09. 엔지니어링 매니지먼트 팀
[실무 1부] 02. Engineering Management Team
설계 부문에서 행하여지는 모든 업무 활동에 대하여 방침을 결정하고 조직하며, 그 운영을 계획, 통제, 조정하는 것이다. 설계 부문의 조직, 프로젝트의 통제, 설계 공정(工程) 관리, 설계 제도사 인원 저감, 설계실 레이아웃, 제도 기기의 관리, 도면 반출∙대출 도면의 관리, 자료∙정보의 관리, 인사 관리, 관련 부문과의 조정∙협업(協業) 등의 내용을 포함한다.
용어는 최대한 우리말을 사용하되 적절한 우리말 표현이 없거나 우리말 사용이 오히려 혼선을 주는 경우는 부득이 영어를 사용함을 양지 바랍니다.
기계공학 사전에 있는 '설계관리'의 정의입니다.
정의는 간단하지만 업무 범위를 보면 절대 만만치 않은 것을 알 수 있습니다.
플랜트 EPC 프로젝트에서는 ‘Control’과 ‘Management’를 구분해서 사용합니다.
엔지니어링 매니지먼트라는 용어를 우리나라에서는 ‘설계관리’라는 말로 통칭하고 있으나 의미와 역할이 매우 다르다는 것은 앞 장에서 설명하였습니다.
Control이 엔지니어링 공정 진도(Progress, 계획 대비 실적 비교), 각종 성과물(Deliverable)의 작성, 제출(Submission or Issue) 및 승인(Approval) 등 진행 현황(Staus)을 수치적으로 파악하는 실무적인 의미가 강하다면,
Management는 Control 보다 한 단계 넓은 의미로서, 현황은 물론 결과를 예측하고 이에 따라 사전에 준비하거나 대응방안을 고려하는 것까지 포함합니다. 다시 말하면, 엔지니어링 매니지먼트는 엔지니어링의 가장 중요한 요소인 조직과 자원 그리고 시스템을 망라하여 전체적으로 운영하고 관리하는 것을 의미합니다. 이런 의미로 볼 때 기계공학 사전에서 정의한 설계관리의 의미는 매니지먼트보다는 컨트롤의 의미에 가깝다고 해야 할 것입니다.
필자의 경험을 기준으로 엔지니어링 매니지먼트의 세부 조직 구성과 주요 업무를 하나씩 살펴보겠습니다.
회사별로 업무 방침에 따라 조직 구성에 차이가 있을 수 있겠지만 전반적인 역할을 이해하는 데는 큰 무리는 없을 것입니다.
엔지니어링 매니지먼트 조직
엔지니어링 매니지먼트 조직을 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
아래 그림은 앞 서 설명한 엔지니어링 조직 중에서 매니지먼트 조직을 보다 세분화한 것입니다.
엔지니어링 매니지먼트 세부조직
엔지니어링 매니지먼트 조직은 각종 Interface와 Coordination 업무를 담당하는 프로젝트 엔지니어, 프로젝트 문서를 관리하는 Document Control 그리고 각종 시스템을 관장하는 Information Management로 구성되어 엔지니어링 매니저를 지원하고 있음을 알 수 있습니다.
엔지니어링 매니저는 이 조직의 도움을 받아 엔지니어링을 이끌게 되는데 각 조직은 아래의 업무를 수행합니다.
프로젝트 엔지니어(Project Engineer 또는 Engineering Coordinator)
PM에 프로젝트 엔지니어가 있듯이 엔지니어링 내에서 앞서 언급한 ‘Control’ 업무를 주로 담당하는 엔지니어 조직입니다.
엔지니어링 업무 중 가장 중요한 Interface와 Coordination 업무를 담당하는데, 내부적으로는 엔지니어링 내 유관 공종 혹은 PM, 시공 등 타 부문 간 중첩되거나 연관되는 업무를 조정하고, 대외적으로는 발주처를 포함하여 프로젝트에 참여하는 관계 회사 간에 발생하는 업무를 조정하는 역할을 합니다. 이외에도 매니저를 도와 엔지니어링 수행계획을 수립하거나 각종 보고서 작성, 프로젝트의 공통 문서 작성(Common Document) 등 공종에서 수행하기 어려운 업무들을 수행하는, 한마디로 만능 엔터테이너라고 할 수 있습니다.
문서관리 (Document Control)
프로젝트용으로 생성되는 각종 문서를 관리하는 것을 말하는데 문서의 양이 매우 많아 시스템으로 관리하며, 대부분 문서관리팀(Document control team)을 별도로 구성하여 운영합니다.
시스템 및 정보관리 (Information Management)
프로젝트에 사용되는 시스템을 관리하는 조직입니다.
엔지니어링에 필요한 각종 IT System, Software 그리고 3D Modeling 등 주로 전산 업무를 관장하며 엔지니어들이 업무를 보다 효율적으로 수행할 수 있도록 지원하는 형태입니다.
