안서, 보고서 등.. 대부분의 문서는 목적이 있습니다. 그리고 해당 문서를 읽을 대상이 정해져 있는 경우가 대부분인데요. 문서의 목적에 맞는 흐름을 먼저 계획하고 문서를 작성하는 것이 좋습니다.
첫 페이지(표지)부터 차근차근 만들어가는 방법보다는 메모장을 활용해 내가 문서에서 하고 싶은 말을 써가면서 전체적인 흐름을 잡아나가는 것이 좋습니다.
예를 들어 내가 어떤 제안을 해야 한다면 제안의 목적과 내가 할 수 있는 것과 제품에 대한 이야기 등등을 일단 마구잡이로 써보는 것이죠.
무작정 많이 쓰다 보면 내 머릿속의 생각 정리는 물론 어떤 것이 앞으로 가고 삭제되어야 하며, 추가할 내용이 무엇인지가 보이기 시작합니다.
여기까지 되었을 때 파워포인트에서 각 장표에서 다룰 말을 먼저 "텍스트"로 배치하고 다시 흐름을 살펴보는 방식으로 작성하는 것이 좋습니다.
마스터와 가이드를 적극 활용하세요.
1페이지에서 문서를 읽고 난 후에 다음 페이지에서 서브타이틀의 위치가 달라진다거나 미묘하게 텍스트 박스가 오른쪽으로 이동하면 심리적으로 불편해질 수 있습니다. (예민하지 않다면 넘어갈 수도 있겠지만요.)
문서는 깔끔하게 정리될수록 읽기가 편해지고 집중도를 높일 수 있습니다.
가급적이면 마스터나 가이드라인을 그려서 각 항목이 삐뚤삐뚤하게 보이지 않도록 하는 수고를 들이는 것이 좋습니다.
제안서는 업무를 진행하기 전에 그 사람의 실력을 판단할 수 있는 수단이 될 수 있습니다.
보고서는 실제 내용을 보기 전에 결과물을 예상할 수 있는 지표가 될 수 있습니다.
내용이 중요한 건 당연하지만, 그 내용을 적절한 호흡으로 전달하는 것만으로도 내용의 가치는 달라질 수 있습니다.
