#9. 문제 해결 보고서를 써주는 생각정리
문제 해결을 위한 보고서는 가설 검증과 로직트리를 활용하면 된다.
“ 한 해의 가장 큰 행복은 한 해의 마지막에서 그 해의 처음보다 훨씬 나아진 자신을 느낄 때이다. ” - 톨스토이
○ 문제 인식 : 세부적으로 쪼갠 후 뭐가 문제인 지부터 파악하자
피부에 트러블이 생기기 시작했다. 일로 인한 스트레스 때문인 것 같다. 트러블을 해결하기 위해 우리가 선택할 수 있는 방법으론 두 가지가 있다. 피부과 의사에게 받는 표면적 치료와 식습관 개선을 통한 생활의 변화이다. 두 방법의 차이는 무엇일까?
이 둘의 차이는 표면적인 해결이냐, 근본적인 해결이냐다. 식습관을 바꾼다면 트러블이 생길만한 환경이 만들어지지 않는다. 반면에 피부과 치료만을 받는다면, 해결되지 않은 식습관 때문에 다시금 트러블이 생길 수 있다. 이처럼 문제의 근본적인 원인을 해결하지 않는다면 그 문제는 또다시 발생할 수 있다.
직장이라고 다를까? 아니다. 직장도 똑같이 문제가 발생하고, 해결방안을 찾기 위해 끊임없이 노력한다. 그러나 대부분 표면적인 문제만 해결하고 끝낸다. 이런 방식은 근본 원인을 해결하지 못해서 도돌이표를 찍어낼 것이다. 그럼 근본 원인을 해결하려면 어떻게 해야 할까? 문제를 나누면 된다.
문제 요소들을 표로 정리해서 중요도나 위험도 등을 비교해보자. 항목당 수준을 숫자보다는 기호를 활용하면 우선순위를 정하는 게 한결 쉬워진다. 그럼 어떤 부분이 핵심 원인인지 보일 것이다.
원인 분석 매트릭스원인 분석 매트릭스를 보면 살이 찌는 문제에 대한 원인을 분석하고 있다. 기호를 활용하면 그 차이가 숫자보다 더 잘 느껴진다. 각 기준별로 우선순위를 정해두면, 어떤 원인을 중점적으로 해결해야 하는지를 명확히 알 수 있다.
문제 원인을 파악하는 방법으로는 로직트리를 활용할 수도 있다. 핵심문제를 주제로 두고 무엇이 문제인지, 왜 문제인지, 어떻게 해결할지를 생각해 보는 것이다.
원인 분석 로직트리○ 가설 검증 : 무작정 들어가지 말고 가설을 세우고 들어가라.
가설이란, 사전적 의미로 알려지지 않은 원인에 대한 추측이다. 한 가지 요소를 가정하여 ‘이 현상은 ㅇㅇ 때문에 일어나는 것이다.’라는 식으로 추측하는 것이다. 마찬가지로 문제 해결을 할 때, ‘ㅇㅇ를 한다면 해결될 것이다.’라는 식의 가설을 설정하자. 그 후, ㅇㅇ에 해당하는 활동을 하고서 정말 해결이 되는지 검증하면 된다. 여기까지의 과정을 두고 ‘가설 검증’이라고 한다.
가설 검증은 대체 왜 하는 걸까? 가설 검증을 하게 되면 얻게 되는 이점이 있어서다.
① 수집하고 분석할 자료의 범위가 좁아진다. 원인을 해결할 수 있는 요소로 추정되는 것들만 수집할 수 있어 시간을 아낄 수 있다.
② 어떤 방식으로 분석할지 결정하기가 쉬워진다. 수집할 정보의 특성이 예측 가능해서 단순히 비교할 것인지, 통계적으로 분석할 건지를 사전에 판단할 수 있다.
③ 결과를 어느 정도 짐작해볼 수 있다. 가설 검증은 가설이 맞는 것인지 증명하는 활동을 하는 것이다. 결과를 이미 예상하고 있는 것이다. 검증만 되면 그 결과를 토대로 보고서로 녹여내기만 하면 된다.
가설 검증을 활용하면, 문제 해결이 더 쉬워진다. 반면에 가설 검증을 안 하면 애초에 수집해야 할 정보의 범위부터 너무 넓다. 그만큼 시간이 과도하게 들어갈 수 있는 것이다.
○ 논리 구성 : 로직트리를 통해 보고서의 뼈대를 만들어라.
