17. 입찰의 꽃 '제안서'
[실무 2부] 04. Bidder’s Proposal
입찰의 꽃이라면 역시 Bidder’s Proposal입니다. 우리말로 '프로젝트 제안서'라고 표현합니다. Bidder의 프로젝트 수행능력을 모두 녹여야 하는 중요한 자료라 할 수 있습니다. 프로젝트를 수주하기 바란다면 당연히 회사의 총역량을 모아서 한마디로 '멋지게' 만들어야 함은 두말할 나위가 없을 것입니다. 하지만 이 기간이 보통 3~4개월 정도로 여유가 없습니다. 입찰이 어려운 이유 중의 하나이기도 합니다.
용어는 최대한 우리말을 사용하되 적절한 우리말 표현이 없거나 우리말 사용이 오히려 혼선을 주는 경우는 부득이 영어를 사용함을 양지 바랍니다.
이제 이 꽃이 어떻게 만들어지는지 살펴보겠습니다.
일반적으로 Bidder’s Proposal은 발주처에서 요구하는 형식에 따라 작성하는데 크게 두 개로 나누어 제출토록 요구됩니다. 하나는 기술사항들을 망라한 Technical Proposal 그리고 돈과 관련된 Commercial Proposal로 나누어 작성하는 것이 일반적입니다. 이 역시 발주처 특성에 따라 구분이 약간 다르기도 하고 일부는 양쪽에 모두 포함되기도 하지만 대략 아래와 같이 구분하면 크게 다르지 않습니다.
아래 내용은 제목만으로도 이해하는 데 무리가 없을 것으로 생각해서 설명은 생략하겠습니다. 어떤
내용이 필요한지 개념 정도만 이해해도 실무에 도움이 될 것으로 생각합니다. (중요하지 않다는 의미가 아니라 글로 설명하기에 적합하지 않다는 의미입니다. 실제 강의 때는 많은 시간을 할애하는 부분입니다.)
1. Technical Proposal
- General Information
- Workload
- Availability of Personnel
- Health, Safety and Environment Policy
- Project Experience
- Project Execution Plan
. Project Organization including Key Personnel
. Man Power Mobilization Plan
. Project Schedule
. Subcontractor Plan including subcontracting process
. Engineering Plan
. Procurement Plan
. Construction Plan
. Commissioning Plan
. Transportation & Installation Plan (offshore)
. Yard Facility and Equipment Statement
. Quality Plan
. Safety Plan
. Information Management System
. Document Management System
. Local Contents Plan
- Exceptions and Qualifications for technical
2. Commercial Proposal
- Financial Statement
- Estimated Project man-hours
- Payment (Schedule of Rate)
- Office service for Company personnel
- Exceptions and Qualifications for commercial
- Subcontractor’s Financial Information
- Taxation
- Terms and Conditions
물론 Proposal은 엔지니어링팀뿐 아니라 회사차원에서 여러 부서가 함께 작성하는 것입니다. 하지만 대부분 기술 사항(Technical Proposal)이므로 엔지니어링팀에서 작성하는 내용이 많습니다.
Technical Proposal의 경우, 목록에서 보시는 바와 같이 General 사항을 제외하면 대부분 Project Execution Plan의 Part로 작성되는 것을 볼 수 있습니다. 발주처가 가장 관심을 두는 것이 이 Part입니다. Bidder가 실제 프로젝트를 수행할 수 있는 능력과 역량을 가졌는지 알 수 있기 때문입니다. 따라서 우리 Bidder 입장에서는 자신들의 능력과 역량을 함축해서 보여주어야 하는 가장 중요한 Part라고 할 수 있습니다. 따라서 엔지니어링팀에서는 조직, 인원 동원, 수행 계획 등 모든 역량을 Engineering Plan 작성에 집중하되 발주처의 관심 사항을 잘 파악해서 강한 인상을 줄 수 있도록 잘 작성해야 합니다.
아울러, 필자의 경험상 입찰단계에서 발주처가 엔지니어링에 부문에 관심을 두는 내용은 Engineering Manager의 능력입니다.
리더인 엔지니어링 매니저의 역량에 따라 엔지니어링 업무의 진행에 큰 영향을 주는 것을 잘 알기 때문입니다.
물론 Schedule, Organization, Experience 등에도 관심이 많지만 대부분 문서로만 볼뿐 프로젝트가 진행되기 전까지는 확인이 어려운 것이 사실입니다. 하지만 엔지니어링 매니저는 다릅니다. 입찰 중에 몇 차례 협의하는 과정이 필요한데 이때 매니저가 참석해서 엔지니어링 수행 계획을 직접 설명토록 하면 자연스럽게 엔지니어링팀과 이 팀을 이끌어갈 매니저의 역량을 파악할 수 있기 때문입니다. 실제로 수년 전부터 대부분의 발주처에서 Clarification 과정에 엔지니어링 매니저의 참석을 요구하고 있고 이 과정에서 승인받지 못하고 Reject 되는 경우도 있습니다. (Key Personnel은 반드시 발주처 승인을 받아야 한다고 앞 장에서 설명했습니다.)
만일 매니저가 Reject 된다면 어떻게 되겠습니까? 매니저는 물론 엔지니어링 팀에 대한 발주처의 신뢰는 두말할 나위 없이 바닥으로 추락할 것입니다.
이제 완료된 Proposal을 제출기한에 맞추어 발주처에 제출하면 일단 큰 고비는 넘기게 됩니다. 하지만 이제부터 새로운 업무가 기다리고 있는데, 제출된 Proposal을 검토하면서 생기는 의문점이나 나중에 생길 문제점을 사전에 확실하게 정리하기 위한 Clarification 과정입니다. 이 기간이 적게는 서너 달, 길게는 일 년까지 소요되는 경우도 있는데, 발주처의 온갖 질의에 대응하려면 Bidder들에게는 결코 마음을 놓을 수 없는 시간입니다. 최대한 자신들에게 유리한 쪽으로 이끌기 위해 때로는 어처구니없는 요구를 하는 경우도 많다 보니 소위 갑질로 보일 때도 있지만, 이것도 업무의 연속이라 여기고 좋은 결과를 기대하며 성실하게 자료를 준비해서 답변하는 수밖에는 없습니다.
마지막으로, 한 가지 짚고 넘어가고 싶은 것이 있습니다. 우리나라 EPC 업체들이 이렇게 중요한 Proposal을 만들기 위해 회사의 가능한 역량을 총 투입하는지에 대해서는 매우 의문입니다. 최근 들어서 조금씩 변화되는 모습을 볼 수 있지만 아직까지도 입찰업무에 최선을 다하는 것은 아닌 것 같습니다. 입찰 업무를 주관하는 책임자나 Key Personnel을 선정하는 모습을 보면 알 수가 있습니다.
입찰은 영업에서 알아서 하는 것이고 수주를 하면 실행부서에서 인계받아 그때부터 시작한다는 마인드가 아직 팽배하다고 표현하면 서운해하실 분들이 계실지 모르겠습니다만 이것이 필자가 가지고 있는 인식임을 부인하지 않습니다.
다음 장에서는 엔지니어링 비용에 대해 알아보겠습니다.
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
