전자문서 접근성 실전 가이드 1
마이크로소프트 워드로 접근성을 고려한 doc 문서 만들기
들어가며
오늘날 Youtube를 중심으로 동영상 콘텐츠가 인기를 끌면서 많은 콘텐츠가 영상으로 대체되고 있습니다. 기업이나 공공기관의 전문화된 업무자료나 교육용 자료 등은 상당부분 여전히 전자문서로 되어 있으며, 한편 문서로써 필요하기도 한 것이 사실입니다. 문서와 영상은 서로 대체할 수 없는 영역을 가지기 때문입니다. 여기서 한 가지 질문이 떠오릅니다. 그렇다면 현재 교육현장, 기업, 공공 기관 등 여러 곳에서 사용되는 다양한 종류의 전자문서는 누구나 쉽게 사용할 수 있을까요? 만약 지금의 전자문서를 사용하는 데에 문제를 겪는 사용자 유형이 있다면 어떤 사용자들이며, 무엇 때문에 전자문서 사용에 어려움을 경험하고 있을까요?
전자문서에도 접근성 기준이 있다?
어느덧 국내에도 웹 접근성은 비교적 친숙한 개념이 되었습니다. 웹 접근성 인증마크 제도와 한국형 웹 콘텐츠 접근성 지침(KWCAG)이 마련되었기 때문이라 할 수 있겠습니다. 반면 그 존재에도 불구하고 전자문서 접근성 가이드라인과 내용은 잘 알려져 있지 않습니다. 전자문서 접근성 기준은 우선, W3C의 WCAG 성공 기준(success criteria)에 PDF 접근성 기준을 포함합니다. 국내에도 제작 시기가 오래되긴 했지만, 전자문서 접근성 지침 1.0(2007)이 TTA 표준으로 배포되었습니다. 또한, 해외 민간 기업 역시 전자문서 접근성 향상을 위해 꾸준히 기능 업데이트를 하고 있는데요, 마이크로소프트[Microsoft Corporation]가 대표적 사례입니다.
전자문서 접근성의 목적은 신체적 조건에 상관없이 문서의 내용을 이해하고, 활용할 수 있도록 하기 위함입니다. 즉 웹 접근성의 목적과 같습니다. 전자문서의 접근성을 준수하지 않으면 스크린 리더 사용자, 저시력 사용자가 해당 전자문서를 활용할 수 없습니다. 이는 교육, 노동 등 사회 활동의 제약으로 이어질 수 있습니다.
연재의 구성과 목적
위에서 언급했듯이 국내에도 전자문서 접근성 지침이 TTA 표준으로 마련되어 있습니다. 그럼에도 별도의 포스트로 전자문서 접근성에 대한 내용을 작성하는 이유는 아래와 같습니다.
기존 전자문서 접근성 지침이 오래되어 최신 기술에 대한 내용이 누락되어 있습니다.
사용자들에게 반드시 필요한 전자문서 접근성 내용이 명확하지 않습니다.
웹에 배포되는 전자문서 및 출판을 위한 전자문서가 포괄적으로 다루어지기에 구체성이 떨어집니다.
이러한 이유로 저희는 전자문서를 배포할 때 실무에서 바로 적용 가능한 내용으로 전자문서 접근성에 대한 내용을 공유하고자 합니다. 아울러 실사용자가 문서를 이해하고 활용하는 데에 반드시 필요한 내용을 중심으로 다루고자 합니다.
이 연재에서 다루는 전자문서 접근성의 적용 범위는 웹에 게시되는 문서입니다. 따라서 출판을 위한 전자문서 접근성은 생략합니다. 국내에 아직 제대로 정착되지 않았기 때문입니다. 추후 EPUB, EPUB와 호환 가능한 시각장애인 및 난독 장애 사용자를 위한 DAISY, 수학과 과학 콘텐츠를 표현하기 위한 NIMAS 코드, Latex 나아가 마라케시 조약에 대해 상세히 다룰 예정입니다.
<전자문서 실전 가이드>는 총 4회에 걸쳐 연재할 예정입니다. 다루는 내용은 마이크로소프트 워드의 접근성, 프레젠테이션 문서의 접근성, PDF 문서의 접근성, 오픈 XML의 접근성입니다.
