컨퍼런스 콜과 친해질 수 있는 방법
컨퍼런스 콜.
퇴근을 늦추거나 출근을 앞당기는 요망한 것? 아니면 갈고 닦은 나의 영어 실력을 보여줄 수 있는 좋은 기회? 왠지 조용히 있어야 할 거 같은 그런 시간? 컨퍼런스 콜은 어떤 걸까요?
컨퍼런스콜의 정의는 한 집단 이상의의 전화 응답자에게 음성이 들어간 전화를 하고 싶을 때 사용하는 콜입니다.(위키피디아 참조).
다시 말하면 한 번에 한 곳 이상으로 전화를 하고 싶을 때 사용하는 콜이라는 것이죠. 물론 One-to-One 으로도 컨퍼런스 콜을 많이 합니다. 이 때는 약속된 컨퍼런스 콜 번호로 입장해서 내선번호를 누르고 카운터 파트들과 만나고요.
사실 컨퍼런스 콜이 꺼려지는 이유는 영어로 의사소통을 해야 할 때 전화 목소리만으로 의사소통하기 때문에 내용 파악이 다 안 되는 경우가 많기 때문입니다. 회사 안에서 얼굴 보고 한국말로 얘기해도 저 사람이 무슨 말하는 지 모를 때가 종종 있는데 얼굴도 안 보이는 상대와 영어로 얘기하니 더 힘들지 않나요?
하지만 컨퍼런스 콜의 실체를 조금 들여다보면 그렇게 무서운 괴물 같은 애는 아닙니다. 결국 비즈니스 상에서 존재하는 이슈에 관해 협의를 하던 지, 아님 합의를 하던지, 아니면 보고를 누가 누구에게 하던 지 이 정도 상에서 벗어나지 않거든요. 컨퍼런스 콜의 목적을 생각하면 부담감을 예전보다는 많이 내려놓을 수 있습니다.
어느 부서에서 컨퍼런스 콜 하나요?
그럼 어느 부서가 컨퍼런스 콜을 할까요?
모든 부서가 컨퍼런스 콜을 할 수 있습니다. 단지 팀마다 진행하는 컨퍼런스 콜의 성격이 많이 갈라지죠.
가령 영업팀의 경우는 판매물량 및 출하 시기 관련한 미팅을 많이 하구요. 마케팅팀은 시장 sizing 및 판가 setting 관련해서 고객이나 해외법인과 컨퍼런스 콜을 진행합니다. 그 외 재무팀은 해외법인의 분기나 연도 실적, 개발팀은 개발 일정 혹은 기술 관련 대응을 위해 컨퍼런스 콜을 진행해야 하죠.
이 중 어떤 미팅은 간헐적으로 진행하는 컨퍼런스 콜이지만, 영업이나 마케팅 같은 경우는 정기적으로 진행되는 경우도 많습니다. Quarterly, monthly 심지어는 bi-weekly 등으로 진행되는데 이럴 때는 컨퍼런스 콜에서 자주 언급되는 표현이나 대화 진행 메커니즘을 익혀놓으면 진행하기가 훨씬 수월하답니다.
컨퍼런스 콜은 어떻게 하는 건가요?
그럼 컨퍼런스 콜은 어떤 순서로 진행되는 걸까요?
컨퍼런스 콜의 순서는 보통 다음과 같이 이뤄집니다.
1. 컨퍼런스 콜 접속
보통 컨퍼런스 콜 넘버가 이메일로 사전에 공유되는데요. 1-xxx-xxx-xxx / #xxxx
미국이라고 가정하면 국가번호 1을 치고 다음 번호를 입력하면 “Welcome to conferencing call xxx”이런 소리가 나온 후 “press extension code”라는 소리가 나옵니다. 그러면 #버튼 누른 후 그 뒤 4자리 숫자를 입력하면 사전에 약속된 컨퍼런스 콜로 입장하게 됩니다. 그 후 counterpart가 접속하면 이제 컨퍼런스 콜의 시작입니다.
2. 인사 및 참석인원 소개
이제 컨퍼런스 콜 관련자들이 참석하면 각자 가볍게 인사를 합니다. 업무회의기 때문에 자기소개는 생략도 가능하고 아니면 간략하게 내가 누군지 혹은 자기 소개 및 팀원 누구와 있다고 얘기해도 됩니다.
Hello, This is xxx from yyy team. I am with xx 부장님, yy 과장님 등. 그리고 상대편에서도 누구인지 소개를 하고 나면 이제 본격적인 컨퍼런스 콜입니다.