가설 검증을 통해 원인을 알아냈다면, 다음은 논리를 구성하면 된다. 로직트리를 통해 보고서의 뼈대를 만들고, 각 뼈대에 살을 붙여주는 것이다.
일반적으로 문제 해결 보고서는 현실태/문제점을 먼저 소개하고, 각각의 해결방안과 어떻게 할 것인지에 대한 계획을 말해준다. 앞의 그림처럼 로직트리 형태의 틀 안에 수집한 정보나 생각들을 넣어보자. 이렇게 논리를 구성하고 나면 보고서에 글로 옮겨 적기만 하면 된다. 단, 이 때도 지켜야 할 기본적인 규칙들이 있다.
○ 실전 작성 : 두괄식, MECE, 일관성 등 기본적인 규칙을 지키자.
로직트리를 활용하여 논리까지 구성했다면 글로 옮겨내는 일만 남았다. 글로 옮길 때도 기본적으로 지켜야 할 3가지 규칙이 있다. 두괄식 전개와 MECE, 그리고 일관성을 지키는 것이다.
1. 두괄식 전개
보고서도 글쓰기이기 때문에, 서론에서 결론을 넌지시 던져줘야 한다. 보고서로 치면, 현실태/문제점 이전에 ‘개요’ 부분을 추가하여 무엇에 관한 일인지를 먼저 말해주는 것이다. 이렇게 하면, 보고받는 사람은 지금 어떤 내용을 보고받을 것인지를 직관적으로 알 수 있다. 또한, 어떻게 해결해낼 것인지 궁금증도 유발해낼 수 있다.
2. MECE, 누락과 중복 없이
지켜야 하는 것 중에 MECE라는 것이 있다. 영어로는 ‘Mutually Exclusive Collectively Exhaustive’라고 하는데, 말 그대로 빠지거나 똑같은 내용이 중복되지 않도록 작성하는 것이다.
만약, 앞서 봤던 로직트리 내용으로 보고서를 작성했는데 해결방안과 추진계획이 똑같이 ‘간식 개수를 줄인다’ 라면, 어떤 생각이 들겠는가? 똑같은 내용이 불필요하게 두 번 쓰여 성의 없다고 느껴지지 않겠는가? 또 다른 예로, 문제점이 3가지인데 해결방법에는 2가지 해결책만 나와있다면 어떤 느낌이 들까? 다른 하나는 생각해보지도 않은 것처럼 보인다. 누락이 생기는 것이다.
이처럼, 중복이나 누락이 생기면 보고자의 노력뿐만 아니라 보고서의 완성도도 부족해 보인다. 결국 다시 써오라는 잔소리만 들을 상황을 스스로 만드는 것이다. 열심히 쥐어짜 내 만들어갔는데 잔소리만 듣고 나왔을 때의 심정은 다들 알 것이다. 기운 내자.
3. 일관성 지키기
보고서를 봤을 때, 어딘가 불규칙하다면 보는 사람 입장에서도 불편하다. 보고서는 개조식(■, ●, *, ※ 등) 형태와 일정과 같은 수치적인 내용을 많이 사용한다. 그런데 보고서에 들어간 기호들이 제 일련의 규칙 없이 멋대로 쓰인다면 어떻겠는가? 난잡해 보이지 않겠는가?
일관성을 지키는 방식은 어렵지 않다. 그저 같은 단위에는 같은 기호를 사용하면 된다. 이는 다음 예시들을 통해 보도록 하자.
① 개조식 일관성 예시
안 좋은 예(왼), 좋은 예(우)② 표현 일관성 예시 (잘못된 예(왼), 좋은 예(우))
안 좋은 예(왼), 좋은 예(우)○ 생각정리도구를 활용하면 문제 해결은 식은 죽 먹기다.
문제 해결 보고서를 만드는 방법을 알아봤다. 나 같은 일반인도 이 방법을 통해 비교적 쉽게 보고서를 만들어 낼 수 있다. 당신이라면 더 잘 해낼 것이다. 문제가 발생했다면 위의 방법들을 한번 적용해보자. 굳이 디지털로 하지 않아도 된다. 원인 분석 매트릭스든, 로직트리든, 그저 손으로 슥슥 그려보는 것만으로도 큰 도움이 된다. 지금부터 바로 시작하자. 우리도 문제 해결 보고서의 대가가 될 수 있다.