왜 마이크로소프트 워드의 접근성인가?
이 글을 읽으시면서 민간 기업 상품을 중심으로 전자문서 접근성을 논하는 데에 의문을 가지실 것 같습니다. 마이크로소프트 워드를 전자문서 접근성 연재 글의 첫 번째 주제로 선택한 이유는 doc 문서 포맷이 ISO 공식 표준으로 지정되어 있고, 마이크로소프트 워드가 doc 포맷의 문서 접근성을 위한 기능을 충실하게 제공하기 때문입니다. 또한, 접근성을 고려해 doc 포맷의 문서를 제작하면 접근성을 갖춘 pdf 문서로 바로 내보낼 수 있다는 장점이 있습니다. 민간 영역에서 널리 사용되는 툴인 만큼 접근성이 적용된 전자문서를 쉽게 제작해 볼 수 있다는 면도 있습니다. 마이크로소프트 워드를 이용해 다룰 전자문서 접근성의 원칙은 아래와 같습니다.
텍스트가 아닌 콘텐츠에 대체 수단 제공.
보조 기술이 인식 가능한 구조화 된 문서.
하이퍼 링크에 목적을 식별할 수 있는 텍스트 제공.
색에 무관한 정보 제공.
접근성을 고려한 테이블.
이밖에 마이크로소프트는 자사 오피스에 전자문서 접근성을 자동 진단 할 수 있는 Accessibility Checker를 포함했습니다. 이 글의 끝에 Accessibility Checker 사용 방법을 안내합니다.
NOTE: 마이크로소프트 워드의 전자문서 접근성 기능을 모두 이용하려면 Office 365 또는 Office 2016 이상의 버전을 사용해야 합니다.
원칙1. 텍스트가 아닌 콘텐츠에 대체 수단 제공
텍스트가 아닌 콘텐츠는 동등한 수준의 정보를 표준 텍스트로 제공해야 합니다. 이미지로 이루어진 텍스트는 사용하지 않습니다. 문서에 삽입된 이미지에는 이미지의 내용을 시각을 사용하지 않고도 동등하게 정보를 알 수 있도록 대체 텍스트를 제공합니다.
이미지로 제공되는 텍스트
전자문서의 텍스트를 이미지로 제공하지 않아야 합니다. 텍스트를 이미지로 제공할 경우 스크린 리더 사용자는 내용을 알 수 없습니다. 또한, 저시력 사용자는 원하는 부분의 텍스트 사이즈를 조절하기 어려워 문서 내용을 이해하는 데에 문제가 될 수 있습니다. 난독 장애 사용자 역시 텍스트를 TTS를 통해 음성으로 읽으면 내용을 이해할 수 있지만, 이미지 텍스트는 TTS로 텍스트를 읽을 수 없게 됩니다.
이미지 대체 텍스트
문서에 포함된 이미지가 문서 이해에 필요한 정보를 담고 있으면 반드시 대체 텍스트를 제공합니다. 마이크로소프트 워드에서 대체 텍스트를 제공하는 방법은 아래 절차를 따르십시오.
대체 텍스트를 삽입하려는 이미지에 포커스 합니다.
※참고: 스크린 리더 사용자는 이미지 객체에 포커스 한 다음 Shift+오른쪽 화살표 키를 눌러 이미지 객체를 선택합니다.
마우스 오른쪽 클릭 또는 팝업 키를 눌러 컨텍스트 메뉴를 호출합니다.
대체 텍스트 편집을 선택합니다.
대체 텍스트를 입력하고 창을 닫으면 이미지에 대체 텍스트가 적용됩니다.
의미 없는 이미지의 경우 "장식용 이미지로 표시 (Mark as decorative)"에 체크합니다. 해당 이미지는 보조 기술에서 인식되지 않습니다.
TIP
마이크로소프트 오피스는 머신 러닝을 이용해 이미지에 설명을 제공하는 기능이 있습니다. 그러나 문서 제작에서 이 기능을 사용하지 마십시오. 이 기능은 대체 텍스트가 없는 이미지에 시각장애 사용자가 이미지의 정보를 파악하기 위해 사용할 수 있도록 개발된 기능입니다.