3. 주관자 Agenda Retouch
먼저 컨퍼런스 콜의 주관자는 회의 논의 내용인 Agenda를 간략하게 언급하는 게 효율적입니다. 명확한 Agenda 공유 및 쓸데없는 Agenda가 들어가게 되면 업무도 비효율적이지만 counterpart가 나를 바라보는 업무의 credit도 낮아질 수 있거든요.
For starter, I’ d like to touch with xx, yy, and zz agendas. / I’d like to tackle down with xxx agenda.
4. Agenda 논의
이제 본격적인 Agenda를 논의하는 부분입니다. 앞에 잠깐 언급하였듯이 크게 일의 내용과 범위를 협의, issue가 되는 부분을 합의, 혹은 어떤 내용을 전달/보고 하는 게 주요 골격이기 때문에 회의 때 써먹기 좋은 표현들이 몇 개 있습니다.
I’d like to clarify the issue on xxx (어떤 이슈를 확실히 짚고 넘어갈 때)
The flip side of it is that xxx (그 이슈에 반박하는 다른 내용을 말하고자 할 때)
Both of us need to make consensus on xxx (합의하고자 하는 내용이 있을 때)
5. Recap -> 7. 이메일로 Recap 사항 공유
바로 위만큼 중요한 부분입니다. 퇴근도 일찍 못 하고 실컷 얘기했는데, 다음날 상대편에서 나는 그런 얘기한 적 없는데? 이러면 참 곤란하거든요. 엇갈린 점을 다시 얘기하려면 컨퍼런스 콜을 또 해야 하고, 다시 컨퍼런스 콜 잡으려면 우리 팀 높은 분들이나 그쪽 높은 분들 또 입장하는 일정 잡으려면 정말 회의실로 불려가서 정신교육받는 거죠 뭐.
그래서 이런 일을 방지하려면 마법의 단어를 외쳐야 합니다. “Recap”
I’d like to recap today’s meeting / Let me recap today’s meeting
And I will share recap through email.
이렇게 말하면 됩니다. 그럼 회의하면서 서로 합의, 협의했던 내용을 다시 확인하고 그 확인사항을 이메일로 보내면 되는 거죠. 이러면 안심하고 퇴근할 수 있습니다.
저는 정기적으로 컨퍼런스 콜을 하는 편인데 위의 순서를 따라서 진행했었습니다. 물론 늘 하는 멤버끼리 얘기하면 인사 소개나 팀원 소개는 없고 바로 어젠다 간단히 확인하고 회의 들어가지만 양 쪽간 의사결정을 내려야 해서 임원분들이 참석하면 참석인원 소개를 하는 게 좋습니다. 그래야 상대방도 누가 들어왔는지, 회의의 경중도 확인할 수 있습니다.
누구 말을 이해하기 제일 어려울까요?
컨퍼런스 콜 진행하면 어느 나라 사람 말이 가장 안 들릴까요?
저는 미국 사람, 인도 사람들과 컨퍼런스 콜을 주로 했었습니다. 난이도는 미국 사람 쪽이 훨씬 쉬운 편이었어요. 미국 사람들의 발성은 약간 울리는 특성 때문에 전화 상으로 말하다 보면 약간 놓칠 수도 있는 부분이 있지만 slow down 하면서 진행하면 생각했던 것보다 어렵지 않아요.
특히 면접을 준비하듯이 해당 agenda에 관해 counterpart가 무엇에 대해 말할지 생각해놓으면 회의도 더 편하게 진행이 된답니다. 다만 기술적인 내용이나 정보를 전달받을 때는 집중해서 들어야 하고 필요할 때는 녹취도 하는 게 나중을 위해서 정말 유리하답니다.
인도 사람들은 그 특유의 발음과 억양에 익숙해져 있지 않다면 시간이 걸립니다. 그리고 이 분들은 미국 사람들 못지않게 아니면 더 빠르게 말하기 때문에 문장들이 슉슉 지나갑니다. 인도분들과 컨퍼런스콜 하시는 분들은 유튜브 같은데서 인도 억양과 친숙해질 수도 있지만 시간이 걸립니다….
컨퍼런스 콜은 회사생활을 하다 보면 언젠가는 마주쳐야 할 process입니다. 회사생활을 하면서 만나는 팀 미팅과 다를 바가 없으니 컨퍼런스 콜 대화의 반복 패턴에 익숙해지면 다들 무리 없이 진행하지 않을까요?
