기획자의 필수 협업 툴
클로바인 시작하기
프로 일 잘러가 될 수 있는 '클로바인' 사용기
하나의 프로젝트를 시작하면 프로젝트 일정, 업무, 커뮤니케이션, 파일 관리 등 신경 써야 할 부분이 너무 많습니다. 저와 같은 서비스 기획자, PM, 프로젝트 관리자뿐만 아니라 프로젝트를 하는 모든 분들은 공감하실 텐데요. 그래서 반드시 효율적인 프로젝트 관리를 할 수 있는 협업 툴이 필요합니다.
이전에 분석했던 협업 툴 Jira 같이 많이 쓰이는 노션, Asana, 토스랩의 잔디, 네이버 웍스 등 다양한 툴이 있는데, 최근 개발 프로세스 방법론에 대해 공부하면서 더 효율적인 업무 관리를 할 수 있는 툴을 알아보던 중 '클로바인'을 알게 되었습니다.
클로바인은 클라우드 서비스 기반으로 대용량 파일이나 프로젝트 산출물 등을 저장하고 관리할 수 있으며, 프로젝트 이슈, 요구사항, 협업을 효율적으로 진행하고 마인드 맵, 간트 차트, 칸반 보드 등 체계적으로 관리하는데 필요한 기능을 사용할 수 있는 툴입니다.
아래 링크에서 사용해 보실 수 있습니다.
1. 클로바인 시작하기
클로바인을 사용하기 위해 먼저 계정을 만들고, 프로젝트의 워크스페이스를 생성합니다.
2. 템플릿 설정
클로바인 워크스페이스를 생성할 때 다음과 같은 프로젝트 템플릿을 선택할 수 있습니다.
클로바인의 프로젝트 템플릿은 다양하게 구성되어 있습니다.
복잡해서 따로 공부를 하고 설계해야 하는 디자인 씽킹 프로세스, 린 방법론까지 쉽게 활용이 가능하고, 애자일 방식도 업무 중심과 단기 일정으로 나워져 있어서 기간 설정이 필요한 스프린트는 업무 중심, 단기간에 빠르게 우선순위대로 처리가 필요한 일은 단기 일정으로 사용하면 효율적인 업무 관리가 가능합니다.
그리고 템플릿을 사용하지 않고 자신만의 프로젝트 방식으로 구성이 가능하며, 템플릿을 사용해도 커스터 마이징이 가능해 원하는 방식대로 변경할 수 있습니다.
클로 바인 템플릿 설정 화면
다양한 프로젝트 템플릿 종류프로젝트 템플릿을 설정한 다음, 릴레이션 템플릿을 선택할 수 있습니다.
릴레이션은 업무에 필요한 양식을 작성, 저장, 관리할 수 있는 기능인데 프로젝트 워크 스페이스 생성 시
미리 양식 템플릿을 선택할 수 있습니다.
프로젝트 생성 후 사용해보면서 개인적으로 릴레이션 기능이 정말 유용하다고 생각했습니다.:)
클로바인 릴레이션 템플릿 설정그리고 프로젝트 권한을 설정한 후, 프로젝트에 참여하는 구성원을 이메일로 초대하고 워크스페이스를
생성합니다.
3. 프로젝트 개요 및 현황 관리
어떤 프로젝트든지 구성원들 간 공감할 수 있는 목표, KPI, OKRs를 협의하고 결정해서 공동의 미션으로 생각하는 과정이 필요합니다. 클로바인에서도 개요 화면에서 팀원들 간 결정한 규칙, 목표를 작성하고 관리할 수 있습니다. 또 오른쪽에 활동 로그가 기록되어 자신이 한 업무, 팀원들의 진행 과정들을 알 수 있습니다.
프로젝트 개요 화면그리고 프로젝트 진척도, 각 태스크 별 진행률, 팀 구성원 간 진행률 등을 시각화하여 한눈에 쉽게 확인할 수 있는 대시보드가 있습니다. 저와 같이 프로젝트를 관리 혹은 리더, 여러 프로젝트를 담당하시고 계신 분들에게 매우 필요한 기능인 것 같습니다.
프로젝트 현황 화면4. 태스크
클로바인을 사용해보면서 많은 도움을 받은 부분이 바로 태스크 탭에 있는 마인드 맵, 간트 차트, 칸반 보드 기능입니다. 이미지로 보이는 것처럼 태스크가 굉장히 디테일하게 구성되어 있습니다. 사실 다른 협업 툴은 프로세스를 직접 설계를 해야 해서 시간이 많이 들고, 불필요하거나 과도한 태스크를 작성하는 경우가 많은데 클로바인은 확실하게 가이드해주니까 효율적이고 편리했습니다.
특히 마인드 맵 기능은 업무를 단순 리스트업 하는 것이 아니라 마인드 맵 구조로 되어 있어
업무 간 관계 및 우선순위 파악에 용이하고, 큰 분류 안에 세부 업무까지 한눈에 알 수 있어서 좋았습니다.
저는 평소 UI 기능 정의, 아이디어 도출을 할 때 마인드 맵을 사용 하는데 클로 바인에서도 프로젝트 태스크를 구조화하고 정리할 수 있었네요.
