행사 기획/운영 노하우 및 협업 효율 향상 Notion
프로 기획러를 위한 스마트 워크 비법 w. 이벤터스
오프라인 행사나 온라인 행사를 개최해보신 적이 있으신가요? 그때 어떤 협업 도구를 이용했었나요? 저는 대학교 2학년부터 행사 기획, 운영에 관심을 가져 행사들을 쫓아다녔습니다. 부산항축제, 부산해맞이축제 등 지역 축제부터 부산국제연극제, 부산국제영화제, 부산국제낚시박람회, 부산국제게임전시회, 부산국제모터쇼 등 국제 행사에까지 자원봉사, STAFF 등으로 참여했었죠. MICE를 더 제대로 배우기 위해 3학년 때는 국제관광학을 복수 전공했습니다.
그 외에도 직접 강연을 기획하여 연사 초청부터 결과보고서까지 모두 직접 하기도 했습니다. 물론 친구들과 함께요. 꽤 오랜 기간 행사를 기획, 운영하다 보니 이를 진행하는데 큰 어려움을 느끼진 않습니다. 행사 전에는 머리와 몸을 쓰고, 행사 중에는 몸을 쓰고, 행사 후에는 머리와 몸을 쓰는 고된 업종이라는 것을 깨닫는 데는 많은 시간이 걸렸고, 그 시간만큼 많은 경험을 했기 때문이죠.
이번 글은 제 행사를 기획할 때 배웠던 내용과 노션을 통해 프로젝트를 관리/운영하는 방법에 대해 알려드리려고 합니다. 제가 배운 방식은 이러했고, 이런 방법도 있구나~ 정도로만 들어주시면 좋을 것 같습니다. 노션 사용 방법이나 템플릿이 더 궁금하신 분은 아래로 가셔도 좋습니다.
1. 프로젝트 기획법
5W1H를 들어보셨나요? 제가 행사 기획을 시작할 때 가장 먼저 기계적으로 떠오르는 단어입니다. Who, When, Where, What, Why, How입니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게를 말하죠. 맞아요. 어디서 많이 들어보셨죠? 바로 우리가 국어시간에 배운 육하원칙입니다. 이 육하원칙을 기준으로 기획을 시작하면 뼈대를 생성할 수 있습니다. 사람마다 취향이 다르듯 육하원칙 중 어떤 것부터 시작할지는 기획자마다 다릅니다. 저는 제가 시작했던 순서대로 말씀드릴게요.
5W1H와 더불어 가장 많이 사용하는 것은 Why, What, How, If가 있습니다. 둘이 조합해서 사용하기도 하죠.
무엇을, 누구에게, 언제, 어디서, 왜 , 어떻게
※ 이 순서는 기획자의 성향에 따라, 행사의 성격에 따라 달라질 수 있습니다.
1) 주제(What:무엇을)
첫 번째는 주제입니다. 어떤 주제를 선택하냐에 따라서 대상, 일시, 장소가 달라지기 때문에 주제 선정이 가장 중요하다고 생각합니다. 주제는 우리 회사에 맞는 주제가 정해져 있는지, 그렇지 않고 새로운 행사를 진행해야 하는지 두 가지 방향이 있습니다. 스마트워크 문화를 선도하는 기업 잔디처럼 스마트워크에 관한 주제가 이미 정해져 있다면 세부 아이템을 정하기 위해 키워드 아이데이션을 바로 시작하면 됩니다.
정해진 주제 없이 자사 제품이나 서비스를 알리기 위해 행사를 진행하시려면 자사 제품을 알리기 위해서는 어떤 종류의 행사가 적합한지 파악할 필요가 있습니다. 팝업스토어, 웨비나, 소규모 사용자 인터뷰, 박람회 부스 등이죠. 그 후 어떤 행사가 적합한 지 선택한 다음 트렌드와 사람들의 관심사에 대해 알아봅니다. 조사한 내용을 바탕으로 키워드를 수집하고 해당 키워드를 가지고 주제와 컨셉을 설정합니다. 각 상황에서 예를 들면 아래와 같습니다.
a) 이호일 가이드와 랜선 투어를 한다는 컨셉이 명확
b) 이호일 가이드는 어디에 감점이 있으실까?
c) 싱가포르 현지에 계시니 싱가포르에 강점이 있으시겠구나.
d) 이호일 가이드와 싱가포르 현지 랜선 투어를 해보자라는 식으로 아이데이션을 하는 거죠.
e) "이호일 가이드와 함께하는 '지금 만나는 아세안: 싱가포르 편'"이 탄생할 수 있습니다.
