요령껏 회사 (1) - 회의록

첫 직장인 주니어 분들을 위해서 제가 아는 일의 Tip을 종종 공유합니다. 

1. 회의의 목적은 특정 사안에 대해서 정보를 교환 후 의사결정하고 다음 할 일을 계획하는 것입니다. 

2. 회의에서 우리가 동일한 수준으로 정보, 의사결정, 해야 할일을 이해하는 것이 Best 입니다만, 

    우리가 바쁘고, 각각의 관점에서 위를 이해하기에, 실제 서로의 이해 수준은 상이할 수 있습니다. 

3.  회의 참석자의 이해 수준을 동일하게 맞추려면 

     3.1 회의 마칠 때, 의사결정 사항과 해야 할일을 다시 확인하고 

     3.2 회의 후 회의록을 기록하여, 공유하는 것이 중요합니다. 

4. 회의록을 공유할 때, 참석자 뿐 아니라 회의 안건과 관련 있는 다른 멤버들에게 공유하면 더 좋습니다. 

     4.1 회의 참석하지 않은 분이 회의에서 논의된 이슈, 결과 등을 인지하면 다른 업무에 활용할 수 있거나 

           때로는 현재 안건에 대한 지원 또는 조언이 가능하기 때문입니다. 

     4.2 회의 참석하지 않은 분이 회의록을 보고, 필요하지 않다면 삭제하면 됩니다. 

5. 회의록은 특정 사안의 책임자가 작성하는 것이 Best 입니다. 

     5.1 특정 사안의 책임자가 멤버들의 다음 할 일 및 일정 등을 챙겨야 특정 사안이 잘 마무리 될 수 있기 때문입니다. 

     5.2 두번째는 책임자의 이해 수준과 방향이 특정 사안을 해결하는 방향이기 때문입니다. 

           중요한 회의에서 막내가 회의록을 작성하면, 책임자의 관점이 아니라 주니어 관점으로 의사결정 및 해야 할일이 정리될 수 있기 때문입니다. 

6. 개인 관점에서 회의록 작성은 개인 역량에 도움이 됩니다. 

     6.1 회의 후에 내용을 정리하는 것이 어려운 경우가 있습니다. 이는 특정 사안이 복잡하거나, 회의 결과가 불분명할 때입니다. 

     6.2 언어로 진행된 것을 글로 전환하면, 복잡한 사항을 하나 하나 정리해야 하기에 논리적인 생각에 가까워집니다.  논리적인 생각은 모든 회사 생활에 도움이 됩니다. 논리적으로 이슈를 정의할 수 있다면, 문제 해결에 더 좋습니다. 

      6.3 불분명한 회의 결과를 글로 옮기면, 이 회의가 제대로 진행되지 않았다는 것을 알게 됩니다. 

      6.4 마지막으로 글은 생각의 정리입니다. 회사에서 글을 잘쓴다는 것은 좋은 표현, 문장을 사용한다는 것이 아닙니다.  자신의 머리속에 있는 언어를 짧고 순서있게 정리한다는 뜻입니다. 사는 데 도움이 됩니다.