18. Procurement Engineering
자재 구매
이 글은 브런치북 "화공플랜트 EPC 엔지니어링"을 아마존에 출간하기 위하여 AI 도움을 받아 영문으로 번역한 내용입니다. 보완한 원문을 한글 서적으로도 출간하기 위해 영어 번역본 아래에 함께 올립니다.
PROCUREMENT ENGINEERING
Procurement is a core activity that spans the entire engineering phase, not just a single discipline. In fact, much of engineering can be seen as preparatory work for procurement. Here, we will review the overall procurement process, focusing on aspects most closely related to engineering.
Without materials, construction cannot proceed. Ensuring that materials arrive in line with the construction schedule is therefore one of procurement’s most important responsibilities—alongside engineering. Close coordination between the engineering and procurement teams is essential, and understanding procurement is critical for every engineer.
In EPC projects, the term procurement is preferred over purchase. Purchase refers narrowly to buying goods, while procurement encompasses the entire process of acquiring them, from specification to delivery.
Procurement in EPC Projects
Procurement is often translated as “purchase” or “supply,” but in EPC projects it has a broader meaning. For clarity, we will use the term procurement throughout.
When a project begins, a dedicated procurement organization is formed, led by a Project Procurement Manager (PPM). Procurement covers all activities from the pre-order stage—issuing purchase orders (POs)—through vendor fabrication and transportation/logistics to site. It is one of the three pillars of EPC (Engineering, Procurement, Construction) and requires specialized expertise at every stage.
Major oil and gas companies (often referred to as oil majors) maintain global supply chain organizations that manage vendor information worldwide. Even outside active projects, they visit suppliers to monitor financial health, staffing, and workload. This information becomes invaluable when evaluating a vendor’s capability for a new project.
The Procurement Process
The procurement process typically follows eight main steps.
**The rest of this chapter is omitted for the final publication.**
자재 구매(Procurement) 업무는 특정 공종만이 아니라 엔지니어링 전체와 관련된 주요 업무입니다. 어찌 보면 엔지니어링의 상당 부분은 자재 구매를 위한 사전준비 작업이라고 볼 수 있을 정도로 밀접한 연관이 있습니다. 여기서는 Procurement 업무 전반에 걸쳐 살펴보되, 엔지니어링과 관련된 내용을 중심으로 살펴보고자 합니다.
자재 없이는 시공(Construction)을 할 수 없기 때문에 시공 일정에 맞추어 자재를 투입하는 것이 Engineering과 더불어 Procurement의 가장 중요한 임무라고 할 수 있습니다. 따라서, Engineering과 Procurement 조직 간의 긴밀한 협업의 중요성은 두말할 나위가 없을 것입니다. 이를 위해서 Procurement 업무를 이해하는 것이 엔지니어에게 매우 중요합니다. 참고로 EPC 프로젝트에서는 ‘Purchase’ 보다는 ‘Procurement’를 사용합니다. ‘Purchase’를 단순히 자재를 사는 것에 국한하는 의미가 있는 반면, ‘Procurement’는 구매와 관련한 모든 행위를 포함하는 넓은 의미라고 할 수 있습니다.
PROCUREMENT
Procurement를 우리말로 구매 또는 조달이라고 표현합니다.
실제 EPC 프로젝트에서 사용되는 의미는 조금 다르기에 편의를 위해 여기서는 ‘Procurement’를 그대로 사용하겠습니다.
프로젝트가 시작되면, Engineering과 마찬가지로 Procurement를 위한 전담 조직을 구성하고 Procurement Manager(PPM, Project Procurement Manager)를 선임하여 업무를 관장하도록 합니다.
Procurement는 프로젝트에 소요되는 모든 기자재의 발주(PO, Purchase Order)를 위한 사전 과정에서 시작하여 계약 후 제작업체에서의 제작(Fabrication)과 운송(Transportation or Logistic)까지를 통합 관리하는 업무로 엔지니어링과 더불어 EPC의 ‘P’를 구성하는 매우 큰 영역이며 단계마다 전문성이 요구되는 분야이기도 합니다.
그래서 세계적인 회사(플랜트 업계에서는 보통 Oil Major라고 부릅니다)는 Supply Chain이라고 하여 전 세계의 업체 정보를 관리하는 조직을 운영하고 있으며, 프로젝트 발주와 관계없이 평소에도 관련 업체를 방문하여 회사의 재무상태, 인원 보유현황 그리고 작업 물량 등 주요 현황을 지속적으로 관리합니다. 이렇게 평소에 확보한 자료는 프로젝트를 수행할 때 제작업체의 능력 평가에 귀중한 자료가 됩니다.
구매 업무는 아래와 같이 총 8단계로 진행됩니다.
이해하기 쉽도록 엔지니어링에서 하는 업무와 구매 담당자가 하는 업무를 색으로 구분하였습니다.
이 중에서, 진하게 표시된 사양서(Material Requisition) 작성과 Bidder가 제출한 견적서 검토 그리고 최종 구매 사양서(Purchase Specification)을 작성하는 과정을 Procurement Engineering이라고 합니다.