물론 저만의 상상일 뿐입니다. 실제로 기획하시는 분은 더 깊은 아이데이션을 하셨을 거예요.
정해진 주제가 없을 때를 살펴봅시다.
a) 먼저 자료 조사를 해야 합니다.
b) 요즘 유행과 사람들의 관심사를 검색해 키워드를 수집합니다.
c) 포스트 코로나, 블록체인, 메타버스, 해외여행, 재테크, N잡, AI 등이 있죠.
d) '포스트 코로나', '해외여행'이 자사 제품을 잘 알릴 수 있는 키워드인 것 같습니다.
e) 어떤 컨셉으로 행사를 만들지 자료를 검색해봅니다.
f) 검색을 통해 이호일 가이드가 나왔습니다.
g) 자사 제품과 잘 어울릴 것 같은 생각이 들어 컨택을 해봅니다.
h) 컨택해보니 마음에 들어 확정을 짓습니다.
i) 주제와 컨셉을 정리해봅니다.
j) "이호일 가이드와 함께하는 '지금 만나는 아세안: 싱가포르 편'"
2) 대상(Who:누구에게)
주제나 컨셉을 정했으면 이제 이 주제가 '누구에게' 관심을 받을지 정할 차례, '대상'입니다. 대상은 우리 행사에 참여해줬으면 하는 사람을 말합니다. 행사 기획자 입장에서는 우리 행사의 주제와 내용을 보여주는 또 다른 창구와 같은 역할을 합니다. 기획의도를 빼고도 우리가 이런 내용으로 행사를 기획했으니 이 내용을 보고 싶은 너! 와라! 하는 거죠. 누구를 위해 행사를 주최할 것인가? 가장 먼저 떠오르는 것은 인구통계학이고, 한 단계 더 나아가면 목적+직업+누구나입니다. 가장 일반적인 문구 기도 하죠. 예를 들면 아래와 같습니다.
- 태양광/ESS에 관심 있는 누구나
- 스타트업의 일원이 되고 싶은 누구나
- 사진을 잘 찍고 싶은 사람 누구나
여기서 한 단계 더 나아가야 진짜 행사에서 사용하는 대상을 찾을 수 있습니다. 행사 대상은 우리 행사의 내용을 보여줄 뿐만 아니라 뾰족한 대상을 선택해야 합니다.
'행사 기획 시 업무 효율을 높이고 싶은 모든 기획자'
- 세미나, 콘퍼런스 등 크고, 작은 온·오프라인 행사를 기획하는 분
- 노션, 잔디 등 협업 툴을 사용해 업무 효율성과 생산성을 높이고 싶은 분
- 팀 내부 혹은 외부 구성원과 여러 프로젝트를 진행하는 기획자
- 협업 과정에서 의사소통을 보다 효율적으로 진행하고 싶은 분
- 업무 생산성을 높일 수 있는 프로젝트 기획, 문서 작성법이 궁금한 분
대상을 뾰족하게 설정했죠?
글자는 오해의 소지가 다분하기 때문에 포괄적으로 설정하는 경우 우리가 의도하지 않은 참가자가 참가할 수 있습니다. 따라서 가능한 행사의 내용과 뾰족하게 설정하여 우리가 원하는 참가자만을 모집해야 만족도를 높일 수 있습니다.
대상을 뾰족하게 하면 참가자 숫자가 적어지지 않나?