마인드 맵 왼쪽 부분에 태스크 파인더 메뉴가 있는데 '나의 태스크'를 통해 각자 할당된 업무를 따로 확인할 수 있고, 어떤 태스크를 찾을 때 일일이 스크롤하면서 찾지 않아도 '검색 기능'으로 태스크 키워드나 담당자 이름, 상태, 기간으로 필터링해서 찾을 수 있습니다. 해당 UX 구성하신 분이 사용자가 겪는 불편함을 잘 알고 기능 설계를 하신 듯합니다.
태스크 마인드 맵 화면그리고 각 태스크 클릭 시 오른쪽 세부 설정 메뉴를 볼 수 있습니다.
업무 진행 상태를 카테고리 화해서 컬러 별 상태 구분이 가능하고, 간트 차트, 칸반 보드에서 자동으로 분류가 되어 있어 편리합니다. 해당 설정 메뉴에서 할 일을 리스트업 할 수 있고, 릴레이션에 관련 파일을 연결해서 태스크 별로 바로 작성하고 저장할 수 있습니다. 클릭 한 번으로 업무와 관련된 모든 정보를 확인할 수 있어서 정말 효율적인 관리 툴이라고 생각합니다.
이건 진짜 꿀 기능이라고 생각되었던 기능은 우선순위와 평가 점수를 자유롭게 설정할 수 있는 부분인데요 항상 업무 우선순위를 결정하고 중요도 높은 업무부터 진행해야 하는 PM은 이걸 정하는 것부터 어려움을 겪을 때가 있는데, 중요 점수를 미리 정해두거나 팀원들이 점수를 평가해준다면 프로젝트를 효율적으로 관리하는데 큰 도움이 될 것 같습니다.
태스크 마인드 맵 -세부 설정 화면간트 차트는 마인드 맵에서 작성했던 태스크의 일정 순으로 나와 놓칠 수 있는 태스크들을 확인하고 관리할 수 있습니다. 관련 있는 업무 일정끼리 서로 연결 지을 수 있고, 단축, 지연, 추가 사항을 표시하여 프로젝트 현황을 쉽게 파악할 수 있습니다.
태스크 간트차트칸반은 애자일 방법론 중 하나로 프로젝트에서 자주 사용되는 관리 도구입니다.
진행 전, 진행 중, 완료된 일 등 몇 가지 업무 진행 상황을 나누고 카드 형식으로 각 태스크를 유연하게 옮기면서 프로젝트 현황을 체크 및 관리합니다. 칸반 보드는 간편하게 할 일 관리를 할 수 있어서 자주 이용하는 툴 중 하나입니다.
태스크 칸반 보드5. 릴레이션
릴레이션에서는 프로젝트에 필요한 서류들을 관리할 수 있습니다.
클로바인 자체 제공 서류 양식을 제공할 뿐만 아니라, 다른 툴에서 작성한 서류들을 드라이브에 저장하고 불러오기를 할 수 있습니다. 각 서류 양식들을 태스크에 연결시켜 태스크 관리 기능을 통해 바로 서류 작성으로 넘어갈 수 있고, 자료를 볼 수 있어서 매우 간편합니다. 그리고 에디터 기능 구현이 너무 잘되어있어서 그래프, 표가 필요한 한 경우에도 에디터 하나로 필요한 서류 작업이 모두 가능했습니다.
릴레이션 화면6. 참여자/담당자 관리
담당자 관리 기능은 프로젝트의 참여자를 구성하고, 이미 참여하고 있는 사람들의 경우 업무 강도를 체크하여 적절한 태스크를 할당하는데 도움을 줍니다. 참여자에 따라 접근 권한을 다르게 설정할 수 있고, 분석 모드를 통해 이미 담당자가 있는 태스크를 확인할 수 있습니다.
프로젝트 참여자에 대한 가중치를 부여해 효율적으로 인력을 관리하세요. 역량과 일정에 따라 업무에 배치할 수 있습니다.
clovine.com
참여자/담당자 관리 화면7. 대용량 저장 드라이브
클로바인의 강점 중 하나는, 자료들을 저장할 수 있는 2TB 이상의 대용량 스토리지를 제공하는 것입니다.
프로젝트 한 번 할 때마다 PC에 따로 아카이빙하고 관리하기가 힘든데 클로바인은 프로젝트 자료를 드라이브로 통합 관리가 가능합니다.
드라이브 관리 화면또한 다양한 위치에 저장된 파일들을 드라이브에서 검색해 찾을 수 있는데 윈도우 탐색기 같이 만능 스토리지 역할을 해줍니다. 드라이브에 새로 파일을 업로드한 경우 달라진 점을 비교 분석해주고, 버전 관리를 업로드 기록을 통해 자동으로 도와줍니다.
위에서는 클로바인의 기능과 제공하는 서비스를 중심으로 다뤄보았습니다.
아래 링크에서 클로바인 기능 사용 가이드를 볼 수 있습니다.
클로바인과 같은 협업툴이 필요하신 분들, 클로바인에 관심을 가지고 있는 분들은 읽어보시고 사용해 보세요!