앞서 자재의 종류는 크게 RFQ Material과 Bulk Material 이렇게 두 가지로 구분(공식 용어는 아니지만 대부분 이렇게 표현합니다) 한다고 설명하였는데, Bulk Material의 경우는 검토할 내용이 비교적 적다는 것을 제외하면 구매 절차는 자재의 종류와 관계없이 거의 비슷합니다.
계약 이후에는 업체의 제작, 그리고 운송(물류) 등 크게 3 단계로 진행되는데 이 과정은 모두 Procurement 팀에서 관리하고 엔지니어링에서는 업체의 설계 즉, Vendor Data 관리업무에 초점을 맞추게 됩니다.
이제 Procurement Engineering 업무를 하나씩 자세히 살펴보겠습니다.
1. MR (Material Requisition)
간단히 구매 사양서라고 하며 기자재에 요구되는 모든 기술 조건 등이 명시된 문서로 엔지니어가 작성합니다.
2. RFQ (Requisition for Quotation)
엔지니어가 작성한 MR에 구매에서 계약 조건(Terms and Condition) 등을 추가하여 하나의 문서로 만드는데 이 문서를 RFQ라고 합니다. 이렇게 완성된 RFQ를 관련 제작업체(Bidder)로 통보하여 견적을 요청하는데, 업무 효율을 위해 통상 4~5개 업체에 요청서를 발행하는 것이 일반적이지만 기자재의 특성이나 시장 상황에 따라 더 많게 혹은 더 적게 발행하는 경우도 있습니다.
여기서 꼭 알아야 할 중요한 사항이 있는데 Approved Vendor List(AVL) or Master Vendor List(MVL) 입니다.
EPC Project의 특성 중 하나가 발주처에서 기자재 공급업체를 관리한다는 것입니다. 프로젝트에 자재를 납품할 수 있는 업체를 미리 지정하여 리스트를 제공하는데 이것을 Approved Vendor List(AVL) 또는 Master Vendor List(MVL)라고 합니다.
Contractor는 특별한 사유와 발주처의 승인이 없는 한, 모든 기자재를 이 리스트에 등록된 업체에서 구매해야만 합니다. 만일 등록되지 않은 업체에서 구매하려면 반드시 사전에 승인을 받도록 요구하는데, 승인 절차가 매우 까다롭고 시간도 오래 걸려서 Contractor를 어렵게 만드는 주요 원인 중의 하나이기도 합니다. 이는 자신들의 오랜 경험을 통해 기술, 품질, 운전 중 문제점, 사후 지원 등 다양한 경험을 통해 검증된 회사의 제품을 사용하고자 하는 취지라고는 하지만, 이로 인해 Contractor가 불이익을 받을 소지가 많습니다. 제한된 구매처로 인한 가격 상승, 업체의 비협조, 빈번한 납기 연장 그리고 과도한 추가 금액 요구 등 수많은 어려움을 가져올 수 있습니다.
국내 기업의 경쟁력 향상을 위해서도 될 수 있는 대로 국산 장비를 사용하는 것이 좋겠지만, 주요 장비는 아직 우리나라 업체들의 설계나 생산기술 등이 프로젝트 요구사항을 만족시키지 못하기 때문에 극히 일부 업체를 제외하고는 AVL에 등록하기 어려운 실정입니다. 우리나라 장비 업체들의 기술력도 속히 높여야 합니다. 이를 위해 국가 차원에서도 ‘플랜트 기자재 국산화’라는 기치를 내걸고 적극 지원하고 있지만 아직 쉽지는 않습니다.
3. Bidder Quotation (or Proposal)
RFQ를 기초로 각 업체(Bidder)에서 제출한 견적서를 말하며, 기술 조건 준수 여부와 함께 금액을 포함합니다. 만일 당초 요구사항을 준수하기 어려운 내용이 있으면 반드시 대안이나 제외해 줄 것을 요청해야 합니다. (이것을 Deviation 혹은 Concession이라고 합니다.)
4. Bid Evaluation (Technical/Commercial Bid Evaluation)
각 업체에서 제출한 Quotation을 검토하는 과정입니다. 통상 기술 조건과 금액을 나누어 검토하는데, 기술 사항들을 검토하는 과정을 TBE(Technical Bid Evaluation)라고 하며 엔지니어링에서 수행하며, 기술 조건 이외, 즉 계약 조건과 금액 등을 검토하는 것을 CBE(Commercial Bid Evaluation)라고 하며 구매 담당자가 수행합니다. 이렇게 각각 분리하는 이유는, 엔지니어가 견적 금액을 알고 기술 검토를 하게 되면 아무래도 금액이 유리한 쪽으로 기울게 될 수 있으므로 사전에 차단함으로써 공정하게 검토하기 위함입니다.
TBE 과정에서 엔지니어들은 업체에서 제출한 견적서의 내용을 세부적으로 확인하기 위해 업체들과 빈번하게 교신을 하게 되는데, 시간 절약을 위해 직접 만나서 미팅을 하는 경우가 많습니다. 이를 Technical Clarification Meeting이라고 합니다.