라는 의문을 가질 수 있습니다. 대상이 맞지 않는 참가자는 행사 만족도가 감소하고 행사 자체에 불만이 가득할 수 있습니다. 이런 참가자가 행사에 참여하더라도 체리피커가 되거나 우리 제품, 서비스 홍보에 큰 도움이 되지 않습니다.
행사의 내용을 잘 전달하며 뾰족하게 참가자를 정의해보세요.
스마트폰을 잘 활용하고 싶은 사람 누구나
VS
스마트폰을 활용해 업무 생산성을 높이고 싶은 기획자
앞에는 사진을 잘 찍고 싶은 사람, 아이폰을 처음 배우는 사람이 올 수도 있지만 뒤에는 업무 생산성 향상을 필요로 하는 기획자가 올 것 같지 않나요?
당신은 어떤 대상을 모집하고 싶나요?
3) 일시(When:언제)
세 번째는 일정, '언제'입니다. 일정은 주제와 대상이 정해지면 간단한 편입니다. 행사 대상이 정해지면 대부분 인구통계학적+직업으로 구분됩니다. 예를 들어 '세미나, 온/오프라인 행사를 기획하는 사람', '내/외부에서 여러 프로젝트를 진행하는 기획자'라고 하면 대부분 직장인을 떠올리죠. 그렇다면 3040세대의 직장인이 참여 가능한 시간으로 정하면 됩니다.
행사 대상이 정해지면 보통 나이대와 직업이 머릿속에 그려지기 마련이기 때문에 그들에게 어울리는 시간을 선택하면 됩니다.
- 직장인 or 대학생 : 평일 저녁 7시 이후, 주말 11시 ~ 5시
- 주부 : 오전 10시 ~ 12시
그리고 우리 회사의 다른 팀 이벤트와 겹치지 않는지도 파악합니다. 일정은 하나로 결정하는 게 좋지만, 혹시 모를 대관 장소의 문제로 인해 2~3개 정도 후보로 더 두어봅니다.
4) 장소(Where:어디서)
네 번째는 장소, '어디'입니다. 코로나19 이후에는 Zoom, Google Meet, Webex 같은 화상 회의 플랫품을 많이 사용합니다. 온라인은 간단합니다. 사용하기 편한 화상 회의 솔루션 하나를 선택하여 진행하면 되고, 정해진 일정을 변경할 필요도 없습니다. 다만, 참가자가 IT에 친숙하지 않을 경우 참여 방법을 상세히 안내해드려야 합니다.
오프라인으로 행사를 진행할 경우 고려해야 할 사항들이 많습니다. 대중교통 이용 시 편의, 주차, 최대 수용 인원, 가격, 특징, 인테리어, 설비, 셋업 등입니다. 각 장소마다 장/단점이 있으므로 우리 행사의 컨셉에 맞게 잘 조절하시길 바랍니다. 회사에서 자주 대관하는 장소가 있다면 가장 좋습니다.
5) 기획의도(Why:왜)
다섯 번째는 기획의도, '왜'입니다. 우리가 왜 이 행사를 열었냐를 말하는 건데, 이 행사에 관심 있는 분들을 대상으로 설득하는 과정이라고 보시면 됩니다. 연사가 인플루언서나 유명인사라면 기획의도를 대충 작성해도 사람들이 많이 몰릴 테지만 보통 우리가 그 행사에 참여하죠. 그래서 우리는 사람들이 어떤 내용을 읽으면 우리 행사에 참여할까?를 고민하며 작성해주시면 됩니다. 기획의도의 레퍼런스를 찾고 싶으시면 이벤터스 홈페이지에 많은 행사들이 있으니 참고하시면 됩니다. 또는, 구글 이미지에서 '행사 포스터', '이벤트 포스터', '세미나 포스터' 등을 검색하셔도 내용을 보실 수 있습니다.
2. 프로젝트 운영법(Notion)
행사의 뼈대를 만드는 육하원칙 중 How, 운영 방법에 관해 얘기를 해볼까 합니다. 운영 방법은 노션(Notion)이라는 도구를 이용해 동료들과 실시간 협업을 하며 운영하는 것이죠. 노션을 프로젝트 관리 도구로 이용했을 때 장점은 아래와 같습니다.
