방법에 관해 말하는 3가지 방법

업무 매뉴얼이나 사용설명서 등과 같이 방법에 관한 내용을 전달하는 경우가 있습니다. 일을 하면서 부서 간 이동 또는 이직을 할 때에 인수인계를 합니다. 전임자와 후임자 사이의 인수인계를 하기도 하고요. 다양한 환경에서 사용방법을 설명하게 되기도 합니다. 이때 정해진 순서에 따라 전달하는 것이 좋습니다. 어떠한 방법으로 말하는 것이 좋은지 확인해 보도록 하겠습니다.

주제별로 안내하기

업무에 관하여 인수인계를 한다면 주제별로 안내하는 것이 좋습니다. 안내를 할 때는 목차를 설정해야 합니다. 업무의 세분화된 분류를 통해 구분을 해둡니다. 각각의 내용에서 필요한 내용을 작성해 봅니다. 필요한 물품에는 어떤 것들이 있는지, 이 일과 관련하여 도움을 줄 수 있는 사람들은 어떻게 되는지 확인해 봅니다. 주변의 업체의 연락처를 확보해 두는 것도 좋습니다. 다양한 방법을 통해 관련자료를 확보해 둡니다.

가전제품이나 물품을 구입했을 경우에도 기능별로 안내해 두어야 정확한 사용방법을 알 수 있습니다. 예를 들어 라디오를 구입한 사람이 사용방법을 알 수 있게 하려면 전원은 어떻게 켜고 꺼야 하는지, 사용 후 보관하는 방법은 어떻게 되는지 확인해 봅니다. 각 버튼의 기능은 어떻게 되는지도 알 수 있어야 하고요. 볼륨을 조절하는 방법은 어떻게 되는지 확인해 봅니다.

순서도 그려보기

목차를 분류했으면 순서에 따라 정리를 합니다. 어떠한 일이든 순서가 있게 마련입니다. 상황에 따라 동시에 진행되기도 하고요. 앞 뒤의 순서가 변경되기도 합니다. 다양한 상황을 고려해 보면서 순서도를 그려보는 것이 좋습니다. 그리는 내용을 바탕으로 업무를 체크하며 이야기를 합니다. 이 일에서 추구하는 목적이 어떤 것인지도 확인해 보고요. 기억해야 할 일들도 확인해 봅니다.

가전제품을 사용할 때에도 어떻게 전원을 켜고 사용할 수 있는지를 순서도를 통해 안내를 합니다. 다양한 방법으로 확인할 수 있도록 합니다. 사용하는 과정에서 필요한 기능들도 순서대로 안내합니다. 병렬식으로 나열되는 기능들도 있습니다. 기준을 설정하고 순서도를 그려보는 것이 좋습니다. 목차별로 순서도를 그려보고 필요한 들을 나열해 보면 전달 내용을 잊지 않고 이해할 수 있게 됩니다.

주의할 점 체크하기

목차를 설정하고 순서도를 그려보았다면 추가로 작성할 내용이 있습니다. 강조할 사항이나 꼭 기억해야 할 일들이죠. 필요한 내용은 어떠한 것들이 있는지도 확인합니다. 문서를 작성할 때 반드시 들어가야 하는 목차와 내용들을 확인하고요. 어떠한 방식으로 일처리를 하면 되는지, 지원해 줄 수 있는 사람은 어떻게 되는지도 확인해 봅니다.

물품을 취급할 때의 주의점도 체크해 봅니다. 어떠한 장소에서 사용해야 하는지도 확인해 보고요. 주변에 함께 두면 안 되는 물건이나 물품들도 안내를 합니다. 어떠한 점이 취약한지도 함께 안내합니다. 주의할 내용을 함께 체크해 보면서 이야기를 합니다. 사용에 필요한 내용에 관한 내용도 체크해 보고요. 일을 진행할 때의 방향성에 관해서도 확인해 봅니다.

방법에 관해 말하는 방법을 확인해 보았습니다. 업무 매뉴얼이나 사용설명서와 같은 이야기를 하는 방법이죠. 주제별로 정리해서 목차를 설정해 둡니다. 각각의 목차에서 필요한 내용을 생각해 보고요. 순서도를 고려해서 말하기를 진행합니다. 꼭 기억해야 할 일을 어떠한 것이 있는지 확인해보기도 하고요. 사용자의 환경에 따라 변형해서 사용이 가능한지도 체크해 봅니다. 주의할 점을 체크해보기도 합니다.