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Apr 03. 2023
폴더 정리의 핵심은 접근성
직장인이라면 고민하는 폴더와 파일정리에 대한 아이디어
오늘은 폴더 정리에 관해 이야기를 한번 해보려고 합니다.
사실 이런 부분을 신입 때 알려주면 좋겠다는 생각을 하면서도
저도 신규자들을 만나면 직접 나서서 알려주지는 않았던 것 같습니다.
대부분 업무 인수인계를 받고 나면 업무에 대한 파악이 되지 않은 상황에서
[바탕화면]을 이용하거나 [홍길동]이라고 내 이름으로 된 폴더를 하나 만드는 경우가 많지요.
저 또한 그랬습니다. 그렇게 이것저것 쌓이고 바탕화면이 꽉 차게 되면 한 번에 다른 곳으로 옮기고
다시 바탕화면을 채우는 행위를 반복하죠.
미생에서 보면 폴더정리에 대한 내용이 나옵니다. 장그래가 효율적이라고 생각해서 폴더를 바꿨더니
너는 회사 규정도 모르냐 협업에 대한 이해도 없느냐며 김 과장(?)에게 엄청 혼나는 장면이 있습니다.
쓸데없이 서론이 길었네요.
이건 제 기준일 뿐이지 정답은 아니니 각자 자신의 방법을 만드시면 됩니다.
□ 폴더정리
1. Work 폴더 만들기
C: 혹은 D:가 될 수 있겠죠. 가급적 OS 설치되지 않는 파티션을 사용하시길 권장드립니다.
기존 전임자 자료가 있을 경우 Old_Work로 일단 변경해 두고 업무 파악이 끝난 후에 가져옵니다.
지금 당장은 전임자 자료를 어떻게 재배치해야 하는지 모르기 때문입니다.
2. 기본 세팅하기
아무리 사무용 PC지만 개인에 대한 사항이 있을 수밖에 없죠.
그래서 저는 [000_개인] 폴더를 먼저 만듭니다.
이런 경우 개인과 관련된 자료를 모으기도 편리하고 인사발령 시 메일이나 내부클라우드를 통해
이 부분만 옮기면 되니깐 편합니다.
3. 공통폴더 만들기
우리 모두 겪는 공통업무가 있죠.
예산, 업무계획, 의회, 성과관리(BSC) 등이죠.
110_업무계획
120_예산
130_의회
140_성과관리
등으로 만듭니다.
이런 자료는 전년도 자료를 참고하는 경우가 많아 연차별 자료관리가 필요한 경우가 많기 때문에
가급적 업무성격별로 정리하는 게 편합니다.
4. 개별 업무폴더 생성
이제부터는 하고 있는 업무에 따라 달라집니다.
가장 일반적인 1) 업무성격별 분류가 있는 반면에 2) 업무 과정별 분류가 적합한 경우도 있습니다.
세분화된 업무영역이 많은 경우 1번에 해당하는 경우가 많고
큰 줄기의 업무를 과정별로 이행하는 경우 2번의 경우에 해당합니다.
1) 업무분야별
보통 사무분장표 상 업무가 있습니다. 상세하게 적는 경우도 있고 간단히 적는 경우도 있는데
뭐든 적당한 게 좋아 보입니다.
예) 200_교육관리 / 300 매출관리 / 400 생산관리
2) 업무과정별
고객면담 / 사전설명 / 오리엔테이션 / 계약 / 사업관리 / 사업마무리
1) 번처럼 정리한 후 2) 번처럼 과정별로 나누는 경우도 있습니다.
210 교육관리 - 211 교육대상자 선정
이런 방식이죠.
3) 협업대상에 따른 분류
정책실 / 정책기획과 /전략사업담당관 / 도시정책과 / 기후환경과
협력사업이 많은 경우 분류를 대상자로 나누기도 합니다.
4) 일정한 주기별로 분류
2022_1Q / 2022_2Q / 2022_상반기
결국 업무분류별, 과정별, 대상별, 주기별을 업무성격에 맞게 섞어 쓰는 게 필요합니다.
여기서 주의할 점은 뎁쓰(폴더 복잡도)를 너무 깊이 하면 안 된다는 점입니다.
세분화하는 게 좋아서 기본적으로 3개 이상 들어가는 구조로 만들면 너무 복잡해지기 때문입니다.
000_개인파일
100________________공통
110_업무계획
120_예산
130_의회
140_성과관리
200________________기본업무
210_주간월간업무
220_요지보고
230_일반현황
240_인력관리
250_디자인파일
300________________OOOO
310_
이렇게 레벨을 낮추기 위해 1 레벨과 2 레벨을 같은 폴더에 배치해서 처리합니다.
분류폴더인 100, 200, 300, 400은 비워있고 그냥 구분선 역할만 하는 거죠.
Work폴더 들어가면 한 번에 바로 접근 가능하게 만들면 좋아요.
이게 핵심입니다.
분류가 명확치 않지만 현재 처리하는 자료들도 많습니다.
이를 위해 현재 작업 중인 폴더를 하나 만들어 주는 걸 추천드립니다.
5. 작업 중 폴더 관리해서 주기적으로 비워주기
[999_작업 중]이라고 만들어서 바탕화면으로 바로가기를 만들어줍니다. (마우스 우클릭이면 해결)
그래서 분류가 애매하거나 현재 작업 진행 중인 파일들을 이쪽으로 보내고
작업이 마무리되면 정리하거나 삭제하면 좋습니다.
주의) 바탕화면에 파일을 많이 둘 경우 윈도우가 점점 느려질 가능성이 높아집니다.
폴더 정리할 때 숫자를 기입하는 건 정렬을 위해서입니다.
1 - 1 - 1
대분류 중분류 소분류
업무 세부업무 세부과정
□ 파일정리
1. 날짜 기재
2. 향후 검색을 위해 상세히 기입
3. 완료된 사항이면 최종버전만 남기고 삭제
4. 상급자 컨펌사항이면 상급자명도 기재
폴더 구분은 위 사항처럼 하고
파일명을 쓸 때는 가급적 작성시기나 보고시기를 명시하는 게 좋습니다.
그렇게 할 경우 자연스럽게 정렬이 되는 효과도 있고 대략적인 시기도 볼 수 있는 장점이 있습니다.
또한 파일명은 가급적 명확히 써주는 게 좋습니다.
20220906_폴더정리법_자유게시판.hwp
이렇게 만든다면 관련 키워드 검색할 때도 편합니다.
※ 검색은 Everything이라는 어플을 추천합니다. (첨부파일 참조)
https://www.voidtools.com/ko-kr/
마지막으로 ver별로 보존하는 게 필요한 문서가 아니면
작성할 때는 버전을 표시해 주고 나중에 정리할 때는 (최종)이라는 표기를 쓰는 게 좋습니다.
물론 최종 최최종 최최최종 최최최최최종 을 우리는 무수히 많이 봅니다. ㅎㅎㅎ
그래서 판올림은 ver별로 하는 게 좋고요.
20220906_폴더정리법_자유게시판_ver1.hwp
20220906_폴더정리법_자유게시판_ver2.hwp
20220906_폴더정리법_자유게시판_최종.hwp
이런 방식이죠.
설명이 매끄럽지 않아 어려워 보이지만... 한번 해보시면 그렇게 어렵지 않습니다.
서두에도 밝혔듯이 제 방법이 정답이 아닙니다.
다만 일정 부분이라도 업무에 도움이 되신다면 감사할 따름입니다.
첨부: everything 64비트 설치파일
이해를 돕기 위해 실제 제 폴더 내용을 첨부합니다.