- 프로젝트 자료가 분산되지 않고 한 곳에 보관된다.
- 댓글을 남기거나 피드백을 줄 때도 모든 기록이 모여있다.
- 실시간 협업 기능을 통해 동시에 문서를 작성할 수 있다.
- 권한 설정을 통해 내부 문서/외부 문서를 구분해서 관리할 수 있다.
- 데이터베이스 보기 방식 설정을 통해 하나의 데이터를 여러 보기 방식으로 시각화할 수 있다.
앞서 말씀드렸다시피 행사 기획 운영 관리 템플릿을 만들어왔습니다.
받고 싶으시죠? 받고 싶은 신 분은 쏴리 벗고 팬티 질럿! 템플릿을 받는 방법은 맨 마지막에 있으니 끝까지 보셔야 해요. 템플릿 속에는 앞에서 제가 설명한 내용은 없고(힛) 노션으로 프로젝트를 관리할 때 필요한 DB 보기 방식과 행사 운영의 우선순위별 할 일을 정리해두었습니다. 어떻게 구성되어 있는지 하나씩 보시죠.
1) 프로젝트 페이지 권한 공유
행사 템플릿을 소개하기에 앞서 노션으로 협업하는 방법을 알려드릴게요. 우선 내부에서만 공유할 때는 팀원 전체가 봐야 하며, 외부 사람은 보면 안 되기 때문에 팀원들은 '사용자 초대'를 합니다. 공유하고 싶은 오른쪽 상단에서 '공유' 버튼을 누르면 아래 이미지처럼 나타납니다. '사용자, 이메일, 그룹 또는 통합'을 클릭하시면 이메일을 입력할 수 있고, 그곳에 팀원들의 노션 이메일 계정을 넣고, 권한 설정 후 초대를 눌러주세요. 이렇게 사용자를 초대하면 해당 계정으로 로그인 한 사람만 해당 페이지를 볼 수 있게 됩니다.
다음은 외부 페이지에 공유할 때입니다. 이 템플릿은 행사 기획/운영 전반적인 내용을 담고 있으므로, 행사 안내 페이지나 만족도 조사 설명 페이지 또는 연사 섭외 페이지, 발표 자료 공유 페이지 등 '외부'에 공유해야 하는 페이지들을 만들 수도 있습니다. 그때는 외부에 공유하고 싶은 페이지 오른쪽 상단에 '공유' 버튼을 누르고 '웹에서 공유'를 누르면 아래 이미지처럼 링크 주소가 나오면서 '복사' 버튼이 나타나는데, 복사 버튼을 눌러 링크를 복사하고 해당 링크를 외부에 공유해주시면 됩니다.
해당 링크를 가진 모든 사람은 페이지 내용 전체를 볼 수 있으니 최상위 페이지를 공유하지 않도록 주의하세요.
2) 행사 개요
행사 개요는 템플릿 왼쪽에 고정되어 있습니다. 이번 행사의 뼈대가 될 내용이기 때문에 자주 보시면 됩니다.
내용을 수정하고 싶으시면 바로 수정하셔도 됩니다. 수정된 내용들은 협업하는 동료들에게 쉽게 알려줄 수 있죠. 개요 내에서 @를 눌러 날짜, 사람, 페이지 이름을 입력해보세요. 불러낼 수 있습니다. 사람을 부르면 그 사람에게 알림을, 날짜를 부르면 날짜를 입력하며, 페이지를 불러내면 링크 형태의 페이지를 붙일 수 있습니다.
3) 예산안
엑셀을 켤 필요 없이 스프레드 시트 형태의 예산안을 만들 수 있습니다. 간단한 행사여서 간단한 예산을 입력했지만, 뒤에서 보시는 Master View처럼 만들 경우 항목이 많은 예산안의 경우도 만들어 결과를 만들어낼 수 있습니다. 단점은 중간 정산은 볼 수 없다는 점입니다. 예를 들어 장소대관료와 발표자 거마비를 합산한 금액 + 나머지 금액을 더한 금액만 따로 볼 수는 없습니다.
