법인통장과 법인카드는 어떻게 만들까?
스타트업의 모든 것 (8)
회사가 거래를 하려면 일단 은행에 계좌부터 개설해야 합니다. 누누이 강조하듯 법인과 법인 대표는 완전히 별개의 존재이기 때문에, 아무리 법인을 만든 대표라 해도 법인 자금은 별도로 관리해야 합니다. 담당자가 계좌를 개설하러 은행을 방문하면 은행은 이런 서류와 준비물을 요청할 거예요.
사업자등록증 사본, 법인등기부등본, 법인인감, 법인인감증명서, 위임장, 대리인 신분증
사업자등록증 사본이 필요한 걸 보면, 사업자등록이 끝나지 않은 상태에서는 계좌 개설이 어렵다는 것을 알 수 있네요. 법인이 설립되면 바로 사업자등록부터 하고, 또 바로 계좌 개설을 해야 정상적인 사업활동이 가능하겠습니다.
일단 주거래은행을 선택하고 나면 나중에 바꾸는 게 많이 번거로울 수 있습니다. 그러니 처음 계좌를 개설하는 은행을 선택하는 단계에서부터 신중하게 선택하는 게 좋습니다. 은행은 단순히 회사 자금을 예치해주는 곳일 뿐만 아니라, 다른 여러 금융 서비스를 이용하는 곳이기도 하니까요. 회사가 돈을 잘 벌어서 자금이 풍부해지면 정기예금 같은 금융상품을 가입할 수도 있고, 반대로 자금이 필요할 때 대출을 받을 수도 있습니다.
그리고 법인 규모가 어느 정도 커지면 은행과 협의해서 직원들이 좀 더 저렴한 이자와 많은 한도로 대출을 받게 해 줄 수도 있어요. 개인 신용등급이 낮은 등의 이유로 대출을 받는데 제한이 있는 직원에게 도움을 주는 것이죠. 회사를 통해 대출을 받도록 하면 퇴사할 때 일시상환해야 하기 때문에 퇴사를 어렵게 하는 강력한 Lock-in 효과를 발생시킬 수 있습니다. 직원 입장에서도, 회사 입장에서도 win-win 할 수 있는 거죠. 그래서 직원 개인이 회사 주거래 은행에서 대출받도록 다리를 놔주고, 회사는 그 이자비용 일부를 보전해주는 방식의 복지제도가 많이 활용되고 있습니다.
주거래은행을 선택할 때 몇 가지 더 고려해 본다면, 나중에 은행통신망을 회사 자금 시스템과 연결하는 ERP를 도입할 때 발생하는 비용이나 사용 편의성 등도 미리 따져보면 좋습니다. 우리 회사는 반드시 상장회사가 될 것이다! 그래서 ERP를 도입해야 할 시점이 올 것이다! 이렇게 생각하신다면 ERP 연계를 잘 지원해줄 수 있는 은행을 미리 염두에 두는 것도 좋다는 거예요. 또 달러 같은 외국환 거래가 발생하면 은행의 도움을 많이 받아야 하기 때문에, 수출입을 주업으로 하는 스타트업이라면 그 점도 고려해볼 필요가 있습니다.
법인 계좌를 만들면 인터넷뱅킹도 신청하고 공인인증서를 발급받게 됩니다. 인터넷뱅킹을 신청할 때 직급에 따라 여러 ID를 생성해서 권한을 조정해주는 것이 필수입니다. 만약 재무 직원이 법인 자금을 마음대로 좌지우지할 권한을 가진다면, 어떤 자금 사고가 날지 모를 일이니까요. 재무 직원은 대금 집행 상신 권한만 갖고, 대표이사 또는 재무 책임자가 대금 지급 결재 권한을 갖도록 하는 게 정석입니다. 그리고 필요하다면 자금 집행이 되었을 때 대표 이사에게 자동 문자가 가도록 세팅해 두는 것도 도움이 될 것 같습니다.