TBE를 마치면 엔지니어는 검토 결과를 정리하여 Report로 제출합니다. 이것을 TBE Report라고 하는데, 이 Report에는 업체별로 프로젝트 요구사항에 대한 준수 여부, 제작성 검토 그리고 일부 문제가 있을 경우 어떻게 조치할 것인지 등을 종합적으로 검토한 결과가 비교표로 작성되어 포함됩니다.
5. Vendor Selection/Pre-Award
기술 검토가 완료된 TBE Report와 구매 담당 엔지니어가 검토한 CBE결과를 가지고 업체와 협상을 진행하여 마지막 한 업체를 선정하는 과정을 말합니다. 선정된 업체를 Selected Vendor라고 합니다. 모든 사항이 완벽히 정리된 상태로 계약을 하면 두말할 나위 없이 좋겠지만, 실제로는 이후에도 많은 협의가 필요한 경우가 대부분입니다. 이 경우, Bidder에게 Vendor로 선정되었음을 우선 통보(Pre-award)하고 정식 계약(PO, Purchase Order) 전까지 협상을 진행합니다.
프로젝트 기간이 부족한 경우 정식 계약 전이라도 Vendor가 업무를 착수할 수 있도록 우선 통보하는 경우도 있는데, 이것을 LOI(Letter of Intent)라고 합니다. 나중에 문제가 생기면 이를 근거로 보상을 받을 수 있기 때문에 업체에서는 급한 업무를 먼저 진행할 수 있습니다.
6. PR (Purchase Requisition)
MR이 프로젝트의 기본 요구 사항이라면, PR은 TBE 도중에 발생하는 변경사항(발주처 요구 또는 제작업체 사정에 따른 변경) 등을 반영하여 최종 계약서에 첨부되는 구매사양서이며, PS(Purchase Specification)라고 부르기도 합니다. 업체에서는 이 문서에 따라 제작 및 납품을 하게 됩니다. 통상 PR이 작성되면 MR과 TBE Report는 더 이상 프로젝트 문서로서의 효력을 잃고 PR이 그 자리를 차지하게 됩니다.
7. PO (Purchase Order)
말 그대로 업체와의 계약입니다. 앞서 작성된 PR에 Terms and Conditions 그리고 납기 일자 등의 계약조건 등을 구매에서 추가하여 하나의 문서로 만들면 최종 계약문서로 효력을 갖게 됩니다. 업체는 이제부터 Bidder가 아닌 Vendor가 됩니다.
8. Vendor Data
Vendor에서 장비 제작을 위한 설계 과정을 Vendor Design이라고 합니다. 모든 EPC 프로젝트는 Vendor에서 작성하는 주요 도면과 문서도 반드시 발주처에 제출하여 승인을 받아야 합니다. 또한, Vendor Design의 적정성과 Design 결과의 일부가 엔지니어링 Data로 제공되기 때문에 엔지니어의 기술 검토 또한 필수입니다.
실제로 주요 장비의 경우, Vendor로부터 Data를 접수(Receive), 검토(Review), 관련 공종 검토(Squad check), 발주처 제출(Submission), Vendor 회신(Return) 등 Vendor Data 관리에 투입되는 시간이 엔지니어 업무의 50% 이상 차지할 정도로 중요한 부분입니다.
또한 Vendor에서 제출하는 문서의 품질과 제출 기한 준수는 엔지니어링 업무에 지대한 영향을 주기 때문에 철저한 관리가 필요합니다. 실제로 프로젝트를 수행해 보면 Vendor 설계나 제작 일정이 계획 대비 지연되지 일쑤입니다. 발주처도 이 사실을 잘 알고 있기 때문에 초기부터 관리하지만 그래도 여전히 많은 문제를 안고 있는 것이 현실입니다.
참고로 필자가 수행한 프로젝트에서는 Vendor Data를 받아 검토하는 시간을 단축하기 위해 여러 명의 엔지니어로 구성된 팀을 만들고 세계 지역별로 나누어 Vendor Shop을 방문하여 현지에서 직접 문서를 접수하여 승인하는 경우도 있었습니다. 사실 대부분 프로젝트마다 이렇게 해야 할 정도로 Vendor Data 관리업무는 매우 어렵습니다.
9. Vendor Fabrication
Vendor에서 장비를 제작하는 과정이나 제작 후 Test(주로 FAT, Factory Acceptance Test)를 할 때 엔지니어가 기술지원을 위해 업체를 방문하는 경우가 많이 있습니다. 이때는 단지 기술적인 사항뿐이 아니라 제작 현황을 보면서 품질과 함께 납기에 문제가 없을지를 미리 확인하는 것이 중요합니다. 자칫 납기가 지연되면 프로젝트 일정에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.
지금까지 Procurement 업무 중에서 엔지니어링 업무와 직접적인 관련이 있는 부분을 살펴보았습니다.
Procurement 업무를 이해하는 것도 매우 중요합니다. Procurement 업무는 엔지니어링과 떼려야 뗄 수 없는 아주 밀접한 업무이며, 이해하는 것만큼 협조가 가능하기 때문입니다
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk