[계약관리] - 1.데이터베이스 만들기 (2)

자문의견 및 관련 자료도 데이터베이스화 하자

Sep 8. 2021

1.2. 자문의견 및 관련자료를 위한 데이터베이스

가. 배경

회사가 법무와 관련하여 축적하는 지식재산 중에 계약서 만큼이나 중요한 것으로는 각종 자문의견과 기타 관련 자료(이하 '자문의견 등') 등이 있다.

자문의견 등은 (i) (내/외부) 자문의견, (ii) 유관기관 보도자료, (iii) 유관기관 법령해석례, (iv) 관련 판례, (v) 논문 기타 학술자료 등으로 분류해 볼 수 있다. 물론 이는 하나의 예시일 뿐이고, 이러한 분류는 회사의 업종 및 규제산업 해당성 여부, 기타 분쟁 발생의 빈도와 강도 등에 따라 얼마든지 변경되거나 조율될 수 있는 부분이다.

회사의 주된 영업활동의 큰 줄기와 관련하여서는 사업부로부터 유사한 주제에 대하여 반복적으로 요청이 오는 경우가 많기 때문에 자문의견과 그 근거가 된 각종 관련 자료들을 잘 정리해놓는다면 사내법무조직의 업무부담을 경감시켜줄 수 있을 뿐 아니라, 일관성 있는 검토의견 제공에도 큰 도움을 줄 수 있는 부분이다.

따라서 이는 사내법무조직의 업무효율화 뿐 아니라, 사내의 (거시 또는 미시적인)의사결정권자들이 영업활동과 관련하여 직면하는 각종 규제환경에 대한 이해도를 높여줄 수 있기 때문에 마찬가지로 사내 법무서비스의 수요자와 공급자 모두에게 편익을 증대시킨다고 하겠다.

나. 중앙집중화된 자문의견 및 관련자료를 위한 데이터베이스의 구축

(1) 담당자의 지정

계약서에서의 경우와 마찬가지로, 우선 자문의견의 관리주체를 누구로 둘 것인지 정하여야 한다. 물론 이는 차후 모든 절차의 관리자를 설정하는 것일수도 있지만 우선은 현재 (아마도) 법무조직이 들고 있을 각종 관련 자료들을 책임지고(총대메고) 정리할 사람을 선정한다는 점에서 보다 의미가 있다.

이렇게 관리주체 (희생자)가 선정되면, 위에서 본 (i) (내/외부) 자문의견, (ii) 유관기관 보도자료, (iii) 유관기관 법령해석례, (iv) 관련 판례, (v) 논문 기타 학술자료 등 중에서 보관할 만한 가치가 있는 것으로 판단되는 건들을 모두 관리주체에게 전달하도록 하자.

그 다음의 일들은 이제 관리주체가 수고해줄 일이다. (아마도 우리 회사는 내가 해야하겠지. 그리고 여기까지 읽었다면 아마도 당신이 희생자가 되어 총대를 메어야 할 사람일 것이다. 동지여.)

(2) 중앙화된 보관처 설정

계약서의 경우에서와 마찬가지로, 집중된 자료를 필요한 인원에게 용이하게 접근을 허락할 수 있는 온라인 상의 공간에 저장하도록 하는 것이 중요하다. 그 전에 본 것과 같이 이를 위 담당자의 개인 하드드라이브에 저장하는 것도 물론 시작됨이 될 수 있으나, 사람의 오고 감과 상관 없이 자료를 일관성 있게 보관하기 위하여서는 역시나 회사 자체 서버 또는 클라우드 서비스를 활용하도록 하자.

(3) 분류에 따른 데이터 베이스 구축

(가) 자문의견

자문의견의 경우에는 아주 세련되게 관리하고자 하면, 우선 여러 자문의견들 중에서 굵직한 주제에 대하여 회사 내부에 공유되면 좋을 공식적인 검토내용이라고 할 만한 대표적인 것들을 몇가지 선정하여 그것들은 [회사내 표준 자문 검토의견례] 등으로 따로 분류하여 잘 정리된 참조자료로 삼는 것이 가능하다. 특히 최초에 기존 자문의견례들을 모을 때에는 그 정도만 해도 충분하다고 생각한다.

다만, 그 이후에 뒤에서 다루게 될 자문의견 검토절차도 정립되게 되면, 그 히스토리 관리 차원에서 위와 같이 '표준 검토의견'으로 채택될 정도의 건들이 아니더라도 기록이 남아서 관리되게는 하는 것이 좋겠다.

위와 같이 회사 내부의 '표준 검토의견'이 별도로 관리할때 좋은 점은 물론 가장 크게는 ① 유사업무 진행 시 효율화 및 일관성 유지이겠지만, ② 차후에 법령상의 변경 또는 법원/규제당국의 입장변화 등으로 회사가 기존에 의지하던 내부의 공식적인 검토의견이 변경되어야 할 때, 마치 판례 변경의 경우 업데이트 하듯이, 이를 모두가 인지가능한 방식으로 업데이트 하여 공유할 수 있다는 점에서도 효용을 가질 것으로 기대한다.

아울러 이는 아래 '그 외'의 자료들과도 연계되는 부분인데, 자문의견 작성시에도 마치 판결문과 같이 인용 조문 / 관련 판례 / 관련 기타자료에 대하여 이를 메타정보로서 기록할 수 있는 단을 두게되면, 자료로서의 가치가 한층 상승할 것으로도 기대한다. 아래에서 '그 외' 자료에 대하여 보다 상세히 살펴보도록 한다.

(나) 그 외

자문의견 작성시에는 관련 법령 / 판례 / 유관기관 발간자료 / 유관기관 법령해석례 / 유관기관 보도자료 / 논문 및 학술자료 등을 반드시 참조하게 되는데, 이 자료들이 공통의 자료실에 보관된다면 그 자체로서 업무를 위한 유의미한 기초자료가 되어줄 뿐 아니라, 관련 업무를 새롭게 접하는 자에게도 신속하게 관련 배경에 대하여 학습할 수 있는 토대를 마련하여, 회사의 해당 업무 담당자의 인적 구성이 변경된다고 하여도 보다 연속성 있는 업무처리를 지원할 수 있는 기반이 되어줄 것이라고 생각한다.

그리고 위에서 본 것처럼, 각 자문의견에 인용된 건들에 대하여 메타정보를 반영하여 놓는다면, 검토의견 공급자(=아마도 사내법무조직)가 차후 유사 주제의 의견 작성시에 참조하기 용이할 뿐 아니라, 수요자(=영업부서, 기획/마케팅 부서 등)가 직접 자문의견 기초자료를 참조하여 보다 깊은 이해를 도모할 수 있다는 점에서도 바람직하다고 하겠다. (덤으로 공급자가 검토의견을 대충내거나 헛소리를 하기 힘들어진다는 점도 메리트라고 하겠다.)

(4) 질의 및 회신 히스토리 관리

위에서 살펴본 것이 정적인 차원에서의 기초자료의 구비를 위한 데이터베이스 구축이라면, 보다 동적으로 유의미한 것은 실제 인입된 각 질의 및 회신에 대한 히스토리를 관리하고, 이를 관련 업무 수행자들이 확인할 수 있게 하는 것이다. 이로써, 매번 관련 히스토리 파악을 위하여 기존 담당자에게 문의하는 수고로움을 덜고, 앞서 언급한 것과 같이 사람이 들고 남에 따라 발생하는 업무기록의 소실과 그에 따른 불안정을 최소화 하는 효용을 제공할 것이다. 아울러 사내법무 담당자의

이는 접속권한의 관리에 따라 외부 법무법인의 서비스를 받는 경우에도 동일한 수준으로 구축할 수 있을 것이라고 본다. 다만, 이 부분은 차후 프로세스 정립 테마로 옮겨 보다 상세히 살펴 보기로 하자. 아울러 이 역시 기존의 솔루션이 아닌 제3의 솔루션이 필요한 이유가 되겠다.