4) 보기 방식
프로젝트를 관리하는 데이터베이스는 데이터를 한 번만 입력하면 여러 보기 방식으로 볼 수 있습니다. Master View에서 모든 할 일 데이터를 입력하고, 각 기준에 맞게 보기 방식을 변경했죠.
5) Master View
Master View는 '표' 보기 형태입니다. 여러분이 익숙하신 엑셀, 스프레드 시트와 같은 형태죠. 이 형태는 데이터를 편하게 입력할 수 있습니다. Master View에서 보이는 할 일은 행사 기획/운영의 순서이며, 여러분의 취향에 따라 순서는 자유롭게 변형하셔도 좋습니다.
6) 회의록
회의록에는 이 행사의 뼈대인 주제, 컨셉, 일정, 장소 등 개요를 설정합니다. 그리고 행사 운영 시 협업 방법을 정리하죠. 템플릿을 직접 만져보시면 아시겠지만 회의록에 있는 '행사 개요'와 템플릿의 첫 페이지에 있는 '행사 개요', 할 일에 있는 행사 개요는 서로 연결되어 있습니다. 데이터를 하나만 수정하면 다른 것도 모두 변경됩니다. 따라서 여기저기 내용이 달라 혼선을 일으킬 리 없습니다. 안심하고 사용하세요.
7) 장소 후보 리스트업
온라인의 경우 대상이 누구인지에 따라 화상 회의 플랫폼에 접속하는 방법을 준비하셔도 좋습니다. 회사에서는 특정 화상 회의 플랫폼 하나를 계속 사용하기 때문에 처음 만드실 때 IT에 친화적이지 않은 사람들을 기준으로 상세하게 작성해두시면 두고두고 사용하실 수 있습니다.
오프라인의 경우 최소 3개 정도의 후보지를 두고 경합을 벌입니다. 사진, 대중교통 편의, 주차, 최대 수용 인원, 가격, 인테리어, 셋업, 특징들을 적어두고 원활한 예약을 위해 주소, 전화번호, 이메일 등도 같이 적어둡니다. 대중교통으로 오는 방법을 안내 페이지에 작성해두어야 하니 주소와 지도 앱을 잘 활용합시다.
8) 발표자 모집 및 방향 설정
행사 개요를 작성하고 일시가 확정되면 장소가 확정되지 않았더라도 발표자(연사) 모집은 바로 진행해야 합니다. 문서 상으로 장소 뒤에 나와 있지만 발표자는 일정을 먼저 잡을수록 유리합니다. 발표자가 확정되고 나면 행사의 취지와 기획의도, 방향 등 참가자들에게 전달하고 하는 내용을 충분히 설명해줍니다. 우리 행사의 방향과 맞을 것 같은 연사를 불렀더라도, 발표 내용이 행사의 취지와 맞지 않을 수 있으니 방향 조율이 필요합니다. 가급적 발표 자료 세팅을 위해 미리 발표자료를 받아보시는 것도 추천드립니다. 발표자료를 받으면 행사장에서 사용할 컴퓨터에서 폰트나 애니메이션 등 깨짐 없이 열리는지 한 번 더 확인합니다. 리허설 시간을 빼두었더라도 미리 확인이 가능한 것들은 미리 하고 가는 게 좋습니다. 리허설 때는 시간이 부족한 것보다 남는 게 훨씬 유리합니다.
9) 타임테이블 작성
발표자도 정해지고 어느 정도 행사의 윤곽이 잡혔다면 타임테이블을 작성해봅시다. 참가자 입장 시간, 행사 인트로 시간, 아이스브레이킹, 연사 발표 순서 등을 시뮬레이션하며 작성해봅니다. 회의 시간에는 이렇게, 저렇게 하면 되겠지~하고 넘어갔어도 막상 시간을 작성해보면 5~10분이 조금씩 밀리면서 낭패를 볼 수 있습니다. 타임테이블대로 되는 행사는 없지만 기준이 없으면 잘되고 있는지, 잘못되고 있는지 조차 파악할 수 없어 문제가 생겨도 갈팡질팡하게 됩니다. 타임테이블을 통해 시간이 당겨졌다면 당기고, 늦어진다면 뒤의 일정들을 미루는 기지가 필요합니다.
