전자문서 접근성 실전 가이드 2
마이크로소프트 파워포인트로 접근성을 고려한 프레젠테이션 문서 만들기 1
들어가며
프레젠테이션 문서는 발표 용도로 주로 사용되기에 접근성과는 거리가 먼 것으로 생각할 수 있습니다. 그러나 프레젠테이션 문서가 단순 발표용으로 사용되지 않는 경우도 있으며, 발표 용도로 사용할 문서를 미리 필요한 사용자에게 배포하면 사용자가 발표 내용을 더 잘 이해할 수 있습니다. 또한, 접근성 기능을 활용하는 특별한 요구(Special Needs)가 있는 사용자가 프레젠테이션 문서를 이용해 발표하는 일도 자주 있습니다. 이러한 이유로 프레젠테이션 문서의 접근성은 중요합니다. 마이크로소프트에서도 프레젠테이션 문서에 접근성을 적용할 것을 권장합니다. 프레젠테이션 문서의 접근성을 보장하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
스크린 리더 사용자, 저시력 사용자 등 특별한 요구(Special Needs)가 있는 사용자도 문서 내용을 이해할 수 있습니다.
pdf로 문서 변환시 접근성이 적용된 문서를 자동 생성할 수 있습니다.
프레젠테이션을 이용한 발표 시 발표 내용 이해에 도움을 줄 수 있습니다.
글의 구성과 목적
이 글은 제목과 같이 마이크로소프트 파워포인트를 이용해 접근성 있는 프레젠테이션 문서를 제작하는 방법을 안내합니다. 텍스트가 아닌 콘텐츠에 대체 텍스트, 영상에 자막 제공, 접근성을 고려한 표 만들기 등이 포함됩니다. 또한, 접근성 기능에는 공식 포함되어 있지 않지만, 프레젠테이션 발표 시 특별한 요구(Special Needs)가 있는 청중을 위한 접근성 보장 방법을 안내합니다. 프레젠테이션 문서의 접근성 원칙은 지난 <전자문서 접근성 실전 가이드 1: 마이크로소프트 워드로 접근성을 고려한 doc 문서 만들기>에 준합니다.
NOTE : 이 가이드는 Windows 10 마이크로소프트 파워포인트를 기준으로 작성되었습니다. 이 가이드 문서에서 설명하는 파워포인트 버전은 오피스 365 최신 버전 또는 오피스 2019 이상입니다. 하이퍼 링크 접근성, Accessibility Checker 사용 방법은 이전 <전자문서 접근성 실전 가이드 1: 마이크로소프트 워드로 접근성을 고려한 Docs 문서 만들기>와 같기 때문에 생략합니다.
원칙1. 슬라이드 제목 제공
프레젠테이션 문서의 슬라이드에는 각 슬라이드 주제를 대표하는 고유의 제목이 있어야 합니다. 사용자는 슬라이드 제목을 통해 주제를 미리 파악할 수 있습니다. 특히 시각 정보를 활용할 수 없는 스크린리더 사용자에게 슬라이드 제목으로 주어지는 정보는 중요합니다. 슬라이드 제목은 또한 뒤에 다룰 접근성을 고려한 프레젠테이션 발표 방법에서 중요한 역할을 합니다. 제목은 슬라이드의 핵심만 간결하게 표현하십시오.
슬라이드 제목 숨기기
프레젠테이션 문서의 목적에 따라 슬라이드 제목을 화면에 노출하기 어려운 때가 있을 수 있습니다. 보통 이러한 상황에서 슬라이드 제목을 생략하곤 합니다. 그러나 접근성 있는 프레젠테이션 문서를 위해 되도록 제목을 생략하지 마십시오. 슬라이드 제목을 시각적으로 표시하기 어렵다면 다음의 절차를 따라 제목이 스크린 리더에서만 인식되도록 처리합니다.
(1) 제목을 숨기려는 슬라이드에 제목을 입력합니다.
(2) 제목 입력 상자에서 마우스 오른쪽 클릭 또는 팝업 키를 눌러 컨텍스트 메뉴를 호출합니다.
(3) 컨텍스트 메뉴에서 '크기 및 위치' 메뉴를 선택합니다.
(4) '도형 옵션 > 크기 및 속성'에서 높이와 너비, 가로/세로 위치를 모두 0으로 설정합니다.
(5) '텍스트 옵션 > 채우기 및 윤곽선'으로 이동합니다.