은행 계좌를 개설할 때 같이 만들면 좋은 게 법인카드예요. 웬만한 은행에는 다 연계된 카드사가 있기 때문에 그 은행의 신용카드를 만들면 가장 편하겠지요. 법인카드를 이용하면 세무신고를 편하게 준비할 수 있을 뿐만 아니라, 거래증빙인 신용카드매출전표를 언제든 필요할 때 카드사 홈페이지에서 쉽게 출력할 수 있습니다. 개인신용카드로 회사 비용을 쓸 수도 있지만, 그 증빙을 별도로 받아야 하기 때문에 아무래도 불편이 따릅니다.
법인카드는 공용카드와 개인카드 두 종류가 있습니다. 공용카드만 쓸지, 임직원 모두에게 각각의 개인카드를 발급할지는 회사 사정에 맞게 정책을 정하면 되겠습니다. 공용카드는 회사가 쉽게 통제할 수 있다는 장점이 있습니다. 다만, 임직원들이 법인카드를 써야 할 일이 있을 때마다 일일이 대여받고 써야 하기 때문에 불편함이 있겠죠. 개인카드는 임직원들이 자유롭게 쓸 수 있기 때문에 편리하긴 하지만 반대로 공용카드보다 통제하기가 어렵습니다. 직원이 신용카드를 함부로 쓰지 않도록 공용카드보다 개인카드의 사용한도가 낮은 편인데, 그러다 보니 한도 초과가 발생할 때마다 한도 금액을 올려줘야 하는 불편함도 있습니다.
법인카드를 사용하면 회사 신용도와 직결되는 연체가 발생하지 않도록 관리하는 것이 가장 중요하겠죠. 공용카드는 회사 계좌에서 바로 인출되기 때문에 회사에 돈이 있는 한 연체 우려는 없습니다. 개인카드는 두 가지 방법으로 설정이 가능합니다. 공용카드처럼 회사 계좌에서 바로 납부되도록 하거나, 그 법인카드를 사용한 직원의 개인계좌에서 인출되도록 설정하는 겁니다. 물론 직원이 개인 돈으로 납부하거나 연체되는 일이 없도록 카드 이용금액을 자동인출일 전날 개인계좌로 미리 입금시켜줘야 합니다. 직원 개인계좌로 설정하도록 한다면, 설령 사적으로 법인카드를 쓴다 한들 회사는 회사와 관련된 비용만 입금시켜 주기 때문에 사적 남용 우려를 줄일 수 있습니다. 다만 어떤 비용이 사적 비용이고, 어떤 비용이 회사 비용인지 구분해줘야 하는 번거로움이 있습니다.
이런 장단점이 있기 때문에 공용카드와 개인카드를 함께 사용하되, 공용으로 사용하는 비품이나 비교적 금액이 큰 거래건은 공용카드를 이용하도록 하고, 식대처럼 임직원 개인이 빈번히 쓰는 비용은 개인카드를 이용하도록 하는 것이 일반적입니다. 그리고 개인카드 이용건에 대해 회사 비용과 개인 비용을 구분할 수 있는 시스템이 아직 없다면 일단 개인카드 대금 납부도 회사 계좌로 인출하되, 결산 과정에서 사적용도로 쓰거나 회사가 허용한 범위 이상의 비용을 쓴 것이 확인되면 입금하도록 안내하는 것이 현실적인 방법이겠습니다. 개인카드에 너무 많은 사용한도를 부여하지 않고, 큰 불편을 느끼지 않을 정도만큼의 적당한 한도를 부여하는 것이 필요하겠고요.
한줄 요약 : 주거래은행은 한번 설정하고 나면 나중에 바꾸기 번거로울 수 있으므로 여러 조건과 혜택을 잘 따져서 선택하고, 필요에 따라 법인카드도 함께 만들면 원활한 회사 운영에 도움이 된다.