10) 행사 안내 포스터 제작
타임테이블까지 작성하고 나면 정말 많은 것들이 준비되었을 것입니다. 발표자, 발표 내용, 순서, 기획의도, 장소, 일시 등 큰 뼈대가 모두 잡혔을 겁니다. 이제 살을 붙일 차례입니다. 디자이너에게 가서 행사 포스터를 만들어 달라고 합시다. 알아서 잘 딱 깔끔하고 센스 있게 만들어 달라고 하면 안 됩니다. 행사에 주제와 컨셉, 기획의도가 있듯이 행사 컨셉이 담겨 있는 디자인을 요청해야 합니다. 디자이너에게는 반드시 명확하게 컨셉과 레퍼런스를 충분히 주면서 요청하셔야 합니다. 자연 지키키 캠페인 홍보 차원에서 전문가를 모시고 세미나를 하는데 디자이너가 최근 쇼미더머니를 좋아한다며 쇼미더머니 로고를 갖다 쓸 수도 있습니다.
11) 홍보
여기까지 했으면 이제 본격적으로 홍보를 할 차례입니다. 각종 SNS, 친구, 동료, 선배, 전 직장 사람, 바이럴 업체 등 우리 행사에 관심 있을 만한 모든 사람에게 행사 링크를 전달합니다. 그 후 행사 중에 필요한 물건들이나 행사 후 참가자에게 전달할 내용들을 준비합니다. 자세한 내용은 템플릿을 참고 부탁드립니다.
12) 진행 상황 관리
이제는 DB를 어떻게 관리하는지 살펴봅시다. 진행 상황 관리에는 전체할 일을 보여줍니다. 어떤 업무가 끝났고, 어떤 업무는 진행 중이며, 어떤 업무를 해야 하는지 파악할 수 있습니다.
13) 담당자별
담당자별 페이지는 협업하는 동료들이 어떤 업무를 맡고 있는지 보여줍니다. 속성 설정을 통해 진행 유무를 파악할 수도 있습니다.
14) 담당자별 X 진행 상황 관리
담당자별 X 진행 상황 관리는 각 담당자가 할 일을 어떻게 진행 중인지 보여줍니다. 사람 얼굴 왼쪽 삼각형을 누르면 할 일이 접혀서 정리하며 볼 수 있습니다.
15) 업무별 X 진행 상황 관리
업무별 진행 상황은 특정 업무가 어떻게 진행되고 있는지 보여줍니다. 업무에는 운영, 마케팅, 디자인, 대외협력 등이 있습니다. 여러분의 업무 스타일에 따라 변경하면 됩니다.
16) 타임라인 보기
타임라인 형태로 일정을 관리할 수 있습니다. 각 항목들의 속성은 원하는대로 추가할 수 있으며, 업무별 담당자도 확인할 수 있습니다. 드래그 앤 드롭으로 일정을 조절할 수 있습니다.
3. 템플릿 가져가기
QR코드를 모바일로 촬영하셔도 되고 이 링크를 클릭하셔도 됩니다.
링크 또는 QR코드로 접속하시면 위 이미지의 오른쪽과 같은 화면이 보이는데 저곳에서 $에 0을 입력하고 I Want this! 를 누르면 템플릿을 받을 수 있습니다. 혹시 템플릿이 너무 유용해서 커피 한 잔 주고 싶으신 분은 숫자 1~10을 입력하시고 결제하시면 후원을 해주실 수도 있습니다. 또한, 'EVENT PROCESSING TEMPLATE 밑에 제 이름을 누르면 제가 만든 다른 템플릿들도 모두 가져가실 수 있습니다.
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