(6) '텍스트 채우기' 옵션을 '채우기 없음'으로 변경합니다.
(7) 화면에서 제목이 사라집니다.
TIP
파워포인트에서 크기 및 위치와 같은 별도 작업 창이 존재하는 기능 사용 시 스크린 리더 사용자는 자주 곤란한 일을 겪을 수 있습니다. 키보드 포커스가 작업 창을 이탈해 문서 본문으로 이동하는 일이 빈번하기 때문입니다. 특히, 작업 창을 연 상태에서 ESC 키를 누르거나 다른 애플리케이션 창으로 전환했다가 돌아오는 경우 키보드 포커스는 사용자의 의도와 상관 없이 항상 문서 본문으로 돌아옵니다. 이때 사용자는 창이 닫힌 것으로 오해할 수 있습니다. 그러나 작업 창이 닫힌 것이 아닙니다. 원래 작업 창으로 복귀하려면 “f6” 키를 누르십시오. 키보드 포커스가 열린 작업 창으로 이동합니다.
원칙2. 텍스트 아닌 콘텐츠에 대체 텍스트 제공
프레젠테이션 문서에 삽입되는 텍스트 아닌 콘텐츠에는 콘텐츠의 내용을 동등하게 텍스트로 제공합니다. 프레젠테이션 문서의 텍스트 아닌 콘텐츠는 사진, 스마트 아트, 차트가 있습니다. 이 유형의 콘텐츠에는 대체 텍스트를 제공하여 스크린 리더 사용자가 시각 사용자와 동등하게 콘텐츠를 이해할 수 있도록 합니다. 도형, 화살표 등은 스크린 리더에서 어느 정도 처리하기 때문에 대체 텍스트를 직접 제공하지 않아도 됩니다.
사진, 스마트 아트에 대체 텍스트 제공하기
마이크로소프트 파워포인트에서 사진과 스마트 아트에 대체 텍스트를 제공하는 방법은 동일합니다. 대체 텍스트 제공 방법은 아래와 같습니다.
(1) 사진 또는 스마트 아트 객체에 포커스 합니다.
(2) 마우스 오른쪽 클릭 또는 팝업키를 눌러 컨텍스트 메뉴를 호출합니다.
(3) 컨텍스트 메뉴에서 '대체 텍스트 편집'을 선택합니다.
(4) 텍스트 아닌 콘텐츠 내용에 맞는 대체 텍스트 내용을 입력합니다.
(5) 창을 닫으면 선택한 객체에 대체 텍스트가 적용됩니다.
TIP
장식 용도와 같이 프레젠테이션 본문을 이해하는 데에 중요하지 않은 이미지는 '장식용 이미지로 표시'에 체크합니다. 해당 이미지는 보조기술에서 인식되지 않습니다.
단, 오피스 버전 2016 이하에서는 장식용 이미지로 처리하여 숨기기 기능을 제공하지 않습니다.
NOTE : 스마트 아트는 각 스마트 아트의 모양을 기술합니다. EX: OO 다이어그램, OO 진행률
차트에 대체 텍스트 제공하기
파워포인트 차트에도 차트를 설명하는 대체 텍스트를 제공합니다. 그러나 차트의 대체 텍스트는 이미지와 스마트 아트의 대체 텍스트와 개념이 조금 다릅니다. 대체 텍스트 내용은 차트에 제목과 내용 요약 정보를 간략하게 제공하십시오. 보조기술 사용자도 차트 데이터를 읽을 수 있는 수단이 있기 때문에 상세 데이터를 모두 제공할 필요는 없습니다. 차트의 대체 텍스트 개념은 HTML <table> 요소의 <caption>, summary 속성과 유사한 역할을 합니다. 차트 제목의 경우, 제목을 인식하지 못하는 보조기술이 있으므로 차트에 제목을 제공했다 하더라도 대체 텍스트에 제목을 제공합니다. 슬라이드 쇼 상태에서 모든 보조기술이 차트 제목을 무시하기에 대체 텍스트를 통해 제목을 반드시 제공하십시오.
차트 대체 텍스트 예제:
<제목>
“동아시아 여성 청소년의 연도별 수학 및 과학 학업 성취도”
<차트 설명>
“1960년부터 2010년까지 동아시아 지역에 거주하는 여성 청소년의 수학 및 과학 성취도를 100점 만점을 기준으로 나열하고 STEM 분야 진학률을 5년 단위로 표시하는 바차트.”
