유니크 베뉴의 공실 줄이려면? 대관 매뉴얼부터 정비하라

행사 주최자는 친절한 베뉴를 좋아한다. 

국내 각 지역별로 유니크 베뉴를 지정하고 홍보, 콘텐츠 제작 등 지원 사업을 펼치지만 실제로 행사 대관이 활발한 곳은 많지 않다. 컨설팅, 교육, 마케팅 지원 등 베뉴의 역량 강화를 위한 기본적 준비가 어느 정도 끝난 상태에서 유니크 베뉴 활성화에 대한 고민이 이제 다음 단계로 넘어갈 시점이다. 

비즈니스 이벤트를 위한 공간은 그곳이 어떤 종류이건 기본적으로 준비해야 할 것이 있다. 바로 행사 주최자가 대관을 하기 위해 필요한 매뉴얼을 준비하는 것이다. 

유니크 베뉴는 기본적으로 전문 행사 공간이 아니기 때문에 주최자 입장에서 어떻게 이 시설을 활용할 수 있을지 쉽게 감을 잡기가 힘들다. 컨벤션센터나 호텔 같은 전문 시설들은 설계 단계부터 비즈니스 이벤트를 목적으로 지어졌기 때문에 면적, 높이, 부대시설, 급배수, 전기 용량같이 주최자가 필요한 정보를 사전에 제공한다. 반면에 박물관, 미술관, 야외정원 같은 장소는 애당초 이벤트 시설이 아니라서 이런 대관 정보 제공이 미흡한 경우가 많다. 주최자 입장에서 최소한의 대관 정보가 주어지지 않는다면 전문 행사 장소도 아닌 베뉴를 선택하기가 쉽지 않다. 

따라서 유니크 베뉴는 가장 기본적인 대관 매뉴얼부터 제대로 갖추어 놓는 것이 필요하다. 아래는 대관 매뉴얼 구축을 위해 필요한 핵심 내용을 정리한 것이다. 

대관 절차

유니크 베뉴는 비전형적 행사 공간이기 때문에 컨벤션센터처럼 표준화되어 있지 않다. 따라서 각각의 베뉴별로 대관 절차가 어떻게 이루어지는지 명확하게 제공해야 한다. 이 대관 절차는 대관 문의 단계부터 행사 종료 후 정산단계까지 전체 대관 과정을 체계적으로 정리하여 알려줘야 한다. 

아래는 기본적인 대관 절차를 그림으로 표시하였다. 베뉴별로 세부적 절차는 다를 수 있으나 일반적으로는 이와 같은 단계로 이루어진다. 

[대관 절차 (source: VM Consulting)]

예약 접수 단계에서는 명확한 대관 담당자와 연락처, 매뉴얼 다운로드하기 등의 내용이 필요하다. 이후 대면 미팅 및 현장 답사 시 참고사항과 예약 및 계약서 작성, 입금 절차 및 시기, 행사 진행 시 지원 사항 및 행사 종료 후 잔금 입금 방법 등 전체적인 대관 절차를 명확히 하는 것이 필요하다. 

시설 정보

시설 정보는 대관 시설에 대한 자세한 정보를 보여준다. 구체적으로 주최자가 행사를 위해 필요한 스펙들을 정리해야 한다. 유니크 베뉴가 가장 간과하는 부분이 바로 대관 시설별 정보이다. 아래는 시설 안내를 위해 필요한 내용들을 표시하였다. 

[시설 정보 포함 내용]

대관 가능한 공간은 반드시 도면을 제공해야 한다. 이 도면에는 장소별 면적(가로 x세로 x높이)과 출입구 위치, 행사 현수막 위치 및 현수막 사이즈 등을 표시해 주는 것이 좋다. 

수용 인원은 주최자 입장에서 가장 기본적 정보이다. 만약 최대 수용 인원을 충족하지 못할 경우 다른 정보는 사실상 의미가 없기 때문에 행사 타입별로 최대, 최소 수용 인원을 알려줘야 한다. 

보유 장비는 대관 장소별 보유 장비가 무엇이 있는지를 알려주는 것으로, 장비의 스펙 및 제품명 등을 표시해줘야 한다. 보유 장비의 스펙이 부족할 경우 주최자는 자체적으로 장비 반입이 필요하기 때문이다. 

이미지는 대관 장소의 비어있는 모습뿐 아니라 실제 행사가 개최되는 모습까지 보여주는 것이 좋다. 주최자 입장에서 독특한 체험을 줄 수 있는 행사 기획을 위해 기존 레퍼런스를 참고하는 게 필요하기 때문이다. 런던 테이트 모던 미술관이나 스페인 빌바오 뮤지엄도 모두 유니크 베뉴로서 홈페이지에 실제 행사 개최 모습들을 보여줌으로써 비즈니스 이벤트의 유치 활성화에 도움을 주고 있다. 

체험 콘텐츠 및 부대시설

유니크 베뉴가 컨벤션센터와 가장 다른 점이 바로 독특한 정서적 체험을 할 수 있다는 것이다.  유니크 베뉴가 그저 회의 시설만 있다고 매력적인 장소가 되지는 않는다. 이곳에서 어떤 정서적 경험을 할 수 있는가가 중요한데, 이를 위해서 베뉴에서 머무는 동안 체험할 수 있는 콘텐츠를 제시한다면 훨씬 행사 유치에 도움이 된다. 

이미 많은 유니크 베뉴들이 자체적인 체험 콘텐츠를 갖고 있다. 로컬 푸드 만들기, 야외 요가 체험, 공연 관람, 건축 투어 등 베뉴만의 경쟁력을 기반으로 체험 콘텐츠를 제공하면 방문자의 체류시간이 늘어나 추가적 수익 확보와 홍보에도 도움이 된다. 따라서 규모별, 시간별 체험 콘텐츠 가격을 설정하여 대관 매뉴얼에 제공하는 것이 필요하다. 또한 주차장, 화장실, 카페 등 부대시설 등도 주최자의 행사 기획에 필요한 정보들이다. 

친절한 유니크 베뉴가 필요하다. 

위에서 설명한 대관 절차, 시설 정보, 체험 콘텐츠 및 부대시설은 유니크 베뉴의 대관 매뉴얼에 꼭 들어야 할 내용들이다. 행사 주최자들은 이미 다양한 이벤트 공간들을 경험해 본 전문가들이다. 전문가들 눈에 기본적 대관 정보가 없는 곳은 그저 준비가 안된 곳이라는 느낌밖에 들지 않는다. 

베뉴별 특징과 색깔을 담은 대관 매뉴얼을 만들고 홈페이지에 공개하는 것은 주최자가 원하는 베뉴가 되는 가장 쉬운 방법이다. 행사 주최자는 먼저 물어보지 않아도 알고 싶은 정보를 제공하는 친절한 베뉴를 좋아한다.