엔지니어링 매니지먼트의 주요 업무 (Role & responsibility)
이제 엔지니어링 매니지먼트가 실제 현업에서 반드시 내용을 잘 알고 수행하거나 관리해야 할 주요 업무에 대해서 알아보겠습니다. 물론 셀 수 없을 정도의 많은 업무가 있고 그 내용도 방대합니다. 하지만 이 정도는 반드시 알아야 할 업무입니다. (참고로 다음 실무 편에서는 프로젝트 단계별 업무를 설명하면서 실제 적용사례를 가지고 조금 더 깊이 살펴볼 예정입니다)
수행계획 수립 (Plan & Schedule)
엔지니어링 단계에서 도달해야 할 목표를 정하고 이를 수행하기 위한 전략과 중점 실행방안 등 전체적인 수행계획을 수립하는 것을 말하며, 주로 아래의 내용을 포함합니다.
- 역무 범위(Scope of Work) 정의 : 프로젝트 수행 범위 설정 등
- Planning : 목표 수립, 중점 추진방안 정립
- Level-III Schedule : 엔지니어링 일정계획 수립
- Resource 동원 : 인력, 자원 등 동원 계획 수립
Control
실행단계에서의 공정 진도 확인, 지연 시 사유와 만회 방안 등을 수립합니다.
- Level-IV schedule : 설계 분야별 성과품(Deliverable) 목록과 제출 일정 계획 수립
- Progress measurement : 공정 진도 산출 방법 및 산출 주기
- Plan and Actual, Overdue and Counter-measure : 계획 대비 실행 현황, 지연 항목과 대응방안 등
Key Milestone 관리
엔지니어링 단계에서 수행해야 할 주요 Milestone의 일정계획을 수립하고 실행 여부를 확인합니다.
- Special Study : HAZID, HAZOP, SIL 등 (다음 장에서 상세히 설명)
- Design Review or P&ID Review
- 3D Model Review : 30%, 60% and 90% Review
- 주요 기자재의 발주 일정
- 기타 계약서에 명기된 주요 Milestone 등
공통 문서 작성 (Common Document)
특정 공종에만 적용되는 것이 아닌 엔지니어링 전체에 공통으로 적용되는 문서는 매니지먼트팀에서 작성, 제출 승인 업무를 수행합니다.
- Engineering Execution Plan
- Engineering Control Procedure
- Document Numbering Procedure
- Equipment (Tag) Numbering procedure 등
문서 제출 및 승인 관리 (Document Issus and Approval Control)
엔지니어링 단계에서 생성되는 각종 성과품(Deliverable)의 제출(Submission or Issue)과 승인(Approval) 현황을 관리하며, 이는 공정 진도(Progress)를 산출하는 기준이 됩니다.
조정(Coordination) 및 통합(Integration)
관련 부서 간, 그리고 설계 내부의 업무를 분담하고 조정하는 것으로 매니지먼트의 역할 중 가장 많은 시간과 노력을 투입하는 중요한 업무라 할 수 있습니다.
프로젝트를 수행하다 보면 부서 간 또는 공종간 많은 이해관계가 발생할 수밖에 없습니다. 사소한 이견들도 있지만, 엔지니어나 엔지니어링 매니저 조차 결정할 수 없을 정도로 견해차가 큰 사안들도 많이 생기게 됩니다. 물론 이때마다 대부분 적절한 협의를 통해 조정하면서 진행합니다. 하지만 일부 사안, 예를 들어 부서의 업무조정이 요구되는 정도라면 그 누구도 조정하기가 쉽지 않습니다. 이것을 ‘누군가 하겠지’라는 마음으로 그대로 두면 시간이 갈수록 문제가 커지게 되고, 프로젝트 후반에 가서 발견되면 그대는 정말 걷잡을 수 없을 정도로 중대한 문제가 되는 경우도 많이 발생합니다.
EPC 프로젝트에 회자하는 말 중에 ‘지금은 넘어가도 언젠가는 드러난다’ 속설이 있습니다. 특히 엔지니어링 문제는 절대로 그냥 넘어가는 법이 없습니다. 따라서 어떤 문제이든 조기에 발견하여 조치하는 것이 매우 중요합니다. 프로젝트 엔지니어나 엔지니어링 매니저 선에서 처리가 안 될 경우 경영층에 보고해서라도 조기에 조치할 수 있도록 해야만 문제를 더 크게 키우지 않을 수 있습니다. 이러한 업무를 수행하는 것이 엔지니어링 매니지먼트팀의 중요 업무입니다.
Interface 관리
주로 발주처를 중심으로 프로젝트와 관련된 여러 회사 간에 발생하는 Interface를 통칭합니다. 통상적으로 발주처는 하나이지만 프로젝트의 규모에 따라 그 프로젝트를 수행하는 다수의 계약자가 있을 수 있으며, 이때 각 계약자 간의 Interface를 관리하는 것을 의미합니다. 대부분 프로젝트 매니지먼트 내에서 Project Interface Manager를 선임하여 모든 Interface 업무를 전담토록 하지만 설계를 위한 자료가 대부분이므로 엔지니어링 부문에서도 별도로 전담자를 선정하여 관리하여야 합니다.
