행사기획자가 고려해야 하는 의뢰인의 고충
행사기획자라면 반드시 알아야 할 것
행사기획자는 어쩌다 떠밀려 행사를 맡게 된 담당자가 걱정하는 것, 두려워하는 것이 무엇인지 공감하는 자세가 필요합니다.
1) 업무량이 적은 담당자는 없다
어떤 기업 단체에서도 행사를 맡은 담당자가 업무량이 적은 것을 본 적이 없습니다.
자신의 부서에서 본연의 업무가 엄연히 존재합니다. 행사는 본래 업무에 가중 또는 추가 업무인 셈이죠.
즉. 행사기획자는 담당자의 행사 관련 업무량을 최소화하는데 노력해야 합니다. 기획요소들에도 담당자에게 부담을 주는 것은 배제합니다.
예를 들어 어떤 프로그램 진행을 위해 담당자가 내부적으로 무언가를 조사하고 만들고 취합해야 한다면 그 기획안은 상부에 보고되지 못하고 사라질 수도 있습니다.
문서의 형식이나 내용도 보고하기 쉽게 구성하는 것도 요령입니다.
예를 들어 기본적으로 제공되지 않는 폰트를 사용한 문서는 담당자로 하여금 폰트를 다운로드하고 설치해야 하는 숙제를 주는 것이지요.
2) 담당자는 불안해한다.
'이번 행사 잘못되면 1년 내내 욕먹어요.'
담당자는 행사의 전문가가 아니예요.
따라서 행사기획자의 시선에서 쓴 기획안은 담당자에게 난해하게 느껴지거나 불가능해 보일지도 모릅니다. 안전하지만 즐겁게 목적을 달성할 수 있는 행사를 원합니다.
따라서 행사기획자의 파티 기획안은 이해하기 쉬워야 하며 이는 세밀한 설명과 적절한 이미지로 커버할 수 있습니다. 담당자가 쉽게 이해하고 재미있겠다고 느껴지는 기획안이 계약을 위한 다음 단계로 넘어갈 수 있답니다.
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