스타트업 업무 기록의 필요성
기록하고, 측정하고, 개선하기
기계는 성능을 측정하기 쉽습니다. 하지만 사람은 측정하기 어렵습니다. 만든 결과물이 정량적으로 표시되면 좋겠지만 회사의 업무가 단순히 보고서를 몇 장 쓰는지, 코드를 몇 줄 적는지, 디자인 파일을 몇 개 만드는지로 결정되지 않기 때문입니다. 그렇기에 정성 평가로 생산성을 측정하는건 어렵기 때문에 저는 로깅을 통해서 생산성을 관리하고 있습니다.
1. 업무 기록
작년 11월 18일부터 업무 기록을 매일매일 작성 중입니다. 이를 통해 목표했던 일정과 실제 일정 사이에서 얼마나 일치했는지 확인할 수 있습니다. 또한 중간중간 추가적으로 생기는 일들을 고려해 목표일정을 합리적으로 늘리는게 가능합니다.
2. 요청 사항 기록
일간, 주간, 월간 목표와는 별개로 추가로 요청이 오는 경우도 잦습니다. 요청사항은 목표 기일을 맞추기 어렵게 하는 요소이지만 이를 기록해두고, 관리하면 스케쥴 관리에서 균형을 유지할 수 있었습니다. 가령 요청이 이미 많이 쌓인 경우에는 스프레드시트를 통해 추가 요청을 받는 것을 거절하거나, 요청 완료일을 한참 뒤로 미뤄도 크게 문제가 되지 않습니다.
제 업무 기록과 함께 저는 요청사항 역시 함께 공개합니다. 이렇게 요청사항이 공유되어있다면 팀원들은 자신의 요청이 어느정도 진행됐는지 쉽게 볼 수 있습니다. 또한 현재 진행상황을 모두가 한 눈에 볼 수 있기 때문에 자신의 요청만 늦게 들어준다는 느낌을 받지 않을 수 있습니다. 즉 사소한 오해에서 생길 수 있는 감정적 이슈도 해결하는데 좋았습니다.
3. 생산성 평가
결론적으로 요청, 업무, 계획을 모두 공유하며 진행하기 때문에 결과를 정량적으로 평가하기 쉽습니다. 또한 팀에서 발생하는 평균적인 추가 요청의 빈도 및 크기도 데이터가 쌓임에 따라 예상하기 더 쉬워집니다. 가령 1달짜리 프로젝트를 진행할때 저희 팀의 경우 이런저런 추가 이슈로 인해 1~2주는 더 소요되곤 했습니다. 그럼 1~2주를 딜레이 시킨 요인들을 프로젝트 시작단계에서 고려하고 시작할 수 있습니다.
4. 커뮤니케이션 누락 부분 평가
이렇게 요청 사항을 정리하고, 크게크게 움직이다보면 대부분의 업무는 문제없이 진행되지만 간혹 누락되는 업무도 발생합니다. 업무가 쌓이고 쌓이다보면 당연한 일이겠지만 이럴때 문서화된 기록이 큰 힘을 발휘합니다. 요청사항이 언제 무슨 이유로 작성됐는지 명확하다면 차후에 "왜 요청했는데 안됐나요?"라고 말할 근거도 생길 뿐 아니라, 그 과정에서 발생할 수 있는 감정적인 피로도도 쉽게 낮춰줍니다.
5. 귀차니즘??
회사 내에서 저처럼 꼼꼼하게 정리하는 팀원은 없지만 점점 더 문서화하는 분위기로 진행되고 있습니다. 몇몇의 분들은 귀찮게 뭘 그렇게 하냐라고 하지만 실제로 해보면 하나의 습관이라는걸 이해할 수 있습니다. 요청을 받게되면 포스트잇 같은데 적어두거나 기억하는 습관을 버리고, 스프레드시트에 적기만 하면 됩니다. 이건 귀찮음의 범주가 아닌 습관만 바꾸면 쉽게 해결될 일입니다. 특히 노트, 공책, 수첩, 포스트잇은 누락의 문제와 신뢰도의 문제, 그리고 정확도의 문제도 큽니다. 그래서 저는 요청을 받게 되면 그사람이 보는 앞에서 스프레드시트에 기록하고, 확인을 받곤 합니다.
기록은 시간이 오래걸리지 않습니다. 하루가 끝날 때 자기 업무를 적어두는건 30초 이내로 끝납니다. 요청사항을 기록하는것은 시간을 단축하기도 합니다. 왜냐면 전화로 들은 내용을 어딘가에 기록해야하는데, 손보단 타이핑이 더 빠르고 정확하기 때문입니다. 요청을 한 눈에 확인하고 일자를 관리하는 것도 스프레드시트가 좋습니다.
6. 더 나은 툴
일정 관리에 있어서 더 나은 툴도 있습니다. 먼데이를 비롯해 프로젝트 매니지먼트 서비스가 많은데 이 중 어떤것이던 사용하는게 좋다고 생각합니다. 저희 팀의 경우 많은 부분을 노션을 통해 통합 관리로 진행하고 있습니다. 제 경우엔 스프레드시트의 필터링 기능이나 가독성, 테이블 관리의 강점을 이유로 이것을 사용하고 있지만 다른 툴에서도 좋은 협업을 이뤄낼 수 있다고 생각합니다.