원칙2. 보조 기술이 인식 가능한 구조화된 문서
전자문서의 스타일 중에는 문서 내용 이해에 반드시 필요한 스타일이 있습니다. 섹션 제목 스타일과 목록 스타일이 대표적인 예입니다. 이 스타일들은 HTML의 <h1 ~ h6>, <ul>, <ol> 요소와 같은 역할을 합니다. 웹에서 구조화 된 페이지가 정보 이해 및 탐색에 중요한 역할을 하듯 전자문서에서도 내용 이해에 매우 중요합니다.
그러나 웹에 게시된 많은 전자문서가 제목과 목록 제공에 있어 표준 스타일을 사용하지 않습니다. 표준 스타일로 문서의 구조를 표현하면 UIA를 통해 보조기술 사용자도 문서의 레이아웃을 이해할 수 있습니다. 웹과 마찬가지로 가상 커서로 문서의 효율적 탐색 역시 보장할 수 있습니다.
섹션 제목 제공하기
문서 각 섹션 제목에는 보조기술이 인식 가능한 제목 스타일을 제공합니다. 제목 제공 방법은 "리본 메뉴 > 홈 탭 > 스타일"에서 "제목 1"부터 제공할 수 있습니다. CTRL & Alt + 1 ~ 3까지의 단축키를 이용해 빠르게 제공을 제공할 수도 있습니다.
제목을 제공할 때 문서 내용의 계층 구조를 반영하십시오. 이를테면 Chapter 1의 제목을 제목 레벨 2로 제공한 상태에서 Chapter 1에 종속된 섹션이 있다면 해당 섹션 제목 레벨은 2보다 높은 3 이상이어야 합니다. 다른 Chapter라면 Chapter 1과 같은 레벨 2로 제공합니다.
TIP
마이크로소프트에서 기본 제공하는 표준 제목 스타일이 제작하고자 하는 문서의 목적과 맞지 않는다면 스타일 갤러리에서 스타일을 업데이트 할 수 있습니다.
문서에 목록 제공하기
문서에 목록으로 내용을 나열할 때 표준 목록 스타일로 해당 내용을 제공합니다. 목록 제공 방법은 "홈탭 > 스타일 > 목록 단락"에서 선택할 수 있습니다. 번호가 있는 목록인 경우 "1.", "a."을 입력하고, Spacebar 키를 누르면 자동으로 번호가 있는 목록이 생성됩니다.
TIP1
마이크로소프트 워드는 목록이 생성된 영역에서 Enter 키를 누르면 자동으로 아래 목록이 추가됩니다. 스크린 리더 사용자의 경우 목록을 끝내고자 할 때는 목록 스타일이 적용된 내용의 끝에서 Enter 키를 빠르게 두 번 누르십시오. 새 문단이 생성되고, 해당 문단부터 표준 스타일로 돌아가게 됩니다.
TIP2
문서의 내용이 많으면 목차를 제공하는 것이 좋습니다.
원칙3. 하이퍼 링크에 목적을 식별할 수 있는 텍스트 제공
문서에 포함되는 하이퍼 링크에는 링크를 눌렀을 때 이동하려는 목적지에 대한 내용이 텍스트로 제공되어야 합니다. 링크 텍스트를 통해 사용자는 링크의 목적을 예측할 수 있기 때문입니다. URL로만 하이퍼 링크를 제공하지 마십시오.
원칙4. 색에 무관한 정보 제공
문서의 내용은 색에 무관하게 이해할 수 있어야 합니다. 색약 사용자, 저시력 사용자, 고대비 모드 사용자는 색상의 차이로 전달되는 문서를 이해하는 데에 어려움을 겪습니다. 문서의 명도 대비 기준은 WCAG 및 KWCAG의 기준에 준하여 제공합니다.
원칙5. 접근성을 고려한 테이블
문서에 포함되는 테이블은 접근성을 고려하여 제작합니다. 테이블에 필요한 접근성은 테이블 캡션 제공, 테이블 헤더 제공입니다.