Interface 업무는 매우 방대하기도 하고 또한 엔지니어링 업무와 매우 밀접한 관계가 있는 중요한 업무이므로 다음 장에서 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
보고(Report)
앞서 언급한 공정 진도 현황과 함께 주요 현안 등 프로젝트에 영향을 미치는 사항을 정리하여 대내외에 보고함으로써 대책을 수립할 수 있도록 합니다. 보고를 잘 활용하면 프로젝트를 이끌어 가는 아주 강력하고 유용한 수단이 될 수 있습니다. 뒤에서 더욱 자세히 살펴보겠습니다.
변경사항 관리(Change Management)
EPC Project의 큰 특징 중 하나가 Change입니다. 플랜트 프로젝트는 특성상 엔지니어링이나 시공 혹은 시운전 단계 어디서든 상황에 따라 설계를 변경(Change)할 필요가 있거나 변경해야만 하는 상황이 발생합니다. 특히 변경으로 인한 추가비용(Change Order)이 발생할 경우 책임소재 규명 등으로 프로젝트 일정에 영향을 줄 수 있으며 대부분 프로젝트 마무리 시점에야 합의가 이루어집니다. 심지어 본 공사 계약금 액보다 많은 금액이 추가비용으로 합의된 프로젝트도 있을 정도로 민감한 사안입니다. 따라서 변경사항이 생길 때마다 제대로 관리하지 않으면 고생은 고생대로 하고 보상은 받지 못하는 경우도 많습니다.
Change Order 업무는 매우 방대하면서도 대부분 엔지니어링 기간에 발생하기 때문에 엔지니어링과는 떼려야 뗄 수 없는 중요한 업무이므로 다음 장에서 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
예산관리
엔지니어링에서 사용하는 예산(Budget)을 관리합니다. 엔지니어링에서 관리하는 예산에는 자재비와 경비 그리고 엔지니어 노무비로 구성되는데 이 구성이나 관리 주체는 회사마다 약간씩 다를 수 있습니다. 하지만 매니지먼트 조직에서는 반드시 집행 현황과 잔 예산 그리고 예상 지출 등을 수시로 확인하고 관리해야 합니다.
앞서 수차례 언급한 대로 대부분 프로젝트가 적자 수주일 정도로 예산에 여유가 없는 경우가 대부분입니다. 수시로 관리하지 않으면 예산 초과는 불을 보듯 뻔하기 때문입니다.
이상으로 엔지니어링 매니지먼트의 조직과 주요 업무를 살펴보았습니다.
물론 이것이 매니지먼트 업무 전부라고 할 수는 없습니다. 회사의 특성이나 방침에 따라서 또는 프로젝트의 특성에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 하지만 큰 틀에서 볼 때 매니지먼트가 잘 알고 관리해야 할 주요 항목임에는 틀림이 없을 것입니다.
사실 위에 나열한 업무 중에 그 어느 것 하나 만만한 것은 없습니다. 각각의 업무 범위가 방대할뿐더러 매니지먼트라고 해서 독단적으로 처리할 수도 없는 업무들입니다. 따라서 이 업무들을 매니지먼트에서 잘 수행할 때에 프로젝트에 미치는 영향은 그야말로 대단할 것입니다. 엔지니어 두세명 아끼는 것이 결코 비용을 절감하는 것은 아니라는 것을 분명히 이해할 수 있을 것입니다.
가끔 이 업무들이 PM 업무가 아니냐는 약간의 항의성(?) 질문을 내부에서 또는 PM에서 받을 때가 있습니다. 맞습니다. 많은 부분은 PM에서 주관하는 업무라고 할 수 있습니다. 하지만 엔지니어링에서 챙겨야 하는 이유가 있습니다. 이 부분만큼은 엔지니어링에서 챙기는 것이 가장 효율적이고 확실하기 때문입니다. 모두가 엔지니어링에게는 필수 사항이기 때문에 엔지니어링 주관으로 계획을 수립하고 실행과 점검까지 일관되게 관리되어야 하기 때문입니다.
한 가지 안타까운 것은, PM에 소속된 프로젝트 엔지니어들이 PM 근무를 회피하는 것을 자주 볼 수 있습니다. 조직의 정체성이 PM을 '사업관리'로만 인식하는 한 '단순관리'를 벗어날 수 없기 때문입니다. 이런 업무를 위해 지금까지 공부한 것이 아니라는 생각을 한다면 그 누구도 자신의 업무에서 보람을 찾을 수가 없는 것이 당연할 것입니다.
엔지니어링 매니지먼트가 왜 필요한지 이제 충분히 이해할 수 있을 것으로 생각합니다. 이제 이 업무를 잘 이해하고 수행할 수 있도록 조직을 구성하고 적합한 인력을 배치하는 것이 매니지먼트의 출발일 것입니다.
조직을 구성하는 것은 엔지니어나 실무자가 아닌 경영자의 몫입니다. 경영자의 혜안이 필요한 이유입니다.
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