TIP 스크린 리더로 차트 제목 입력하기
스크린 리더 사용자는 차트 제목을 입력할 때 다음 절차를 숙지하여 제목을 입력합니다.
(1) 차트를 삽입합니다.
(2) 삽입된 차트 플레이스 홀더에 위치한 다음 Alt 키를 눌러 리본 메뉴를 호출합니다.
(3) 좌우 화살표 키를 눌러 탐색해 보면 차트 도구 그룹이 새로 생긴 것을 확인할 수 있습니다.
(4) '차트 도구 > 차트 디자인 > 차트 요소 추가'에서 제목 요소를 추가합니다.
(5) 제목 텍스트를 추가하기 위해 차트가 있는 플레이스 홀더에서 Space Bar 키를 누릅니다.
(6) '차트 요소 > 타이틀에서 팝업 컨텍스트 메뉴 > 텍스트 편집'을 선택합니다.
(7) 텍스트를 입력하고, ESC 키를 눌러 창을 닫으면 제목이 입력됩니다.
(8) 해당 텍스트 입력 창은 접근성이 불완전하기에 스크린 리더로 일부 문자만 수정할 수 없고, 모든 문자 삭제 후 제목을 새로 입력해야 합니다.
비디오에 자막 제공하기
파워포인트 프레젠테이션에 제공되는 모든 멀티미디어에는 대체 텍스트와 자막을 함께 제공해야 합니다. 대체 텍스트는 비디오의 제목입니다. 만약 해당 프레젠테이션 문서 이해에 필요하지 않은 멀티미디어 콘텐츠라면 대체 텍스트와 자막을 제공하지 않아도 됩니다. 이때 비디오는 이미지와 마찬가지로 대체 텍스트 메뉴에서 장식용으로 처리합니다.
자막이 있는 멀티미디어 제공을 위해 다음을 준비합니다.
프레젠테이션 문서에 들어갈 오디오 또는 비디오
자막 VTT 파일
아래와 같은 방법으로 비디오를 프레젠테이션 문서에 삽입한 다음 자막을 입힙니다. 자막 소스 파일인 web-vtt 샘플 파일과 실제 프레젠테이션 문서에 자막이 포함된 비디오 샘플은 아래 다운로드를 눌러
(1) '리본 메뉴 > 삽입 > 미디어'로 이동하여 프레젠테이션 문서에 비디오를 삽입합니다.
(2) 비디오 플레이스 홀더에 포커스 하고 '리본 메뉴 > 비디오 도구 > 재생' 탭으로 이동합니다.
(3) '캡션 옵션 > 캡션 삽입'을 눌러 제작해 놓은 자막 vtt 파일을 추가합니다.
(4) 자막이 제대로 제공되고 있는지 비디오를 재생하여 확인합니다.
자막이 적용된 비디오 프레젠테이션 문서 샘플은 다음 첨부문서에 확인할 수 있습니다.
TIP
캡션 삽입은 스플릿 버튼이므로 캡션 삽입, 모든 캡션 제거라는 두 개의 기능을 가지고 있습니다. 그러나 스크린 리더 사용자가 Space Bar 키 또는 Enter 키로 캡션 제거 기능은 사용할 수 없고, 캡션 삽입 기능만 트리거 할 수 있습니다. 캡션 제거 기능을 사용하려면 먼저 캡션 삽입 스플릿 버튼에서 Alt+아래 화살표 키를 눌러 스플릿 버튼을 확장해야 합니다. 그 다음 화살표 키 또는 Tab 키로 원하는 옵션을 찾아 선택하십시오.
NOTE : vtt 파일을 이용한 비디오 자막 제작 기능은 오피스 365(최신 버전), 오피스 2019 버전에서만 사용할 수 있습니다. 또한, 현재 Windows용 오피스에서만 비디오 자막 제작 기능을 사용할 수 있습니다. 모바일과 맥 OS 버전은 아직 해당 기능을 지원하지 않습니다. 그러나 이미 만들어 진 자막이 포함된 비디오는 재생할 수 있습니다.
<마이크로소프트 파워포인트로 프레젠테이션 문서 만들기②>편으로 이어집니다. 다음 편에는 보조기술이 인식 가능한 구조화 된 문서, 접근성을 고려한 표, 저시력 및 색약인을 고려한 프레젠테이션 문서, 접근성을 고려한 프레젠테이션 발표에 대해 다루겠습니다.