테이블 캡션 제공하기
마이크로소프트 워드는 테이블의 제목과 테이블에 대한 설명을 제공할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다. 여기서 테이블 캡션은 테이블 제목을 의미합니다. 일반적으로 테이블에는 테이블의 정체를 식별할 수 있는 제목을 제공하면 됩니다. 현재 스크린 리더들이 기본적으로 테이블의 제목만을 출력하기 때문입니다. 그러나 테이블의 구조가 복잡하여 추가 설명이 필요한 경우 테이블에 대한 설명을 함께 제공합니다. 테이블에 캡션을 제공하는 방법은 아래와 같습니다.
테이블에 위치한 다음 마우스 오른쪽 클릭 또는 팝업 키를 눌러 컨텍스트 메뉴를 호출합니다.
테이블 속성을 선택합니다.
대체 텍스트 탭으로 이동합니다.
제목에 캡션 내용을 입력합니다.
설명에 테이블에 대한 설명을 입력합니다(생략 가능).
테이블 헤더 제공하기
데이터가 있는 테이블에는 열 또는 행에 테이블 헤더를 제공합니다. 테이블 헤더란 HTML의 <th>와 같은 역할을 합니다. 테이블 헤더가 있어야만 스크린 리더 사용자는 테이블 데이터의 구조와 관계를 이해할 수 있습니다. 마이크로소프트 워드에는 명시적으로 테이블 헤더를 제공하는 기능은 없지만, 기본적으로 첫 행 또는 첫 열의 데이터를 보조기술이 테이블 헤더로 인식하게 되어 있습니다. 따라서 테이블 헤더를 반드시 제공합니다. 테이블 헤더 제공 방법은 아래와 같습니다.
테이블에 데이터를 입력합니다.
테이블의 구조에 따라 가장 왼쪽에 열을 삽입하거나 테이블 가장 위쪽에 행을 삽입합니다.
각 열과 행의 데이터에 맞는 제목을 입력합니다.
TIP
테이블이 여러 페이지에 걸쳐 나타날 만큼 길 경우 테이블 헤더 반복을 설정하면 가독성과 접근성 모두를 만족할 수 있습니다.
Accessibility Checker 사용하기
위에 언급했듯이 마이크로소프트는 자사의 오피스 프로그램에 전자문서 접근성을 자동으로 진단하는 Accessibility Checker을 내장하고 있습니다. Accessibility Checker의 검사 기준은 오류 (접근성이 적용되지 않으면 내용을 이해할 수 없는 수준), 경고 (내용을 이해할 수는 있지만, 많은 불편함을 수반하는 경우), 팁 (더 나은 전자문서 접근성을 보장하기 위한 추천 사항)으로 나뉩니다. Accessibility Checker의 사용 방법은 아래와 같습니다.
리본 메뉴에서 검토 탭을 선택합니다.
접근성 검사를 선택합니다.
접근성 검사가 실행되고, 검사가 완료되면 결과가 표시됩니다.
TIP
마이크로소프트 워드에서 Accessibility Checker을 항상 표시할 수 있습니다. "리본 메뉴 > 파일 > 옵션 > Ease of Access에서 Accessibility checker 유지"를 선택하십시오. 이 경우 스크린 리더 사용자는 f6 키 또는 Shift + f6 키를 이용해 상태바로 이동한 다음 화살표 키로 Accessibility Checker을 찾을 수 있습니다.
NOTE: 자동 접근성 진단 도구는 문서의 구조화에 관해 부정확합니다. 문서의 구조화는 해당 섹션을 참고하여 전자문서를 제작하십시오.
글을 맺으며
지금까지 마이크로소프트 워드를 이용해 접근성을 고려한 전자문서 제작 방법에 대해 알아보았습니다. 이 글에서 접근성을 준수한 수학 콘텐츠, 영상 콘텐츠 접근성에 대한 내용은 생략하였습니다. 수학 콘텐츠의 경우 추후 다루게 될 EPUB, Daisy, Latex에서 다룰 예정입니다. 또한, 영상 콘텐츠의 접근성은 이어질 프레젠테이션 문서의 접근성에서 자세히 다룰 예정입니다.
그럼 저희는 다음에 더욱 알찬 내용으로 다시 찾아뵙겠습니다.
긴 내용 읽어주셔서 감사합니다.
